Investire sulle competenze per progettare il futuro. L’esperienza del comune di Cesena e Unione Valle del Savio

Il PNRR: dare vita ai progetti sospesi

Il PNRR ha riaperto il cassetto dei “progetti sospesi” di ogni amministrazione, quei progetti che, non potendo essere realizzati con finanze proprie, erano stati archiviati sotto l’etichetta “sogni”. Esplicitando una strategia di sviluppo territoriale, il PNRR ha finanziato missioni e componenti dentro le quali ogni amministrazione pubblica ha potuto inserire la propria programmazione con la possibilità di realizzare gli obiettivi potendo contare su consistenti risorse straordinarie.

Questo è stato chiaro al presidente dell’Unione Valle del Savio e ai Sindaci dei comuni che la compongono (Cesena, Montiano, Mercato Saraceno, Sarsina, Bagno di Romagna e Verghereto) fin dal momento dell’approvazione del documento e, già dall’estate 2021, è stato attivato un confronto fra il vertice politico e i dirigenti, con il coordinamento del Presidente e del Direttore Generale, per analizzare il PNRR e collocare nell’ambito delle missioni e delle componenti finanziate, i progetti in atto e quelli desiderati, superando le rigide regole della programmazione che definisce obiettivi tenendo conto solo delle risorse disponibili.

Next Generation Valle del Savio: documento di indirizzo per il recovery fund dei sei comuni dell’Unione

Il confronto sui progetti si è svolto quindi da subito a livello di Unione Valle del Savio, coinvolgendo i principali attori politici e tecnici, portando alla realizzazione di un unico documento di indirizzo di area vasta, quale tentativo di unire, appunto, in un’unica visione, le strategie di sviluppo dei sei Comuni coinvolti. La strategia presentata nello strumento non solo costituisce un elemento condiviso tra gli enti locali, che l’hanno proposta e fatta propria nei documenti di programmazione, ma rappresenta un punto di arrivo di un percorso partecipato anche dalle parti sociali, dalle associazioni di categoria, dai rappresentanti del terzo settore e delle professioni, dalle altre istituzioni presenti sul territorio. Il Next generation è divenuto, così, un vero e proprio strumento di governance unica del territorio per affrontare le transizioni (ecologiche, digitali e dei modelli di welfare) a cui tutti gli enti locali saranno a breve chiamati.

Il documento si compone di 140 schede progetto, un portfolio di progetti che vanno a completare percorsi già avviati o che aprono nuovi spunti di sviluppo verso innovazione, coesione e rigenerazione. Da un punto di vista metodologico si è proceduto, quindi, ad un confronto tra la programmazione dell’ente, esplicitata nel DUP (Documento Unico di Programmazione), e il PNRR, con l’intento di declinare nuovi progetti per rispondere alle esigenze del territorio e dei cittadini dell’Unione. Si è giunti così all’integrazione dell’albero della programmazione con l’introduzione di ulteriori progettualità ancora più sfidanti.

I punti chiave per lo sviluppo dei progetti

Quattro sono i punti chiave su cui si intendono sviluppare le progettualità previste nel documento di Next generation:

• rafforzamento delle capacità della struttura di fare progettazione;
• sviluppo di competenze del personale, e in particolare del management;
• ricorso a risorse esterne per aumentare la capacità organizzativa e progettuale;
• cura delle relazioni con gli stakeholder per fare rete e attrarre risorse al fine di rafforzare le progettualità da mettere in campo.

Rispetto allo sviluppo di competenze del personale, è emersa immediatamente l’esigenza di lavorare sul management, per rafforzarlo rispetto alle capacità progettuali. I progetti da finanziare nell’ambito del PNRR sono progetti il più delle volte complessi, che coinvolgono una molteplicità di stakeholders e richiedono conoscenze e abilità di project management qualificate per arrivare all’obiettivo attraverso un processo continuo di pianificazione, esecuzione e controllo dei costi-tempi e qualità. Per questo ci siamo rivolti a FPA, chiedendo di progettare un percorso per il gruppo dirigenti del comune di Cesena e dell’Unione Valle Savio, arrivando così all’individuazione del Campus in project management.

Il Campus in project management – Certificazione ISIPM-Base®

Il Campus Project Management | Certificazione ISIPM-Base® si è svolto nei mesi di gennaio e febbraio 2022, ha coinvolto 13 dirigenti ed è stato appunto finalizzato al conseguimento delle conoscenze base di project management, dalle conoscenze di contesto a quelle metodologiche e comportamentali, necessarie per iniziare o valorizzare la propria attività come responsabile di progetto (project manager).

Si è strutturato in 6 moduli, erogati in 3 giornate, per un totale di 24 ore di formazione. Al termine del Campus i partecipanti hanno sostenuto una sessione di esame per conseguire la Certificazione ISIPM-Base®.

Al fine di rendere il campus più coinvolgente è stata prevista una modalità di erogazione mista: due giornate di formazione in presenza e una giornata di formazione in modalità aula virtuale (on line su piattaforma messa a disposizione da FPA). Nell’arco di ogni giornata il docente, Alberto Antognozzi, ha alternato momenti di lezione frontale a momenti di laboratorio, nei quali i dirigenti hanno sperimentato gli strumenti appresi applicandoli a progetti già in cantiere, potendo così comprenderne l’importanza e l’efficacia.

Durante il campus è stato reso disponibile materiale didattico per ciascun partecipante: registrazioni video della lezione erogata nella terza giornata in aula virtuale e presentazioni messe a disposizione dai docenti sia nelle due giornate di formazione in presenza, sia nella terza giornata di formazione in aula virtuale.

