PEC: tre vantaggi utili che (forse) non conoscete

L’istituzione della posta elettronica certificata (PEC) risale ormai a più di dieci anni fa (DPR 11 febbraio 2005, n. 68), ma il suo utilizzo ha incontrato sempre molte diffidenze e resistenze e suscitato polemiche anche feroci.

Nei rapporti con le pubbliche amministrazioni si percepisce spesso fastidio, incertezza e preoccupazione, a volte originati anche da normative che, pur spinte dalla lodevole intenzione di facilitarne la diffusione e l’utilizzo, non hanno contribuito a rendere evidente alle amministrazioni l’esatto valore delle comunicazioni e istanze trasmesse via PEC, in particolare per quanto riguarda la loro sottoscrizione.

Pur non essendo uno strumento perfetto appare, per chi, privato o pubblica
amministrazione, utilizzi i documenti informatici, un ottimo sostituto, con numerosi aspetti migliorativi, della raccomandata con avviso di ricevimento.

Il maggiore ostacolo ad una piena accettazione e al migliore utilizzo all’interno della pubblica amministrazione è ad avviso di chi scrive costituito dal ritardo nel passaggio dal documento cartaceo al documento informatico, nonostante la normativa lo imponga ormai da svariati anni. La posta elettronica certificata non è nata infatti per trasmettere scansioni di documenti analogici bensì documenti informatici nativi con pieno valore legale.

Non desta pertanto meraviglia il fatto che un’amministrazione ancora analogica non apprezzi particolarmente tale strumento, che però si sta lentamente conquistando spazi sempre più ampi.

In questo articolo, dal taglio molto pratico, ci si soffermerà brevemente su alcune interessanti potenzialità, ancora non note a tutti, offerte da una piena integrazione tra posta certificata e software di protocollo informatico.

Integrazione tra posta e protocollo

È importante che, come richiesto dall’art. 18 del DPCM 3 dicembre 2013 (regole tecniche per il protocollo informatico), ogni amministrazione istituisca almeno una casella di posta elettronica certificata per ogni area organizzativa omogenea direttamente associata al registro di protocollo. Sono assolutamente da evitare pratiche, peraltro ancora diffuse, quali la ricezione di documenti tramite caselle di posta certificata non collegate al protocollo e conseguente trasmissione, a volte persino in cartaceo, dei documenti stessi all’ufficio di protocollo o la trasmissione di documenti protocollati mediante caselle di posta elettronica certificata non direttamente collegate al protocollo. Il collegamento diretto, oltre a offrire garanzie e immediatezza molto maggiori, rende possibili le funzionalità descritte di seguito.

Gestione automatica della ricevuta di accettazione e di consegna

Mentre la ricevuta di consegna di una raccomandata cartacea doveva essere “spillata” manualmente alla copia del documento trasmesso, la corretta integrazione della casella di posta certificata permette al software di protocollo informatico di associare senza necessità di intervento dell’operatore umano le ricevute di accettazione e consegna alla corrispondente registrazione, adempiendo così al nuovo obbligo in vigore dall’11 ottobre di quest’anno ^[1] e permettendo al responsabile del procedimento un agevole controllo.

Interoperabilità

L’art. 20 del DPCM 3 dicembre 2013 richiede che vengano associati ad un documento trasmesso da un’area organizzativa omogenea i dati relativi alla segnatura di protocollo, mediante un file xml (denominato segnatura.xml) compatibile con lo schema fissato dall’Agenzia per l’Italia digitale^[2].

Tali informazioni possono essere utilizzate dall’amministrazione destinataria per automatizzare le operazioni di registrazione di protocollo del documento ricevuto o almeno per semplificare le operazioni stesse, ma questa utilissima funzionalità è largamente ignorata dalle amministrazioni anche se resa disponibile dal software di protocollo (capita ad esempio nelle registrazioni di protocollo di vedere indicato il mittente con l’indirizzo di posta elettronica certificata anziché col reale nominativo, ricavabile in automatico dal file suddetto).

Per un funzionamento ottimale è però importante che ogni amministrazione verifichi la completezza dei dati inseriti nell’Indice delle pubbliche amministrazioni (IPA) (a mero titolo di esempio si può citare il fatto che nella segnatura di protocollo deve essere indicato il codice dell’area organizzativa omogenea, mentre l’80% delle amministrazioni non ha registrato sull’IPA alcuna area organizzativa omogenea, forse nella convinzione dell’inutilità dell’informazione nel caso che ne sia stata istituita solo una) e la corrispondenza dei dati inseriti nel software di protocollo con quelli riportati sull’IPA (si riscontrano ancora dei casi di file di interoperabilità che riportano come codice dell’amministrazione la stringa “999999”, evidente residuo di una lontana fase sperimentale).

Trasmissione automatica al mittente

Altra funzionalità resa disponibile dai software di protocollo, ma scarsamente utilizzata, è quella che prevede la trasmissione automatica al mittente del messaggio di posta certificata destinato ad una pubblica amministrazione di un messaggio di conferma di protocollazione, contenente gli estremi della protocollazione stessa. Tale informazione è molto utile al mittente nel caso debba chiedere successivamente notizie sullo stato di avanzamento della pratica, agevolando l’individuazione della pratica stessa da parte dell’amministrazione.

È infine da ricordare che le amministrazioni possono concordare tra loro delle estensioni al formato standard del file di interoperabilità, scambiandosi ulteriori informazioni che possono essere utili ai fini della protocollazione automatica.

Conclusioni

La posta elettronica certificata non è un semplice sostituto della raccomandata con ricevuta di ritorno ma, oltre a consentire dei notevoli risparmi, offre ulteriori funzionalità che, se sfruttate adeguatamente dall’amministrazione, possono snellire notevolmente il flusso di lavorazione dei documenti, oltre a semplificare l’interazione con cittadini e imprese. E il suo utilizzo non potrà che diffondersi ulteriormente quando diventerà finalmente concreta la previsione normativa del domicilio digitale del cittadino.

[1] L’art. 18 c.1 del DPCM 3 dicembre 2013 sul protocollo informatico richiede esplicitamente l’associazione della ricevuta di consegna alla registrazione di protocollo

[2] AGID – CIRCOLARE N. 60 DEL 23 GENNAIO 2013