Comune di Torino, lo smart working è un cambiamento culturale

La Città di Torino da anni lavora sul tema del lavoro agile nelle sue diverse forme: prima del telelavoro e poi dello smart working, sperimentando anche altri istituti di welfare per i dipendenti. All’entrata in vigore dell’attesa norma sul lavoro agile, L. 81/2017, la Città si trova così ad aver già messo in campo alcune importanti azioni che saranno il punto di partenza per la completa attuazione della riforma Madia, che prevede che nei prossimi tre anni tutte le PA dovranno permettere ad almeno il 10% dei dipendenti, che ne facciano richiesta, di avvalersi delle nuove modalità spazio temporali di svolgimento della prestazione lavorativa.

Torino ha sperimentato con successo l’attuazione del telelavoro con quaranta postazioni attive (di cui tre all’estero), con altre tredici previste per l’autunno. Sono molte per un ente locale che, pur contando circa 9000 dipendenti, vede tante attività (vigili, maestre, sportelli) che non sono adatte a questo modo di lavorare. Oggi il telelavoro, anche in ossequio alle prescrizioni normative, è una misura organizzativa volta a tutelare persone con problematiche personali, familiari e di assistenza, ma ha anche dimostrato sorprendenti possibilità di risparmio per l’amministrazione e la garanzia di un servizio di qualità per il cittadino. Tali progetti intervengono su una situazione di ente che vede i dipendenti pesantemente diminuiti nei numeri negli ultimi anni e con un’età media di 54 anni e, soprattutto un momento storico di crisi generale in cui è difficile attribuire incentivi economici. Tenendo conto che molti dipendenti non sono residenti nella Città, il telelavoro risulta anche una valida azione per la diminuzione del traffico e la tutela dell’ambiente.

Dopo questa esperienza, la Città si è dotata di una vera e propria Agenda Smartworking, seguita da Elena Miglia e Laura Ribotta. Si tratta di un documento che definisce tempi e modi delle diverse attività e costituisce anche un ottimo strumento di comunicazione. Infatti questi istituti a Torino stanno diventando poco a poco parte della vita quotidiana dei dipendenti. Il cambiamento di mentalità è avvenuto anche grazie al continuo coinvolgimento della parte politica e alla collaborazione fattiva delle organizzazioni sindacali e del comitato unico di garanzia. Ci sono oggi tre progetti specifici di smart working a regime a Torino:
Edilizia Agile. Nasce in un settore, dove da tempo i professionisti esterni potevano effettuare operazioni inerenti l’edilizia privata senza recarsi fisicamente presso gli sportelli: ad esempio le comunissime pratiche di SCIA e DIA e la consultazione dell’archivio edilizio vengono gestite dal cittadino, che può collegarsi da dove preferisce in diretta Skype con un esperto della Città, con un notevole e ovvio risparmio di tempo e denaro. Tutto ciò è stato possibile grazie ad una lungimirante e pluriennale informatizzazione dell’archivio edilizio. Da settembre 2016, dopo aver verificato la soddisfazione dei professionisti su questa modalità di lavoro, è stata data la possibilità anche ai dipendenti dell’Area Edilizia Privata di svolgere parte della propria attività in luogo diverso dall’ufficio. I lavoratori sono stati individuati su base volontaria partendo da coloro che per primi stavano erogando servizi a distanza. Nella prima fase sperimentale i lavoratori hanno utilizzato strumenti personali (BYOD, bring your own device), compresa la rete internet, garantendo la sicurezza dei dati trattati. Il progetto ad oggi vede coinvolta una ventina di dipendenti con differenti possibilità di lavoro a distanza da uno a tre giorni a settimana. Quindi vantaggi per tutti: il cittadino non esce dall’ufficio e risparmia tempo e soldi, il dipendente lavora con maggiore concentrazione e utilizza, conscio della fiducia accordata, un importante strumento di benessere organizzativo. E per gli altri cittadini meno traffico e inquinamento.

6 SMART. Nel settore gestione di fondi europei è attivo invece da inizio 2017 il progetto “6 Smart” con la possibilità di svolgere in remoto l’attività lavorativa fino ad un massimo di sei giorni mensili. Partecipa alla sperimentazione l’intero gruppo di lavoro, figure apicali comprese (quadri e dirigente). Il gruppo è costituito da dipendenti giovani, abituati ad un modo di lavorare per obiettivi e scadenze e altamente scolarizzati, ed è stato così un ottimo terreno per la sperimentazione finalizzata all’introduzione generale nell’Ente dello smart working.

Smartcare. Progetto di benessere organizzativo, rivolto ad un piccolo ufficio che gestisce, per lo più telefonicamente, pratiche legate a situazioni di gravi patologie dei dipendenti.

Al fine di un’introduzione generalizzata nell’ente del lavoro agile, i tre progetti pilota sono monitorati tramite la somministrazione di questionari, con la finalità di raccogliere le impressioni dei partecipanti nel loro complesso, valutare l’impatto organizzativo del progetto e trarre conclusioni e suggerimenti per il miglioramento. Il primo questionario, somministrato ancor prima di cominciare l’attività, ha riguardato le aspettative dei lavoratori nei confronti della sperimentazione; il secondo dopo tre mesi si è concentrato sul monitorare l’andamento delle aspettative e valutare l’impatto ambientale degli spostamenti evitati. Il terzo, dopo oltre sei mesi, ha valutato le impressioni dei lavoratori sul funzionamento reale del progetto e ha avuto un focus su chi riveste il ruolo manageriale, in particolare per capire le problematiche della gestione di un team a distanza.

In accordo con le organizzazioni sindacali, si è definito di sperimentare per dipendenti che abbiano gravi necessità personali o esigenze di cura, limitate nel tempo, un telelavoro di massimo sei mesi. Con il telelavoro in emergenza il dipendente non ricorre, in un’ottica di benessere organizzativo, ad istituti contrattuali non retribuiti e per l’amministrazione viene garantita la continuità nel lavoro svolto e una maggiore efficienza. Ha interessato ad oggi alcuni dipendenti che hanno utilizzato mezzi e rete propria e hanno espresso grande soddisfazione per aver potuto superare un momento di difficoltà temporanea col supporto della propria azienda.

In sede di contrattazione integrativa, la Città ha già siglato un accordo che vede la possibilità per tutti i dipendenti, che verranno autorizzati in funzione della mansione svolta, di effettuare fino a tre giornate al mese di smart working. L’amministrazione si propone di attuare, prima di questo ampliamento a grandi numeri di personale, un’azione di formazione e informazione a dirigenti e quadri per quello che dovrà diventare un differente stile manageriale, in collaborazione col CUG, entro la fine dell’anno. Anche a questo fine, la Città ha inoltre partecipato al bando del Ministero delle Pari Opportunità “Lavoro agile per il futuro della PA”, in collaborazione con ANCI Piemonte e coinvolgendo Città Metropolitana di Torino e altri dodici Comuni piemontesi. L’ambizione del progetto presentato è quella di portare un cambiamento culturale all’interno delle pubbliche amministrazioni coinvolte e organizzare un sistema di scambio di postazioni di lavoro tra le PA al fine di minimizzare gli spostamenti casa lavoro dei dipendenti. Sarà anche un’occasione per lo scambio di buone pratiche e differenti prassi tra le PA.

La strada è lunga e anche per evitare critiche da parte dell’opinione pubblica, questi differenti modi di lavorare non possono che passare da una attenta attribuzione e verifica di obiettivi di breve e medio periodo.

Questo articolo è parte del dossier “Smart working, un cambiamento organizzativo e culturale”