Hybrid work: le leve su cui agire per metterlo a regime nelle amministrazioni

Lo smart working in emergenza Covid si sta rivelando un’esperienza preziosa, un humus fertile su cui costruire il futuro della PA. Del resto, in pandemia, l’operatività di tutte le amministrazioni non è calata, anzi, in molti casi è addirittura cresciuta. Impossibile non tenerne conto. Anche se, mentre scriviamo, il lavoro in presenza resta ancora la prima scelta, il contesto normativo indirizza la PA verso formule organizzative più attuali, che comprendono anche la produttività da remoto.

La pubblicazione delle “Linee guida in materia di lavoro agile nelle amministrazioni pubbliche”, infatti, chiarisce cosa si intenda per lavoro agile, intelligente e flessibile. Il documento, che lega lo smart working “all’accordo individuale, alla sicurezza della piattaforma informatica e alla qualità dei servizi per i cittadini” e divenuto il canovaccio sul quale ragionare in materia di futuro.

La formula ibrida, lavoro in parte da remoto e in parte in presenza, convince, perché permette di bilanciare i tempi della vita personale con quelli dell’impegno professionale, azzerando i tempi di percorrenza casa-lavoro. A beneficiarne sono i lavoratori, le famiglie, ma anche l’ambiente. I vantaggi, però, non finiscono qui: il lavoro per obiettivi coinvolge e motiva le persone, con evidenti ricadute sulla produttività. Portatore di queste evidenze è l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, nel quale si legge che: “il futuro del lavoro non è solo remoto o solo presenza, ma un equilibrio ibrido e intelligente”.

La tecnologia può rappresentare un giusto alleato nel processo di adozione dell’hybrid work. Purché la rivoluzione avvenga in (cyber)sicurezza e in modo fluido, annullando la differenza tra presenza e remoto.

Come strutturare questa nuova normalità? FPA, in collaborazione con Citrix, ha radunato i rappresentanti di molte amministrazioni pubbliche in occasione del Digital talk del 23 marzo scorso, dal titolo “Working Anywhere. Modelli di lavoro ibrido e percezione del dipendente pubblico”.

Lavoro ibrido nella PA: il contesto normativo

Linee guida a parte, il cantiere è ancora aperto. Il Ministero del Lavoro è impegnato nella costruzione di una normativa comune, pubblico/privato, che detti le modalità di lavoro agile e stabilisca specifiche tutele, come il Diritto alla disconnessione.

Attualmente diverse proposte di legge, raggruppate in un testo unitario, sono al vaglio del Parlamento.

La modifica dell’art. 18 della Legge 81 chiarisce, fin dalle prime righe, il significato di termini che non sono affatto sinonimi come si pensa.

• lavoro agile;
• lavoro ibrido;
• lavoro a distanza;
• telelavoro.

L’Hybrid work, dunque, dovrebbe comporsi di un ritorno al passato e di un passo verso il futuro:

1. nel solco dell’art. 18 della Legge 81, si dovrebbe tornare alla formula originaria, cioè al concetto di conciliazione vita/lavoro e di aumento della produttività, in termini di performance individuali e organizzative;
2. la futura normativa, però, porrà le condizioni per rendere il lavoro agile un istituto pluri-obiettivo, per creare:
   – condizioni di lavoro trasparenti,
   – produttività con orientamento ai risultati,
   – un miglioramento della qualità dei servizi pubblici da erogare a cittadini e imprese, sempre con l’obiettivo primario di conciliare vita/professionale e vita lavorativa.

“Quando avremo questi provvedimenti, però, saremo ancora lontani dall’aver risolto il tema”, ha fatto notare Sauro Angeletti, Direttore Generale Ufficio per l’innovazione amministrativa, lo sviluppo delle competenze e la comunicazione, Dipartimento Funzione Pubblica. “L’implementazione è la vera sfida. E gli aspetti tecnologico e organizzativo sono i fronti aperti”.

Angeletti ha richiamato l’attenzione su tre ambiti nei quali è necessario investire:

• Sviluppo delle competenze
• Cultura organizzativa
• Cultura manageriale

perché altrimenti le PA meno strutturate rischierebbero l’effetto l’elastico, alias un ritorno al passato.

