Enterprise Finland: faciltare e far risparmiare le imprese e la pubblica amministrazione

Enterprise Finland è il sistema finlandese di servizio multicanale per le imprese. Avviato nel 2008 dal Ministro per il Lavoro e l’Economia, in collaborazione con altre agenzie amministrative, ha l’obiettivo di facilitare l’uso dei servizi on line per le imprese, riducendone gli oneri burocratici. Secondo lo studio “Digital Agenda for Europe – engagement for growth and jobs”, realizzato da Tech4i2 per la Commissione europea  il modello finlandese, nel tempo, ha saputo integrare i servizi più tradizionali con servizi innovativi e più efficaci sia per le aziende già attive che per quelle in fase di start up. Per questo è stata selezionata per essere presentata il 6 febbraio a Bruxelles nel workshop “Public Services for Businesses: recipes for supporting growth” dove, insieme ad altre,  sarà base di discussione per il futuro dei servizi on line alle imprese

Abbiamo chiesto a Benita Troberg e Jaana Lappi, del Knowledge management department,  Ministero per il Lavoro e l’Economia finlandese, di aiutarci a mettere in luce le caratteristiche principali di questo sistema, in vista dei lavori che si svolgeranno a Bruxelles. “Enterprise Finland (EF) – ci dicono – è un servizio Internet che offre tutte le informazioni utili e i servizi pubblici dedicati alle imprese e agli aspiranti imprenditori, nel momento in cui decidono di avviare un’impresa. L’esigenza di sviluppo di un “sistema unico”, rispondente ad un unico brand  nasce perché il sistema finlandese di servizio alle imprese è per sua natura molto complesso e frammentato, in quanto ai soggetti che erogano i servizi e in quanto ai servizi stessi".   

Il canale on line è infatti solo uno dei canali di servizio in EF. Il web si affianca al canale in presenza (cd face to face) e a quello telefonico. In particolare, il canale EnterpriseFinland.fi prevede un’area pubblica accessibile a tutti e uno spazio di lavoro “My Enterprise Finland”, accessibile previa registrazione.

A quali problemi risponde Enterprise Finland?
Benita e Jaana ci aiutano a sintetizzare le domande a cui il sistema EF intende offrire risposta:

• Integrare diversi servizi pubblici alle imprese per formare un modello di erogazione maggiormente orientato al cliente
• Rafforzare la produttività dei servizi offerti alle imprese
• Creare servizi multicanale
• Implementare un mandato politico chiaro
• Creare un Punto Unico di Contatto per le imprese su piattaforma pubblica
• Stabilizzare l’economia pubblica, in linea con i principali obiettivi di governo

 Quali sono i punti di forza di Enterprise Finland
“In EF – ci spiegano – tutte le informazioni sui servizi pubblici alle imprese (consulenza di esperti, finanziamenti, recruitment, formazione, registri) sono reperibili a un unico indirizzo. In più tutti i servizi, anche se erogati da organizzazioni diverse, sono descritti in maniera omogenea a livello locale e nazionale. Così, facilitando la ricerca di modulistica e di servizi on line, EF permette alle PMI di risparmiare tempo ed energia e al tempo stesso aumenta la soddisfazione nell’esperienza d’uso. E’ evidente, infatti, che quando tutte le informaizoni sono disponibili in un unico posto 24 ore al giorno, sette giorni su sette si riduce notevolmente la necessità per le PMI di visitare gli uffici pubblici, mentre l’accesso sul web a informazione completa riduce gli oneri per i futuri imprenditori”.

Per essere più concreti sui vantaggi del sistema, specificano che “è’ disponibile on line un’area di test per la stesura di un piano di business per start-up, dotata di un sistema di redazione e commento on line che, insieme a  tutti gli “attrezzi del mestiere” messi a disposizione sul web, aiuta gli imprenditori a prepararsi per gli incontri con i consulenti aziendali per tempo, rendendo l’intero sistema più efficiente. D’altro canto l’accesso a informazioni, modulistica e servizi on line riduce il carico di oneri amministrativi sulle imprese attive e le aiutano ad essere adempienti rispetto al sistema di regole esistente”.

Se dovessimo ragionare per target – continuano –  potremmo sottolineare dei vantaggi per ciascuno di essi. Infatti oltre ai citati vantaggi per le imprese, EF migliora la qualità degli incontri con il cliente, anche dal punto di vista dei consulenti aziendali.  Dal punto di vista delle amministrazioni pubbliche lo sviluppo di soluzioni comuni a tutte le organizzazioni permette un importante risparmio mentre  Inoltre la standardizzazione delle procedure di notifica e registrazione per tutte le autorità assicura una maggiore qualità dei documenti e riduce la possibilità di errore.  “L’ingegnerizzazione dei processi – specificano –  migliora la produttività dell’amministrazione: proprio perché lo sviluppo è portato avanti in cooperazione c’è minore esigenza di creare diverse interfacce per l’utente e diverse applicazioni”.
“I dati di impatto del sistema EF – ci spiegano – sono in elaborazione perché il sistema di servizio nel suo insieme è estremamente complesso e richiede tempo per raccogliere dati sui costi e soprattutto sui costi risparmiati. Riteniamo prematuro valutarne l’impatto dal momento che lo sviluppo di Enterprise Finland non è ancora ultimato”.

Anche in Finlandia esistono i “colli di bottiglia”

Benita e Jaana sottolineano alcuni punti critici che, anche una volta messo a regime il sistema, si trovano a dover affrontare. Le sintetizzano così:

• Un’ amministrazione pubblica complessa e frammentata fa sì che lo sviluppo proceda lentamente e rende difficile la gestione del cambiamento
• L’infrastruttura elettronica è in fase di costruzione: sono necessari standard tecnici comuni
• La mancata garanzia di continuità nell’allocazione dei fondi rende il processo in parte instabile

WSe dovessimo suggerire quelle che fin qui sono le nostre lezioni apprese – concludono –  sicuramente inviteremo a considerare che lo sviluppo ICT è anche sviluppo di processi e pratiche, che lo sviluppo deve avere un “owner”, un responsabile definito e che adottare soluzioni di project finance è un rischio per la continuità del progetto”.

Ne riparleremo dopo il 6 febbraio, quando, a Bruxelles,  a partire da esperienze come Enterprise Finland si farrà un punto sulla situazione dell’Unione in termini di servizi pubblici alle imprese, nel corso del workshop “Public Services for Businesses: recipes for supporting growth”, a cui parteciperà anche FORUM PA.