Non solo software, il riuso è anche di esperienze: il caso dell’Ente acque della Sardegna

Mettere a fattore comune gli investimenti, privilegiando la ricerca di soluzioni già utilizzate rispetto all’acquisizione di nuovi applicativi e ottimizzando così risorse in termini di tempo e di costi. È questa la logica alla base del principio del riuso, di cui abbiamo parlato diverse volte su queste pagine, spiegando cosa prevedono le “Linee guida sull’acquisizione e riuso di software per la Pubblica Amministrazione” di AgID e del Team per la Trasformazione digitale e illustrando le novità in materia contenute nell’aggiornamento del Piano Triennale 2021-2023.

Brevemente, ricordiamo che le Linee Guida, adottate con determinazione n. 115 del 9 maggio 2019 e pubblicate in Gazzetta ufficiale il 23 maggio 2019, attuano gli articoli 68 e 69 del Codice dell’amministrazione digitale; prevedono che le pubbliche amministrazioni possano riusare il software senza ricorrere a convenzioni, facendo riferimento alla sola licenza aperta; indirizzano le amministrazioni nel processo decisionale per l’acquisto di software, la condivisione e il riuso delle soluzioni open source; stabiliscono che le soluzioni sviluppate e rese riusabili dalla PA siano pubblicate con licenza open source in un repository pubblicamente accessibile e inserito nel Catalogo nazionale dei software open source della Pubblica amministrazione di Developers Italia. In pratica, le PA devono effettuare una valutazione comparativa tecnico economica prima di acquistare software, motivando le proprie scelte e privilegiando le soluzioni open source, incluse quelle messe in riuso dalle altre amministrazioni. Lo sviluppo di nuovo software o l’acquisto di licenze di software proprietario deve essere motivato.

Le amministrazioni che riusano software presenti in Developers Italia continuano ad aumentare: attualmente sono 2.426 le PA che adottano questo sistema, mentre i software presenti nel catalogo sono 353, di cui l’86% messi a riuso.

La gestione documentale nella PA

Dei software messi a riuso, ben 56 sono dedicati alla gestione documentale, che rappresenta uno dei temi più centrali e delicati del percorso di trasformazione digitale delle nostre amministrazioni. L’informatizzazione dei documenti delle PA è infatti un processo necessario e non più rimandabile. In questo panorama, circa due anni fa sono arrivate le tanto attese “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” emanate da AgID nel settembre 2020, ai sensi dell’art. 71 del CAD (qui un focus).

L’esperienza dell’Ente acque della Sardegna (ENAS)

Tra le PA che hanno deciso di intraprendere questo percorso di cambiamento troviamo l’ENAS, l’Ente acque che gestisce il sistema idrico multisettoriale della Sardegna, che nel corso del 2020 ha cominciato un percorso per informatizzare tutti i procedimenti, processi e protocolli e ha deciso di migliorare l’efficienza dei propri uffici attingendo a soluzioni già create da altre amministrazioni.

Come sottolineato da Maurizio Bonetti, Servizio Energia e Manutenzioni Specialistiche dell’ENAS, e da Maura Carleo, Coordinatore del Settore Affari Legali del Servizio Personale e Affari Legali dello stesso ente, è stato un processo lungo e complesso, iniziato nel giugno del 2020 e terminato nel marzo del 2022. Il primo passo di questo percorso è stato analizzare i software disponibili a riuso sulla piattaforma Developers Italia per individuare quelli che potevano rientrare nella categoria di cui l’ENAS aveva bisogno. In questo processo, un aiuto importante è arrivato dal CCROS, il Centro di Competenza per il Riuso e l’Open Source, che ha fornito uno schema di calcolo per effettuare una comparazione sia qualitativa che economica, che ha portato alla scelta e all’adozione della soluzione di gestione documentale DocSuite PA di Dgroove in riuso presso l’AUSL di Reggio Emilia. In particolare, si è deciso di attivare tre moduli distinti: delibere e determine, protocollo informatico e PEC. Una volta selezionato il sistema informativo adatto, è stata infine fatta una verticalizzazione, cioè una configurazione ad hoc del software per l’Ente acque della Sardegna.

I vantaggi di DocSuite PA

Secondo Maurizio Bonetti, grazie al nuovo sistema adottato è stato possibile innanzitutto ridurre i tempi e migliorare l’interfaccia grafica, semplificandola, rendendola più esaustiva e più facilmente consultabile. È stata poi incrementata la gestione degli atti amministrativi, che è passata da un sistema farraginoso ad uno molto più immediato: ora in pochi minuti è infatti possibile numerare un atto amministrativo, mandarlo in ragioneria, renderlo esecutivo e firmarlo. Un altro cambiamento riguarda invece la posta ordinaria, che grazie a DocSuite PA è finalmente gestita in via elettronica. Con il sistema precedente era infatti necessario stampare il documento, scannerizzarlo e importarlo digitalizzato, facendo quindi una doppia conversione digitale-analogico, sprecando carta e tempo.

Perché utilizzare una soluzione in riuso

Ma quali sono i vantaggi e perché utilizzare una soluzione in riuso? Come sottolineato da Bonetti, il primo motivo è economico: non dovendo sviluppare una piattaforma da zero, i costi di realizzazione non ci sono, così come quelli di licenza, essendo un software Open Source. Inoltre, Dgroove organizza riunioni periodiche tra soggetti che utilizzano la stessa piattaforma, consentendo alle Pubbliche Amministrazioni coinvolte di confrontarsi e condividere le proprie esperienze ed esigenze.

“Si è venuta a creare una piccola comunità di Pubbliche Amministrazioni, che poi è quello che probabilmente l’AgID ha sempre cercato di realizzare”. Maurizio Bonetti, Servizio Energia e Manutenzioni Specialistiche dell’ENAS

In questo modo, conclude Maura Carleo, le PA possono aiutarsi a vicenda sfruttando la logica del riuso: una volta individuate le esigenze comuni, è infatti possibile creare un software che a livello base soddisfi le necessità delle varie amministrazioni, e che poi sia ulteriormente personalizzabile da ognuna di esse.