Testimonianze dal campo

L’esperienza della pandemia ha messo a dura prova tutte le amministrazioni, che hanno reagito all’obbligo di smart working con gradi di improvvisazione diversi, a seconda di quanto fosse avanzato al loro interno il processo di Transizione al digitale. Alcune realtà, infatti, avevano avviato la sperimentazione dello smart working e avevano iniziato a riscrivere i processi, pertanto, nel 2020 si sono trovati avvantaggiati.

Alcuni tra gli Enti più strutturati al momento del lockdown, oggi stanno lavorando per mettere a regime l’hybrid work. “Un termine che a me piace – ha detto Vittorio Gallinella Direttore Sistemi Infrastrutturali, LAZIOcrea – perché denota flessibilità, apertura, interoperabilità. Secondo me è il giusto mix che permette di prendere il meglio dal lavoro da remoto e dal lavoro in presenza”.

Prima leva strategica: la formazione

“Già dal 2017, il MEF aveva avviato un programma di formazione, che per il 20% era erogata online: erano compresi tutti gli aspetti relativi al lavoro agile, alla gestione e formazione dei team, ai rapporti con colleghi e superiori, agli aspetti digitali per un miglior utilizzo delle piattaforme e dei programmi informatici”, ha raccontato Elvira Gaeta Dirigente dell’Ufficio X del Dipartimento dell’Amministrazione Generale, del Personale e dei Servizi – Ministero dell’Economia e delle Finanze. “Nel 2020, l’amministrazione ha saputo fronteggiare l’emergenza anche grazie a un ulteriore e massiccio intervento di formazione”.

Seconda leva strategica: la misurazione

Un tema caldo è la misurazione dell’operatività. Leandro Gelasi Dirigente DGSIA Servizio per la Gestione del Centro Unico Servizi – Corte dei Conti ne ha testimoniato l’importanza: “Nella nostra esperienza, il modello ibrido è il futuro. È stata vincente la scelta di misurare la performance. È emerso un dato significativo: uno dei pochi processi che Corte gestiva già in maniera totalmente digitale, ha migliorato l’efficienza del 30%. Ciò è accaduto perché, con lo smart working obbligatorio, sono state superate anche le ultime resistenze nei confronti del digitale”.

Anna Sappa, Responsabile esercizio infrastrutture ICT, Direzione Centrale per l’Organizzazione Digitale – INAIL, concorda: “Noi avevamo già costruito un metodo nel periodo pre-Covid. Avevamo anche investito tantissimo in dispositivi mobili, quindi eravamo già pronti per lo smart working. Fin da aprile 2020, il nostro direttore generale ci ha chiesto di misurare le performance. Da un lato avevamo la misurazione degli strumenti di comunicazione e condivisione, dall’altro la misurazione di come venivano utilizzate le procedure informatizzate, cercando di trarre un sistema di indicatori che ci ha permesso di mettere a confronto le numeriche in pandemia con le numeriche degli anni precedenti. L’attività ha dimostrato che non c’era stata nessuna variazione”.

Terza leva strategica: il lavoro per obiettivi

L’attività di misurazione delle performance ha una doppia valenza: introducendo strumenti di misura, non solo si controlla la performance (per scoprire che i numeri sono uguali o più alti di quando si lavorava solo in presenza), bensì si favorisce il concetto di lavoro per obiettivi, per task.

Paradossalmente uno strumento che sembrava essere stato introdotto per un controllo costante, è un abilitatore di motivazione e “fasatura” reciproca all’interno dell’organizzazione. Inoltre, lavorare per obiettivi sviluppa il senso di appartenenza dei dipendenti.

Questa tesi trova conferma anche nei risultati del sondaggio svolto in occasione del Digital Talk, la maggioranza dei partecipanti ha dichiarato che il modello di lavoro ibrido lo “entusiasma perché fa sentire più produttivi”.

Conclusioni

“L’Hybrid Working mette la persona al centro – ha detto Fabio Luinetti Country Manager Citrix Systems Italy -. Noi crediamo che la tecnologia possa consentirci di garantire al lavoratore un modello di ingaggio e di collaborazione considerevolmente diverso e riflettersi positivamente sia nella sfera professionale sia personale”.

Le sfide che la PA dovrà affrontare sono tecnologiche, organizzative, ma anche legate alla cultura:

• Tema sicurezza – consentire l’ingresso da remoto aumenta la superficie esposta agli attacchi (tecnologia e formazione);
• Tema di compliance e di user experience;
• Tema dell’indipendenza dal device.