FAST: il progetto che supporta la transizione amministrativa e digitale dei piccoli Comuni

Il Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza offre numerose opportunità, ma presenta diverse sfide. È preoccupante che il 70% del numero totale dei Comuni italiani, corrispondente a 5.537 Comuni con meno di 5.000 abitanti su un totale di 7.904 Comuni, stia valutando la possibilità di rinunciare a rendere operativi i progetti del PNRR. Una scelta motivata dal numero esiguo di dipendenti, come evidenziato dai dati della Ragioneria Generale dello Stato, e dalla carenza di competenze digitali e di project management necessarie per affrontare la transizione digitale e amministrativa attesa. La necessità di supportare i piccoli Comuni nella transizione amministrativa e digitale si esprime anche nel progetto FAST Piccoli Comuni (nell’ambito del PON Governance e Capacità Istituzionale 2014-2020), che Formez PA sta realizzando, coadiuvando il  Dipartimento della Funzione Pubblica, all’interno della nuova Direzione Formazione, Capitale umano PA e Piccoli Comuni di Alessandro Benzia.

Si ricorda, comunque, che il PNRR ha investito su elementi strutturali come il personale e le infrastrutture fisiche e tecnologiche per rafforzare la capacità amministrativa dei piccoli Comuni, i quali affrontano la stessa complessità nella gestione dei servizi per i cittadini riscontrata nei grandi Comuni. Inoltre, il Formez PA ha concretizzato, in linea con le intenzioni del Dipartimento della funzione pubblica, un’attenzione verso i piccoli Comuni ulteriormente rafforzata dalla sua recente riorganizzazione, grazie alla conversione in legge del decreto-legge 22 aprile 2023, n. 44, che prevede “Disposizioni urgenti per il rafforzamento della capacità amministrativa delle amministrazioni pubbliche”.

Perché un progetto per i piccoli Comuni

Nei piccoli Comuni si concentra il 16,53% della popolazione italiana, corrispondente a circa 10 milioni di residenti su quasi 59 milioni. Questi Comuni, distribuiti in molte regioni da Nord a Sud, coprono una buona parte del territorio nazionale, rappresentando il 56% della superficie complessiva, pari a circa 165mila kmq. Il numero dei dipendenti è estremamente ridotto, con una media inferiore rispetto alla media italiana per le pubbliche amministrazioni locali: 4,8 dipendenti per mille abitanti nei piccoli Comuni in confronto a 5,4 nell’insieme dei Comuni italiani, secondo dati Anci. Considerando la tipologia di amministrazioni coinvolte, disomogenee per numero e competenze, “FAST Piccoli Comuni” si configura come un progetto complesso che richiede un’organizzazione articolata e un approccio metodologico specifico. La sua durata è prevista per oltre 3 anni, dal 2 maggio 2022 al 31 dicembre 2025.

Finalità del progetto e nota metodologica

Il progetto si articola in tre ambiti, ognuno con una specifica finalità:

• ambito A – riguarda la transizione digitale e ha l’obiettivo di sostenere i Comuni nella progettazione e nell’attuazione a livello locale di interventi previsti dal Piano Triennale per l’informatica nella PA;
• ambito B – è incentrato sulla transizione amministrativa e mira a supportare i Comuni nell’implementazione di processi di semplificazione amministrativa, attraverso l’analisi dei fabbisogni specifici di ciascun Comune;
• ambito C – offre supporto ai piccoli Comuni per migliorare le attività amministrative attraverso l’introduzione di tecnologie informatiche, con l’obiettivo di assistere i Comuni nel miglioramento della redazione degli atti amministrativi mediante la sperimentazione di una Piattaforma di Knowledge Management e Legal Desktop.

Sono pervenute oltre 1000 candidature da Comuni candidati singolarmente o in aggregazione, come Unioni di Comuni o associazioni di Comuni (la candidatura in aggregazione era uno dei requisiti preferenziali, funzionale alla possibilità di realizzare attività in comune). In totale, sono stati selezionati: 285 piccoli Comuni per il percorso verso la digitalizzazione (ambito A), di cui solo 81 fanno parte di aggregazioni di Comuni, presenti soprattutto in Piemonte, Lombardia e nelle Marche; 250 Comuni per il percorso verso la transizione amministrativa (ambito B) e 434 Comuni pronti per sperimentare l’utilizzo delle tecnologie informatiche (ambito C). Inizialmente era prevista l’ammissione di 100 candidature per l’ambito C; successivamente è stato deciso, in accordo con il Dipartimento della Funzione Pubblica, di accettare tutte le candidature pervenute (434 Comuni ammessi), sebbene la maggior parte delle amministrazioni sia ancora in attesa dello scorrimento della graduatoria.

