Come INAIL ha migliorato la comunicazione istituzionale con tecnologie hi-tech

Da strumento destinato a facilitare la comunicazione tra colleghi nella fase in cui gli spostamenti erano fortemente limitati, oggi la video call è una modalità di contatto legata ai nuovi paradigmi lavorativi che trovano il loro focus nello smart working e nelle forme di lavoro ibride. In questo nuovo scenario, INAIL ha adottato strumenti tecnologici volti a massimizzare l’esperienza delle video conferenze, che superano i confini del lavoro in ufficio, per diventare sia strumento di comunicazione istituzionale, che di formazione e lavoro collaborativo. Con Impianti S.p.a è nata una partnership per la fornitura della dotazione hi-tech e digitale che di fatto ha migliorato la comunicazione della sede centrale con le sedi territoriali dell’Istituto.

“Da due anni a questa parte abbiamo iniziato la nostra collaborazione con Impianti, che ci ha coadiuvato nella fornitura degli apparati e nella gestione operativa del progetto” – ci spiega Fabio Romano, responsabile del Data Center INAIL, dei progetti cloud e sostenibilità (green DC) e videoconferenza. “Tutto il processo di attivazione e gestione – prosegue Romano – è centralizzato. Da un computer nella sede principale di Roma possiamo controllare gli strumenti in dotazione delle singole sedi, dando supporto per ogni tipo di evento. E sul lungo periodo, grazie ad una formazione mirata, tutte le sedi saranno autonome nella gestione dell’infrastruttura in occasione di eventi digitali”.

Il progetto di rifacimento delle sale nelle 200 sedi dislocate in tutta Italia e delle modalità dei sistemi di videoconferenza, ha l’obiettivo di valorizzare e rendere più efficiente, in particolare, la comunicazione interna, esterna e gli eventi istituzionali e formativi. E in quest’ultima macroarea, le principali tipologie di evento organizzate da INAIL sono:

• call, ovvero le tradizionali videoconferenze tra colleghi;
• live event con una regia che permette di strutturare l’evento in maniera specifica e un team impegnato nella gestione delle chat, così da filtrare le domande per i relatori e facilitando l’adesione dei partecipanti;
• webinar, ovvero appuntamenti formativi con rilascio di crediti;
• eventi streaming istituzionali, trasmessi attraverso la piattaforma Microsoft Teams.

Innovazioni tecnologiche che si possono condividere

La centralizzazione ha consentito ad INAIL di fare tutto “in casa” senza la necessità di appoggiarsi a service esterni e i risvolti positivi sono tanti. Attraverso una modalità multitenant, in futuro si potrà dare la possibilità anche ad altre PA di utilizzare questo modello di video conferenza appoggiandosi sull’infrastruttura dell’Istituto. Una condivisione che porta con sé un notevole risparmio per le amministrazioni e una messa a valore per l’INAIL.

Ma vediamo anche quali sono stati i cambiamenti strutturali che hanno portato all’ottimizzazione della comunicazione interna ed esterna. “A fronte di un investimento di circa un milione e settecentomila euro, dal punto di vista tecnico tutte le sale più grandi sono state uniformate creando una regia che si replica e questo consente una grande sostenibilità economica e in termini di tempo” – racconta Romano.

L’implementazione tecnologica è avvenuta in due fasi. La prima da febbraio 2020, con l’installazione delle prime 120 postazioni, e la seconda ancora in corso, che prevede la fornitura di ulteriori unità. Ma mentre le prime macchine acquisite erano touch, funzionali nelle sale formazione per i relatori, oggi la dotazione tecnologica prevista ammonta a diversi apparati da 43, 55 e 65 pollici (le prime due tipologie destinate alle sedi provinciali, quelle più grandi alle sedi regionali), ma non touch perché si è visto che questo tipo di utilizzo non era funzionale allo scopo. A migliorare sono poi le strumentazioni: microfoni, telecamere e soundbar, oggi risultano più potenti e performanti.

I benefici: gestione semplice e facilità di accesso

“Dalla parte dei dipendenti c’è sicuramente una facilitazione sul coordinamento di tutti i devices di videoconferenza. Prima era necessaria una persona che si spostasse fisicamente da una sede all’altra – precisa Romano – e sicuramente in quest’ottica abbiamo alcuni step futuri da realizzare: gestire le video call non più con apparati hardware (decoder, encoder, videocamere), ma trasferire tutto a livello software”.

Questa visione ha portato a implementare un applicativo che consente di visualizzare tutti i sistemi di video call che sono collegati, potendoli controllare da remoto e alleggerendo di fatto il responsabile informatico con un notevole risparmio di tempo. In questo modo anche l’accesso agli utenti risulta più agile ed efficiente.

“Riscontriamo sicuramente facilità d’uso e possibilità di collegarsi agli eventi in qualsiasi modo, – sottolinea Fabio Romano – sia dalle postazioni integrate a livello centrale sia dal telefonino, pc in dotazione o altri devices aziendali e, con un applicativo, tramite codice QR sul monitor posso trasmettere ciò che ho sul pc o collegarmi alla riunione teams”.

Anche in questo caso, attraverso una consolle centrale si dirigono telecamere, microfoni e tutte le dotazioni tecnologiche necessarie per una efficiente videoconferenza.