Gestire i progetti di innovazione: ecco perché è necessario l’(Innovation) Project Management nella PA

Trasformazione digitale e innovazione sono ormai da qualche anno le parole chiave per la PA, ma i fatti seguiti a queste parole sono ancora tutt’altro che soddisfacenti. Mai come in questo periodo c’è bisogno di una PA che accompagni il Paese nell’attuazione dell’Agenda Digitale, favorendo lo sviluppo in tempi brevi e certi di innovazioni in grado di generare i maggiori benefici per i cittadini e le imprese. E’ quindi sempre più centrale il tema del Project Management nella PA.

Per attuare questo percorso, infatti, saranno assolutamente fondamentali, da una parte la capacità di selezionare e sviluppare un portfolio di progetti di innovazione in grado di fornire il massimo valore possibile per i cittadini, in particolare favorendo la digitalizzazione del Paese, e dall’altra la capacità di realizzare in tempi brevi e certi questi progetti. La PA, quindi, deve comprendere a fondo cosa significhi innovare nel settore pubblico e deve essere in grado, prima di tutto, di innovare se stessa, introducendo una vera e propria organizzazione per la gestione dei progetti di innovazione che prenda a riferimento come buone pratiche i recenti standard internazionali relativi ai sistemi di gestione dell’innovazione e alle emergenti figure dell’innovation manager e dell’innovation project manager.

Innovare nella PA per creare “valore pubblico”

Nelle definizioni di “innovazione” provenienti dalla più diffusa bibliografia, compresa la ISO 56000:2020 “Innovation management — Fundamentals and vocabulary”, si citano termini come “organizzazioni, mercato, produzione di valore”. Potrebbe sembrare che alcune delle definizioni facciano riferimento soltanto ad organizzazioni private che, esponendosi sul mercato con i propri prodotti e servizi, possano produrre innovazioni in grado di portare profitti e quindi “valore” per il cliente e per i propri azionisti. E quindi, dal momento che la PA non ha scopi di lucro, possono sorgere dei dubbi che vanno assolutamente fugati: non solo si può parlare di innovazione e di progetti di innovazione anche nella PA, ma è assolutamente fondamentale declinarli in termini di “valore pubblico”. Le definizioni di innovazione possono essere applicate anche alle attività del settore pubblico e così i modelli organizzativi per l’innovazione. Inoltre è fondamentale comprendere che la gestione di interventi nel settore pubblico ha elementi di complessità che possono essere differenti, ma sono del tutto paragonabili a quelli dei progetti del settore privato.

Individuare i giusti progetti di innovazione

Le varie PPAA devono essere capaci di individuare e gestire i “progetti” necessari a realizzare i risultati desiderati con il massimo rapporto tra benefici e costi di attuazione. Sul fronte della digitalizzazione ciò significa che devono essere capaci di comprendere e valutare le potenzialità delle tecnologie digitali di frontiera, quali ad esempio intelligenza artificiale e blockchain, mantenendo il giusto livello di sperimentazione pragmatica e consapevolezza di dove possano essere efficacemente applicate. Negli ultimi anni la PA è stata invasa da progetti di innovazione e a questo si è aggiunta la pandemia di Covid-19 che ha operato da “catalizzatore” causando un’accelerazione importante. L’emergenza sanitaria ha, infatti, messo in evidenza un non adeguato livello di dematerializzazione documentale e digitalizzazione dei processi.

C’è poi un elemento che rende il quadro ancora più complesso: a livello territoriale la situazione è disomogenea e a macchia di leopardo. Ci sono organizzazioni, anche piccole, con picchi di eccellenza e altre che accusano un pesante ritardo nel processo di trasformazione digitale. Questa situazione non è legata a scarse risorse dedicate alla digitalizzazione, quanto al modo in cui le stesse sono state spese: in alcuni casi si è trattato, infatti, di investimenti infruttuosi e poco funzionali alla creazione di valore per i cittadini e le imprese. Nella fase della ripresa dall’emergenza sanitaria, la PA non potrà permettersi di sprecare energie nel perseguire iniziative di digitalizzazione obsolete e non funzionali allo sviluppo del sistema Paese. In questo senso, la PA dovrà non soltanto assicurarsi di allocare correttamente le ingenti risorse che arriveranno nell’ambito del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR), ma soprattutto dovrà sviluppare le giuste progettualità focalizzandole su un reale percorso di trasformazione digitale finalizzato a rendere il Paese più moderno e resiliente.

Project management nella PA come chiave per gestire efficacemente i progetti di innovazione

Nella PA i progetti coinvolgono operativamente molti attori e buona parte di questi sono chiamati a rivestire ruoli gestionali per la loro realizzazione. Purtroppo questa attività è spesso effettuata in modo artigianale o da program/project manager inconsapevoli di essere tali, e quasi mai è inserita in un sistema di project management strutturato che, partendo dalla identificazione degli obiettivi strategici per il Paese, vada poi a declinarsi operativamente nella selezione di un idoneo portfolio di iniziative di innovazione.

In sintesi dirigenti e funzionari fanno del loro meglio, ma di rado sono inseriti in un ecosistema che li supporti adeguatamente e si trovano a lavorare in condizioni difficili. Come ovviare a questa situazione? La soluzione è diffondere una cultura gestionale e l’utilizzo del project management a tutti i livelli dell’organizzazione; serve un approccio strutturato, già consolidato a livello internazionale, che consenta di gestire “step by step” qualsiasi tipologia di progetto e contemporaneamente massimizzi la probabilità di raggiungere gli obiettivi.

In questo possono venirci in aiuto le buone pratiche descritte da recentissime norme tecniche:

• la ISO 21502:2020 “Project, programme and portfolio management — Guidance on project management“, che propongono un modello di project management che coinvolge a vario titolo tutti i livelli delle organizzazioni, dalla governance alla gestione del progetto passando per la gestione del portfolio dei progetti della PA;
• le norme della serie ISO 56000 “Gestione dell’innovazione”, che propongono le linee guida per un approccio strutturato alla gestione dell’innovazione; in particolare la ISO 56002:2019 propone un modello di Innovation management system.

Appuntamento a FORUM PA 2021 per un confronto sul Project management nella PA

La sfida finale alla modernizzazione del Paese è ormai in corso, è però necessario rendersi conto che è necessario affrontarla con competenze manageriali e con una struttura organizzativa specifica. I modelli e gli strumenti da utilizzare sono ben noti e a disposizione ormai anche sotto forma di standard internazionali e l’Istituto Italiano di Project Management (ISIPM) è impegnato, mai come ora, nella loro promozione.

Di Innovazione e Project management nella PA parleremo il 22 giugno a FORUMPA 2021 con i membri del direttivo ISIPM e del gruppo di lavoro “Innovation Project Management”: Vito Introna, Docente di Gestione dell’Innovazione e dei progetti – Università di Roma “Tor Vergata”; Antonella Chirichiello, Innovation Manager, esperta di innovazione e trasferimento tecnologico; Flavio De Trane, IT Strategy & Governance – Processi & Risk Assurance; Claudia Spagnuolo, Consulente di Business Innovation, Agile Coach.