Per raggiungere i tre obiettivi macro, il progetto si avvale di un approccio metodologico basato sull’analisi del fabbisogno dei Comuni, il confronto con gli stakeholder regionali e locali, la creazione di Piani di Lavoro, di task force territoriali e la co-progettazione di microprogetti con i Comuni ammessi.

Si è pensato anche di utilizzare dei momenti di progettazione data driven, basata sui dati reperibili online, sulle attività già svolte o in corso, al fine di adattare la progettazione esecutiva del progetto “Fast Piccoli Comuni” alle reali esigenze. Per questo, sono stati consultati database già disponibili in rete ed esposti in formato aperto da alcune delle principali organizzazioni nazionali che si occupano di tematiche digitali, come il Ministero delle Imprese, la Ragioneria Generale dello Stato, l’Istat, il Dipartimento per la Trasformazione Digitale, l’AgID e, relativamente a quanto di competenza, anche l’ANAC. Ad esempio, incrociando i dati di AgID, si è notato che nonostante il 94% dei Comuni candidati all’ambito A abbia già aderito alla piattaforma SPID, il 73% di questi non espongono i servizi digitali sul proprio sito web.

Ambito A: verso la transizione digitale

Le prime attività sono state realizzate secondo il seguente calendario: a settembre 2022 è stata avviata la manifestazione di interesse; a dicembre 2022 è stata pubblicata la graduatoria dei Comuni ammessi; nello stesso mese è iniziata l’attività di assessment digitale; a febbraio 2023 sono state presentate le attività ai Comuni ammessi; a marzo 2023 è stato avviato un ciclo di webinar su temi di interesse; tra maggio e settembre 2023 sono state avviate attività di coprogettazione e realizzazione dei microprogetti con i Comuni.

Al fine di supportare i piccoli Comuni nella transizione digitale, sono stati avviati due percorsi: facilitare la transizione al digitale; accompagnare la transizione digitale.

Per facilitare la transizione, è stato deciso di creare delle task force territoriali, formate da esperti di processo e di contenuto con competenze tecniche informatiche, giuridiche, amministrative e organizzative. Queste task force supportano attivamente i piccoli Comuni in tutte le fasi di realizzazione dei microprogetti, fornendo assistenza sia a distanza che in presenza. Sono stati attuati interventi di supporto attraverso una rete di facilitatori digitali sul territorio ed è stato creato un help desk per l’orientamento ai piccoli Comuni che offre attività di ascolto, orientamento a distanza e promuove le attività di accompagnamento, oltre ad essere un luogo di produzione di materiali informativi e di condivisione delle buone pratiche.

L’accompagnamento alla transizione digitale inizia con l’assessment digitale e l’ascolto del territorio, attraverso interviste, questionari e focus group con il personale, al fine di comprendere i punti di forza e le criticità delle amministrazioni.  Durante la fase di attuazione, che prevede la realizzazione dei microprogetti con i piccoli Comuni, gli stessi sono stati affiancati da attività on the job e coaching sul tema. Gli interventi si concentrano principalmente sul rispetto degli obblighi di legge, come la predisposizione del Piano Triennale per la Transizione Digitale, la realizzazione di siti web coerenti con le Linee guida di design per i servizi digitali della PA di AgID, l’adesione a piattaforme abilitanti (SPID, PagoPA, CIE, App IO, ANPR), la dematerializzazione dei documenti. I temi dei progetti individuati non derivano solo dagli obblighi normativi, ma anche da esigenze concrete dei Comuni, come scrivere un piano di comunicazione dei servizi on line.

Gli ambiti di intervento possono essere i più vari; ad esempio, le amministrazioni che non hanno ancora sviluppato il Piano Triennale per l’informatica previsto dal CAD potrebbero implementare un microprogetto volto a creare e adottare il Piano, seguendo il format ufficiale fornito da AgID.

Questi i risultati ottenuti a ottobre 2023 per l’ambito A:

• 285 Comuni selezionati
• 8 webinar e 193 Comuni coinvolti
• 58 assessment digitali
• 67 Piani di Lavoro approvati
• 46 microprogetti realizzati
• 103 funzionari coinvolti nei microprogetti

Ambito B: verso la transizione amministrativa

Il calendario di attuazione è simile a quello dell’ambito A: a settembre 2022 è stata avviata la manifestazione di interesse e a dicembre sono stati pubblicati gli elenchi dei comuni ammessi alle attività; a febbraio 2023 sono stati svolti i primi webinar per presentare le attività; a marzo 2023 è iniziato il lavoro con 250 Comuni, e a maggio 2023 soni stati redatti i primi piani di lavoro per avviare le attività di accompagnamento sul territorio.

I piccoli enti locali spesso faticano a seguire gli elementi normativi, processi, trasformazioni nazionali e regionali: si pensi, ad esempio, che solo il 30% dei Comuni con meno di 5.000 abitanti ha un segretario amministrativo.

