Gestione documentale, la soluzione in riuso mette il booster e diventa DocSuite next

La corretta registrazione digitale del protocollo, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione dei documenti informatici rappresentano funzioni che accomunano tutte le amministrazioni e gli enti pubblici.

Per soddisfare queste esigenze, Dgroove ha progettato oltre venti anni fa DocSuite per supportare le amministrazioni pubbliche nella produzione e gestione di documenti e procedimenti amministrativi in modalità totalmente digitale. Nel tempo la soluzione, inizialmente focalizzata sulla gestione del protocollo informatico, è cresciuta per diventare una suite capace di gestire flussi documentali che prevedono scambi interni ed esterni all’organizzazione.

La soluzione si è affermata presso amministrazioni di diverse tipologie e dimensioni, nel settore della Sanità e presso amministrazioni centrali e locali facendo leva su alcuni punti di forza che Francesco Giachi, CEO di Dgroove riassume: flessibilità, modularità, riuso, solidità.

• La flessibilità si traduce nella capacità di adattarsi all’organizzazione configurando ed evolvendo il software alle sue specifiche esigenze anziché costringerla a cambiare per adattarsi al software.
• La modularità è parte integrante non solo della suite ma è parte integrante della cultura aziendale.
• La solidità è assicurata dalla presenza della soluzione sul mercato da molti anni durante i quali è stata valutata, utilizzata, messa sotto stress da una grande quantità di utenti in diverse amministrazioni. DocSuite è fornita dal 2017 in riuso, modalità indicata negli ultimi anni come scelta primaria per le amministrazioni.

Il refactoring, software nuovo e funzionalità consolidate

Nonostante i punti di forza sopra elencati, la soluzione cominciava a mostrare i suoi anni: “La manutenzione e la capacità di aggiungere nuove funzionalità richieste dai clienti diventavano sempre più complesse e costose – spiega Giachi –. Da qui la scelta del refactoring che consente agli utilizzatori di fruire delle stesse funzionalità basate sull’expertise di oltre venti anni, a partire un software completamente nuovo”.

DocSuite Next presenta anche una grafica completamente rinnovata, grazie alla collaborazione con UX designers, esperti nella creazione di interfacce utenti accattivanti, pensate per favorire la facilità di utilizzo e l’accesso da diversi dispositivi.

La nuova versione della soluzione offre notevoli vantaggi rispetto alla vecchia versione:

• maggiore velocità per inserimento, salvataggio, caricamento file, ricerca e gestione dei flussi documentali;
• disponibilità, grazie a un configuratore, di un sistema di workflow, sempre più frequentemente richiesto nei bandi di gara;
• una nuova grafica che semplifica l’utilizzo;
• possibilità di personalizzazione più immediata, veloce e meno costosa;
• tempi più rapidi di deployment degli aggiornamenti, con conseguente riduzione dei tempi di interruzione del sistema;
• maggiore facilità di comunicazione con sistemi terzi;
• un approccio alla sicurezza by design che prevede aggiornamenti anche automatici che risolvono all’origine l’efficacia degli eventuali attacchi;
• essere nativamente cloud, con estrema libertà di diverse scelte infrastrutturali, multi-cloud e on-prem.

Percorso di adozione per le amministrazioni

“Il rinnovamento nell’ottica del riuso comporta la manutenzione e l’aggiornamento in capo alla PA – ricorda Giachi -. Per superare le resistenze incontrate presso alcune amministrazioni a investire nel refactoring, Dgroove si è fatta carico del rischio dell’investimento contando sul successivo riconoscimento del mercato”.

Nella fase attuale coesisteranno il vecchio e il nuovo sistema fino a quando nel 2025 terminerà il piano di transizione e tutti i clienti (vecchi e nuovi) utilizzeranno DocSuite Next. La transizione è su base volontaria e chi non vorrà fare questo passo potrà mantenere la soluzione precedente e le sue funzionalità senza però disporre di evolutive; a partire dal 2024, i canoni di assistenza e manutenzione aumenteranno, fino alla cessazione del supporto.

I due ambienti saranno collegati con servizi di back-end e l’utente potrà passare da un’interfaccia all’altra attraverso un clic, mentre i dati verranno aggiornati in real-time. DocSuite Next potrà essere adottata con un processo modulare; man mano che i moduli su DocSuite Next si renderanno disponibili, i corrispondenti moduli su DocSuite PA 9 verranno congelati funzionalmente.

Dgroove offre ad amministrazioni ed enti medi e grandi che partecipino alla transizione la possibilità di investire gradualmente e portare in produzione la DocSuite Next senza aggravi di costi per il canone, al netto dell’infrastruttura. Un’amministrazione o un ente piccolo che partecipi alla transizione e abbia investito  nel refactoring nel 2022 e nel 2023, a partire dal 2024, passerà alla DocSuite SaaS sul MarketPlace della PA a parità di costi per il canone.
Un ente o un amministrazione che non abbia ancora adottato DocSuite Next potrà invece seguire tre possibili percorsi: adottare DocSuite PA 9 e partecipare al processo di transizione; adottare DocSuite PA SaaS non in riuso, a costi comparabili; adottare la DocSuite PA 9 senza partecipare al processo di transizione alla DocSuite Next, possibile per tutto il 2023.

Al rilascio del primo modulo in riuso della DocSuite Next verrà aggiornata la libreria di DocSuite PA su Developers Italia e Git-Hub. Con un approccio modulare e a scadenze annuali verrà aggiornato il codice sorgente man mano che i moduli saranno stati completamente finanziati.

“La nuova soluzione aiuta le PA anche nel passaggio al cloud previsto dal PNRR entro al 2026, sia in termini tecnologici sia di modello di vendita”, conclude Giachi che indica due possibili percorsi, entrambi finanziati dal PNRR: attraverso il modello riuso e successiva transizione al cloud o adozione diretta in cloud.