La digitalizzazione della gestione documentale nella pubblica amministrazione è essenziale per l’efficacia dell’azione amministrativa. Nel 2021 AgID ha pubblicato le “Linee guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, che forniscono alle pubbliche amministrazioni suggerimenti pratici e interpretativi per l’applicazione di standard, modalità di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni comunemente scambiate tra le PA e associate ai documenti protocollati, regole per il sistema di conservazione. Un approfondimento su quali sono gli aspetti e i requisiti che le soluzioni di gestione documentale e protocollo informatico devono rispettare per sostenere la trasformazione in atto nella pubblica amministrazione è contenuto in un utile e-book gratuito, disponibile nella libreria online di FPA.

Ma su quanto l’evoluzione normativa sia in linea con la veloce evoluzione delle soluzioni digitali in materia, si interroga Francesco Giachi, CEO di Dgroove, in questa intervista fatta negli studi di FORUM PA POP a FORUM PA 2024.”Gli aspetti normativi e tecnologici spesso non sono sincronizzati” ci racconta.

Gestione documentale digitale: le nuove sfide normative e tecnologiche

“Uno degli aspetti principali dal punto di vista normativo, che caratterizzerà l’evoluzione del sistema Paese e della gestione documentale della pubblica amministrazione nei prossimi anni, riguarda l’interoperabilità”, afferma Francesco Giachi.

Questo implica l’omogeneizzazione dei dati, la possibilità per le amministrazioni di dialogare tra loro tramite protocolli comuni. Le piattaforme di gestione documentale devono, dunque, rispondere a criteri di funzionalità, efficienza e inserirsi in un contesto normativo e strategico ben definito.

Con molte soluzioni di gestione documentale che risalgono a 20 anni fa, la sfida tecnologica è rinnovare il parco tecnologico. È necessario proporre soluzioni innovative che garantiscano la validazione dei dati attraverso nuove infrastrutture. Le piattaforme moderne devono affrontare la personalizzazione dei flussi di lavoro, includere accesso remoto, disponibilità su cloud, workflow innovativi, interfacce moderne e compatibilità con dispositivi mobile.

Per Giachi, rimane cruciale l’uso dell’intelligenza artificiale per automatizzare i processi di riconoscimento delle preferenze degli utenti; l’adozione di sistemi di workflow innovativi, ovvero software in grado di supportare l’applicazione di gestione documentale nella creazione di processi personalizzati; la creazione di interfacce utente per i servizi della PA.

Whitepaper

Gestione documentale 2024 – 2026

Nell’ e-book, a cura di Dgroove, un focus sull’evoluzione della gestione documentale e protocollo informatico in linea con quanto previsto…

4 Giugno 2024

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Docsuite Next: efficienza e innovazione nella gestione documentale

Dgroove ha da poco lanciato DocSuite Next, un aggiornamento della storica DocSuite PA. Rispetto alla precedente versione, questa offre un’esperienza utente completamente nuova e ottimizzata. La nuova interfaccia è molto più user-friendly, con grafiche innovative che ne semplificano l’utilizzo. È stato introdotto un sistema di workflow open source, che permette non solo la creazione di processi personalizzati ma anche l’interoperabilità con sistemi terzi. La Next sarà disponibile come soluzione Software as a Service (SaaS), un concetto sempre più diffuso nella pubblica amministrazione. Infine, spiega Giachi, è stata predisposta l’architettura AI–ready per adattarsi ai progressi della generative AI, in attesa che il Regolamento AI Act stabilisca l’impiego dell’intelligenza artificiale in Europa.

Il software, essendo basato su microservizi, è predisposto per essere estremamente flessibile, adattabile a nuovi sviluppi tecnologici e a una serie di altre funzionalità. Sarà possibile studiare la soluzione migliore, selezionarla e integrarla nel software grazie alla collaborazione con la pubblica amministrazione.