Sono state raccolte le richieste prioritarie di semplificazione dei procedimenti amministrativi in materia di ambiente, sportello unico per le attività produttive ed edilizia. L’affiancamento in questo caso si concentra sulla gestione dei procedimenti, la riorganizzazione delle pratiche, la riduzione dei costi e dei tempi delle procedure che coinvolgono sia questioni interne all’amministrazione (endoprocedimenti), sia il rapporto con cittadini e imprese. La semplificazione non può essere ottenuta solo attraverso decreti o leggi, richiede una comprensione dei meccanismi comportamentali umani. L’obiettivo è facilitare il lavoro del personale delle pubbliche amministrazioni e promuovere la cooperazione tra i diversi livelli di governo. Sono state istituite task force regionali territoriali composte da esperti con competenze multidisciplinari, in grado di operare sugli ambiti ritenuti di maggiore interesse dalle amministrazioni coinvolte nel progetto, come norme di semplificazione, procedimenti amministrativi, autorizzazioni, sportelli unici e relazioni con gli enti coinvolti nei procedimenti.

Questi i risultati ottenuti a ottobre 2023 per l’ambito B:

• 250 Comuni selezionati
• 15 seminari informativi e 196 Comuni coinvolti
• 169 Comuni che hanno risposto alla rilevazione dei fabbisogni online
• 37 Piani di Lavoro approvati

Ambito C: miglioramento delle attività amministrative attraverso l’uso delle tecnologie informatiche

Anche qui, in linea con gli altri ambiti, a settembre 2022 è stata avviata la manifestazione di interesse e si è dato inizio allo sviluppo della piattaforma e alla raccolta dei materiali per la dematerializzazione. A ottobre 2022 è stata pubblicata la graduatoria e a novembre 2022 sono stati svolti 6 webinar di presentazione per coinvolgere i Comuni interessati. Nei prossimi mesi la piattaforma sarà presentata ai Comuni al fine di raccogliere i primi feedback e successivamente saranno avviate le attività di formazione per il suo utilizzo da parte dei Comuni.

La sperimentazione prevede la creazione di una piattaforma di knowledge management composta da un portale informativo personalizzato e un Legal desktop che utilizzano l’intelligenza artificiale, in grado di fornire proposte e indirizzare le informazioni e le notizie. Nel portale informativo personalizzato, infatti, i Comuni partecipanti troveranno collegamenti a siti di interesse, portali istituzionali, riviste di settore e linee guida istituzionali.

La parte più sfidante della piattaforma è il Legal desktop, in cui l’intelligenza artificiale assisterà i dipendenti dei Comuni nella redazione degli atti. Questo avverrà partendo da un archivio normativo integrato che comprende riferimenti nazionali, regionali e comunali. La piattaforma, basata sull’apprendimento automatico, sull’elaborazione del linguaggio naturale (NLP) e sulla comprensione semantica, mira ad integrarsi con diverse banche dati per comprendere le richieste espresse in linguaggio naturale. L’obiettivo è fornire un modello utile per definire gli elementi amministrativi specifici relativi all’atto su cui si sta lavorando.  Formez sta lavorando per dematerializzare e digitalizzare gli atti specifici di ciascun Comune, in modo che possano diventare il punto di partenza per la redazione degli atti individuali. Finora, sono stati raccolti e dematerializzati 217.000 documenti relativi a delibere e altri atti dei Comuni, provenienti da poco più di 200 Comuni coinvolti. Questo lavoro sarà esteso a ogni singolo Comune.

Il Legal desktop, tramite l’intelligenza artificiale, guiderà gli utenti nella corretta redazione e interpretazione degli atti amministrativi, fornendo tutte le informazioni necessarie senza la necessità di ulteriori ricerche. Saranno disponibili filtri di raffinamento per le ricerche, invio di e-mail e altre funzionalità specifiche.

Questi i risultati ottenuti a ottobre 2023 relativi all’ambito C:

• 434 Comuni selezionati
• 248 Comuni coinvolti con l’acquisizione di 217.000 documenti in piattaforma
• Sviluppati 4 moduli della piattaforma: Information Portal; Communities Portal; Legal Desktop; PNRR Managing & Monitoring

Conclusioni

In conclusione, solo partendo dall’analisi dei fabbisogni dei Comuni e dalla definizione di intervento, dalla co-creazione e messa a punto di idee progettuali, e dal rafforzamento delle competenze, sarà poi possibile attivare microprogetti di trasformazione digitale, adattandoli allo stadio di avanzamento della digitalizzazione di ciascun Comune. Il futuro di questi progetti, e della pubblica amministrazione in generale, probabilmente risiede nell’abilità di combinare diversi elementi: competenze di project management e digitali, metodologie affidabili, nonché servizi di prossimità e l’accompagnamento costante ai Comuni di Formez PA.