Smart working nella PA: il 2018 sarà l’anno della svolta

La rivoluzione digitale ha cambiato il modo in cui comunichiamo, collaboriamo e ci informiamo. Sono cambiate anche le aspettative dei lavoratori e le modalità con cui cittadini e imprese vogliono fruire di servizi pubblici. Eppure i modelli organizzativi delle PA nel nostro Paese sono ancora fermi a principi e presupposti di un’era tecnologica diversa, un’era in cui la carta e la burocrazia determinavano luoghi, orari e strumenti di lavoro, imponendo condizioni di lavoro omologate e incuranti delle specifiche esigenze e caratteristiche dei lavoratori.

L’attenzione allo smart working dei Policy Maker e la sua crescente popolarità è un segnale della crescente consapevolezza di questo ritardo. Ancora di più lo smart working, se ben interpretato e gestito, può configurarsi come la possibile risposta per avviare quel processo di profondo ripensamento dell’organizzazione, delle relazioni industriali e della cultura stessa del lavoro di cui le nostre PA hanno urgente bisogno.

Da questo punto di vista il 2017 è stato un anno importante: innanzitutto è stata chiarita la cornice normativa togliendo alibi a chi riteneva mancassero i presupposti legali all’applicazione di questo modello. Con la Legge n.81 del 22/05/17, il Lavoro Agile viene disciplinato come una “modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti…”. La legge stessa esplicita che le disposizioni si applicano anche al settore pubblico e nel 2017 sono state avviate rilevanti azioni di sistema volte a favorire l’introduzione dello smart working nella PA. Il 14 giugno 2017 è stata poi pubblicata una Direttiva della Legge Madia la quale, in riferimento all’articolo 14 della legge 124/2015 che poneva l’obiettivo di permettere ad almeno il 10% dei dipendenti della PA di potersi avvalere entro tre anni dello smart working, definisce linee guida inerenti l’organizzazione del lavoro e la gestione del personale.

Possiamo dire che lo sforzo normativo c’è stato, il pericolo ora è che tutto si riduca, come purtroppo spesso accade, ad una mera misura di welfare con cui consentire alle persone “bisognose” di lavorare saltuariamente da casa. L’esperienza delle imprese ci dice che lo smart working può e deve essere molto di più: una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di autonomia e flessibilità a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati. Anche le prime sperimentazioni nell’ambito della PA, mostrano quanto sia miope e riduttivo fermarsi ad una applicazione superficiale del Lavoro Agile. Le motivazioni per cogliere l’impulso normativo e trasformarlo con senso di urgenza in una scossa culturale e organizzativa alla PA sono ancora più rilevanti rispetto al settore privato e si possono riassumere nei seguenti punti:

• è un buon affare per i conti pubblici, i benefici colti dalle imprese dimostrano che grazie allo smart working non solo è possibile rilevare un aumento della produttività, con conseguente impatto positivo sul livello dei servizi offerto alla società e al cittadino, ma è possibile anche razionalizzare le risorse immobiliari, risparmiando costi e creando possibili fonti di finanziamento di progetti di digitalizzazione;
• è un modo per iniziare a introdurre anche in questo settore logiche di valutazione basate sui risultati e sui livelli di servizio piuttosto che sul presenzialismo o sull’adempimento di procedure burocratiche sfruttando la motivazione al cambiamento delle persone innescata dal credito di fiducia e dai rilevanti benefici personali che si possono cogliere;
• è un modo di preservare l’attrattività del Pubblico Impiego verso i talenti, non escludendo i dipendenti pubblici da iniziative che migliorano il clima organizzativo e la possibilità di conciliare e integrare lavoro e vita privata;
• è un cambiamento necessario per mantenere engagement e flessibilità a fronte del progressivo invecchiamento dei dipendenti della PA; lo smart working in particolare rappresenta un acceleratore dello sviluppo di nuove conoscenze digitali arginando una possibile obsolescenza dei lavoratori;
• è un’opportunità da non perdere per ripensare i processi e i modelli di servizio per rispondere alle nuove esigenze richieste dai cittadini sfruttando al meglio le possibilità offerte dalle nuove tecnologie.

Per promuovere davvero la diffusione dello smart working nelle PA e, soprattutto, per trarne il massimo beneficio, occorre però andare oltre gli aspetti superficiali dell’introduzione di lavoro a distanza e accompagnare il cambiamento con interventi di affiancamento ai manager pubblici per supportarli nel ragionare per processi, identificare indicatori di prestazione e gestire e valutare i collaboratori per obiettivi. Si tratta di un cambiamento culturale fondamentale, in cui dovrà giocare un ruolo rilevante la formazione manageriale, ma anche la creazione di opportunità per la condivisione di buone pratiche tra diversi manager e PA.

Alcune prime iniziative pilota nelle PA locali iniziano a mostrare risultati e benefici concreti, come quelle realizzate presso la Provincia Autonoma di Trento e le Città di Torino, Genova e Milano, e iniziano ad essere avviate sperimentazioni ambiziose anche a livello PA centrali, tra cui vanno citate quelle significative della Presidenza del Consiglio dei Ministri e il Ministero Economia e Finanze.

A fronte di questo positivo fermento, dalla Ricerca 2017 dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano emerge come solo il 5% abbia ad oggi iniziative strutturate. Quasi la metà del campione (48%) dichiara interesse per una prossima introduzione, ma c’è ancora il 32% delle pubbliche amministrazioni che, nonostante gli obiettivi e gli sforzi normativi, dichiara esplicitamente assenza di interesse nell’adozione di questo modello. Tra le barriere all’introduzione vengono citate in particolare il ritardo tecnologico, la carenza di competenze manageriali e la percezione di un quadro di regole ancora non sufficientemente chiaro.

Possiamo dire pertanto che dopo l’importante lavoro fatto nel 2017 per creare interesse e condizioni normative, sarà il 2018 l’anno della verità; l’anno in cui lo smart working potrà finalmente diventare realtà anche nella PA. Oggi ci troviamo “ai blocchi di partenza” e sappiamo che non si tratterà di uno sprint, né di una semplice passeggiata, bensì di una maratona lunga e non priva di ostacoli, ma al tempo stesso entusiasmante. La posta in palio è elevata: sotto la superfice dello smart working così come oggi lo conosciamo c’è una grande opportunità di creare una PA più produttiva e intelligente, lavoratori pubblici più motivati e capaci di sviluppare le proprie professionalità, e una società più giusta, sostenibile e inclusiva. Quel Paese più smart in cui tutti noi vogliamo vivere.

Questo articolo è parte del dossier “Smart working, un cambiamento organizzativo e culturale”

*Responsabile Scientifico Osservatorio Smart Working Politecnico di Milano e Direttore Scientifico Digital360
**Direttore Osservatorio Smart Working Politecnico di Milano
***Associate Partner P4I