I risultati del Campus: la parola ai protagonisti

I risultati del campus sono stati davvero inaspettati; non solo per le competenze tecniche acquisite, sviluppate anche dallo studio necessario per superare l’esame di certificazione, ma anche perché ne è uscito rafforzato il senso di appartenenza al gruppo, attraverso la condivisione delle importanti sfide che aspettano il management nel prossimo futuro.

Qualche commento dei partecipanti:

Un percorso di formazione illuminante che ti mette di fronte a nuovi stimoli ed opportunità di crescita professionale sia personale, che dei gruppi di lavoro coordinati. Lo stimolo è forte, la sfida da raccogliere anche!

Barbara Solari – dirigente settore servizi sociali Unione dei comuni Valle del Savio

L’occasione di condurre un’attività di studio ed esercizio collettivo da parte di dirigenti che hanno condiviso in regime cameratesco il momento di confronto porta il beneficio aggiunto di compensare la “solitudine del comando” con un’apprezzata iniezione di sinergia!

Andrea Piselli – comandante del corpo di PL comune di Cesena

Un’esperienza in cui ci siamo ancora una volta ritrovati come squadra con la voglia di cogliere l’opportunità che il momento ci offre, pronti a rimetterci in discussione e di iniziare un nuovo percorso di apprendimento…

Manuela Lucia Mei – DG Unione Valle del Savio

L’adesione all’iniziativa, assunta per un osservante e personale senso del dovere, ha fatto seguito ad un approccio alle lezioni accolte con una malcelata sufficienza. Tante, forse troppe nozioni, peraltro espresse in maniera assolutamente efficace, sarebbero state adatte per chi fabbrica prodotti, non certo per chi eroga servizi. Decisamente meno complesso l’agio della zona confort “facciamo poi vediamo, in qualche modo si aggiusta”. Le sfide però vanno colte, per non cadere nel torpore! Lo studio, allora ha, dapprima timidamente poi progressivamente intrigato, nell’offrire una rassicurazione sistemica rispetto alla complessità, spesso inevitabile. Giace ora la bussola sul tavolo di lavoro, quale strumento indispensabile e quotidiano per naviganti in acque agitate e perigliose. Ciò che più stupisce, tuttavia, è come gemmino in maniera spontanea, nel fluire di ragionamenti individuali o condivisi, le linee di un pensiero che riconducono a ciò che ormai ha fatto breccia. In tutto ciò vi sta la differenza tra gli alchimisti ed i professionisti di una moderna Pubblica Amministrazione. Noi vorremmo essere nella seconda categoria!

Andrea Lucchi – Vice Segretario e Dirigente settore servizi amministrativi, patrimonio

Anche il confronto in aula con il docente, manager di aziende private con pluriennale esperienza nella gestione dei progetti, ha permesso di superare i consueti schemi pubblico-privato, nella consapevolezza che ogni manager che si trovi ad affrontare un progetto, qualunque sia l’azienda per cui opera, necessita di competenze e strumenti che diventano sostanza per l’efficacia del progetto stesso.

I prossimi passi: strumenti e competenze diffuse

Fin da subito è apparsa evidente la necessità di applicare le competenze acquisite, condividendo gli strumenti prioritari da utilizzare per la gestione di ogni progetto del PNRR.

Come evitare, quindi, che quanto appreso resti teoria e far sì che diventi valore condiviso?

In diversi modi. Per esempio definendo alcune prassi condivise dal gruppo e lasciando poi all’autonomia di ciascun PM la scelta di quali altre metodologie/strumenti utilizzare per la gestione dei propri progetti.

Il Direttore generale, ad esempio, ha chiesto ai dirigenti responsabili di obiettivi di gruppo nell’ambito del Piano Esecutivo di Gestione (PEG), di predisporre una scheda di progetto iniziale, creare poi una WBS (Work Breakdown Structure) contenente le attività, definire l’organizzazione del progetto attraverso l’Organizational Breakdown Structure (OBS) e la matrice delle responsabilità (RACI) e di definire costi e tempi, attraverso il diagramma di GANNT….

Si è poi valutato l’acquisto di uno strumento informatico che gestisca le fasi di programmazione, esecuzione, monitoraggio e tutte e solo le informazioni che servono al project manager; semplice da usare, che permetta altresì di collaborare efficacemente e i cui costi non superino i benefici. Sono state valutate diverse alternative arrivando all’individuazione di un applicativo che diverrà a breve lo strumento dei PM dell’ente per la gestione dei progetti.

Contestualmente, tenuto conto della numerosità dei progetti presentati e di quelli già finanziati in Unione (per circa 30 ml di euro ad oggi), si è deciso di coinvolgere nella formazione un gruppo più nutrito di persone individuando tutti coloro che, nell’ambito dell’Unione e dei comuni che la compongono, svolgono o potranno svolgere un ruolo di Project manager.

Tutto il percorso parte da una consapevolezza: i progetti sono sempre più interdisciplinari e alla fase realizzativa partecipano numerosi attori, di differente cultura ed estrazione tecnica, ciascuno dei quali svolge molteplici attività tra loro correlate da stretti vincoli di interdipendenza di natura logica, fisica e temporale.  Per questo non ci si può improvvisare project manager ed è più che mai necessario formare le persone per raggiungere quel livello di qualificazione delle conoscenze/competenze base che un responsabile di progetto e tutti coloro che operano nei team di progetto devono oggi possedere.

Comune di Cesena e Unione Valle del Savio hanno ottenuto il Golden Badge riconosciuto agli enti che nel loro percorso di formazione raggiungono il miglior risultato: in questo caso tutti i partecipanti al Campus hanno concluso il percorso di formazione e si sono certificati Project manager