Digitalizzare la gestione documentale con DocSuitePA, il caso dell’Istituto Zooprofilattico di Torino

L’Istituto Zooprofilattico del Piemonte, Liguria e Valle d’Aosta, con sede a Torino, ha avviato fin dal 2020 un percorso di digitalizzazione di molti processi aziendali (Piano di Transizione Digitale 2021-2023). Fra gli obiettivi prioritari era prevista la digitalizzazione del protocollo, la gestione documentale degli atti e del flusso operativo di gestione dei documenti, che rappresentano il punto nevralgico dell’azione amministrativa di qualunque azienda pubblica. Per capire meglio l’entità del problema può essere utile qualche numero: su un totale di 759 atti, in un anno ci sono stati 220 delibere e 539 determine dirigenziali; le delibere hanno in media 4 passaggi per 880 totali, le determine hanno in media 3 passaggi per un totale 1617.

“Per passaggio intendiamo lo step di un processo che permette di portare a termine il procedimento amministrativo (atto) dalla sua stesura alla sua approvazione e pubblicazione”, ci spiega Roberto Failla, incarico di funzione presso ilcontrollo di gestione e innovazione tecnologica e digitale dell’Istituto zooprofilattico Piemonte, Liguria e Valle d’Aosta, e che sottolinea come la scelta di una soluzione digitale di gestione documentale abbia permesso di gestire ciascun passaggio autorizzativo (circa 2500 in un anno), in modo:

• automatizzato, senza la necessità di spostamento fisico di cartelline con atti da firmare;
• efficiente, nessuna latenza dovuta alle tempistiche sfalsate di consegna e recupero delle cartelline dagli uffici;
• certo, l’iter è tracciato in maniera automatica in ogni suo passaggio e firmato con firma qualificata;
• tempestivo, i passaggi sono effettuabili dagli attori del flusso ovunque e senza vincoli di orario.

La situazione di partenza prevedeva invece un iter totalmente cartaceo o misto in cui gli atti venivano stampati e trasferiti fisicamente (nelle famose cartelline), anche in punti diversi della città per la fase autorizzativa, per poi essere nuovamente digitalizzati via scanner. Tutto ciò in assenza di un software che accompagnasse la collaborazione fra i vari punti dell’iter amministrativo e supportasse la firma digitale. È facile immaginare il limite di tale prassi: perdita di tempo e anche il rischio di smarrire i documenti.

Selezione e adozione di DocSuite PA

Stante l’evidente necessità di digitalizzazione dei processi e di innovazione delle procedure, seguendo le linee guida AgID e su indicazione del responsabile transizione digitale l’Istituto ha effettuato la ricognizione delle soluzioni di gestione documentale in riuso presenti sul portale developers.agid.it individuando tre opzioni.  Dopo un’analisi comparativa tecnico-funzionale che ha coinvolto anche le figure responsabili del protocollo e degli atti la scelta è ricaduta su DocSuite PA in riuso, avente come azienda cedente l’AUSL di Reggio Emilia.

L’utilizzo di soluzioni in riuso offre alle amministrazioni pubbliche sia un vantaggio di tipo economico (le licenze sono gratuite) sia l’opportunità di creare una comunità attorno ad un prodotto dove più soggetti possono fornire spunti di crescita del software. Proprio su questo aspetto Roberto Failla sottolinea: “Le pubbliche amministrazioni più grandi e strutturate grazie ad un maggiore know how possono contribuire con analisi funzionali, di cui possono fruire anche le aziende medie, come la nostra, o più piccole, come i Comuni”.

Nel percorso successivo di implementazione, l’Istituto non ha incontrato particolari difficoltà di tipo tecnico, è stato piuttosto necessario lavorare sulle “abitudini”: “La sfida più grossa per una pubblica amministrazione per gestire qualunque migrazione è di tipo culturale e comporta un grosso sforzo di formazione di tutto il personale”, sottolinea Failla, secondo il quale, nel caso specifico, la principale sfida è consistita nel realizzare un lavoro di squadra fra un’azienda come Dgroove, con una  forte conoscenza tecnica del proprio prodotto e in generale dei sistemi di gestione documentale, e il personale abituato a utilizzare processi completamente cartacei. Ha dunque rivestito un ruolo strategico il raccordo tra chi padroneggia la materia amministrativa e opera tutti i giorni nel comparto e i consulenti di Dgroove, in una sorta di “mediazione culturale”.

La migrazione in tempi record

La migrazione al nuovo processo digitale è avvenuta in tempi record: dopo l’avvio delle attività nell’autunno 2021, il protocollo (che deve inevitabilmente partire all’inizio del nuovo anno) è entrato in produzione dal 1° gennaio 2022, insieme alla gestione mista analogico-digitale degli atti, mentre da maggio 2022 è partito il workflow e la gestione completamente digitale del flusso di approvazione.

DocSuite PA: rapida, semplice, trasparente

La nuova gestione dei flussi di lavoro, grazie all’adozione della DocSuite PA risulta:

• più rapida e semplificata grazie all’impiego di un unico strumento;
• più trasparente, grazie alla possibilità di monitorare in ogni momento lo stato di avanzamento di una proposta di atto;
• più agevole nella ricerca successiva, spesso necessaria per ricostruire, ad esempio, l’iter di un processo amministrativo, consultando anche vecchi atti.

Queste alcune considerazioni di Failla, che aggiunge: “Ma la cosa importante è poter accedere a ogni atto, facilmente ritrovabile da chiunque e leggibile e poterne verificare la firma digitale, cosa che spesso non accadeva con gli atti scannerizzati”. Un ulteriore risultato evidenziato è la facilità di integrazione con le linee guida dell’amministrazione trasparente, obbligo di legge per le pubbliche amministrazioni (d.lgs. n. 97/2016), che risulterebbe oneroso senza il supporto di strumenti adeguati.

In conclusione, Roberto Failla ci tiene a ricordare che: “L’adozione della gestione documentale rappresenta sicuramente un passo importante verso la trasformazione in digitale”.