PA interoperabile, esperienze e soluzioni per la gestione documentale. Sintesi dell’evento FPA e Dgroove

La gestione documentale nella pubblica amministrazione è caratterizzata da una crescente complessità delle normative, evolute negli ultimi anni, a fronte della necessità di garantire autenticità e accessibilità dei documenti digitali, a lungo termine, e della sfida per realizzare una PA interoperabile. Lo ha sottolineato Mariella Guercio, Presidente del Comitato tecnico-scientifico ANAI, in aperura dell’evento che FPA ha organizzato in collaborazione con Dgroove lo scorso 7 novembre, dal titolo “Gestione documentale: esperienze e soluzioni per una PA interoperabile”. La prof. Guercio ha ricordato come il Regolamento europeo eIDAS (Regolamento UE 2024/1183) e il Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005) rappresentino i pilastri fondamentali per la gestione documentale nella PA italiana. Queste normative fissano gli standard per la formazione, gestione e conservazione dei documenti digitali e stabiliscono requisiti per firme elettroniche e sistemi di certificazione dell’identità digitale, ma il tema è molto più ampio ed è per questo che si è scelto di affrontare, nel corso del convegno, tre focus tematici: protocollo, pec, repertori e fascicoli; conservazione; atti, delibere e determine. I tre focus hanno permesso di evidenziare le problematiche chiave e approcci risolutivi nella gestione documentale della PA.

Protocollo, pec, repertori e fascicoli

Mariella Guercio è stata chiara fin dalle prime battute, evidenziando come il sistema di gestione documentale debba fungere da “ancoraggio archivistico”, garantendo l’integrità e il valore legale dei documenti nel tempo: “Nel contesto di una visione a lungo termine, se non abbiamo costruito un buon sistema di gestione documentale, non manteniamo la capacità di comprendere e ritrovare il documento, neanche nei sistemi di conservazione per come sono attualmente fatti”.

Non a caso, uno degli aspetti fondamentali emersi è proprio l’importanza del protocollo informatico, che garantisce l’autenticità e la sequenza cronologica dei documenti. “Il protocollo informatico non è solo un obbligo normativo – ha tenuto a puntualizzare Mariella Guercio nel corso del confronto –   ma un sistema che certifica l’esistenza e la sequenza cronologica di un documento, ne garantisce l’autenticità e permette una gestione integrata anche in contesti complessi”.

La gestione di protocolli, PEC e fascicoli rappresenta il fondamento per la tracciabilità e l’integrità dei documenti nella PA. Il protocollo informatico certifica l’esistenza e la sequenza temporale di ogni documento, garantendo trasparenza e accessibilità. L’integrazione della PEC consente inoltre di uniformare il flusso di comunicazioni ufficiali, assicurandone la conformità agli standard dell’AgID. Questo approccio non solo facilita la tracciabilità dei documenti, ma consente anche una maggiore efficienza nelle operazioni quotidiane. Un esempio pratico è stato presentato da Francesco Giachi, che ha spiegato come la gestione integrata della PEC abbia permesso ad alcune amministrazioni di ridurre drasticamente i tempi di risposta, migliorando l’interazione con i cittadini. “L’integrazione della PEC è stata un punto di svolta per molte PA, permettendo di rendere le comunicazioni più rapide e trasparenti” ha condiviso Giachi con i partecipanti all’evento.

La conservazione dei documenti

La conservazione digitale è stata poi affrontata come un altro elemento chiave. Guercio ha illustrato il concetto di “interoperabilità nel tempo”. In questo senso, il ‘Progetto Poli di conservazione’, menzionato durante il convegno, rappresenta un esempio di collaborazione tra AgID, Archivio Centrale dello Stato e altre istituzioni per garantire la conservazione dei documenti in modo interoperabile e sostenibile, in modo da affrontare in modo proattivo le sfide future della conservazione digitale. “Fondamentale capire una cosa: conservare non significa semplicemente ‘salvare’ un documento; significa renderlo interoperabile nel tempo, assicurando che possa essere compreso e recuperato anche in ambienti tecnologici futuri”.

Le Linee guida AgID richiedono l’adozione di standard di interoperabilità per preservare il valore legale e la leggibilità dei documenti nel lungo periodo.  Va infatti garantita una conservazione non semplicemente formale, ma effettiva, che assicuri la continuità del valore probatorio dei documenti digitali. “La conservazione non può essere relegata a una semplice archiviazione. È necessario assicurare che i documenti restino accessibili e autentici anche in un contesto tecnologico in continua evoluzione” ha sottolineato la prof. Guercio.  

Gestione di atti, delibere e determine

Francesco Giachi, CEO di Dgroove, e Paolo Pieracci, vicedirettore generale di ENPACL, hanno discusso le modalità di gestione degli atti amministrativi digitali, evidenziando l’importanza della personalizzazione dei flussi di lavoro. Giachi ha sottolineato l’importanza di passare da una semplice conformità normativa a una governance centrata sul cittadino. “La digitalizzazione dei processi amministrativi è fondamentale per rendere la PA più accessibile e veloce. La gestione documentale non può essere rigida; deve adattarsi alle esigenze specifiche di ciascun ente” ha ricordato Paolo Pieracci citando l’esperienza del proprio ente.

Un esempio concreto di questo approccio è stato il caso di ENPACL, dove l’implementazione di un sistema personalizzato per la gestione delle delibere ha ridotto i tempi di approvazione del 30%, migliorando la trasparenza delle decisioni. Pieracci ha spiegato come l’adozione di un sistema flessibile abbia permesso di semplificare il flusso di approvazione, eliminando passaggi burocratici inutili e rendendo il processo più snello ed efficace, illustrando come: “La nostra esperienza ha dimostrato che personalizzare i flussi di lavoro porta a vantaggi significativi in termini di efficienza operativa e qualità del servizio al cittadino”.

La tecnologia Dgroove: Docsuite Next

Docsuite Next di Dgroove è stata presentata come una piattaforma documentale modulare in grado di rispondere alle esigenze di gestione della PA. Luca Tonini e Giordano Colasanti, rispettivamente Service Manager e Customer Care Specialist di Dgroove, hanno illustrato come la piattaforma consenta di gestire ogni fase del ciclo di vita dei documenti, dalla creazione alla conservazione, con un’interfaccia intuitiva e moduli configurabili. “Docsuite Next mette l’utente al centro: l’interfaccia è semplice e intuitiva, progettata per consentire anche agli operatori meno esperti di gestire documenti in modo rapido e sicuro”, ha spiegato Luca Tonini.

Docsuite Next include infatti moduli per la gestione di protocolli, PEC, fascicoli, repertori e atti, tutti integrati per supportare la collaborazione e l’efficienza. Tra le funzionalità principali vi sono il Designer dei Workflow, che consente di creare flussi di lavoro personalizzati, e la gestione avanzata dei metadati, che facilita la classificazione e la ricerca dei documenti. La piattaforma è inoltre conforme alle Linee guida AgID e supporta l’integrazione delle firme digitali, semplificando la condivisione e l’approvazione dei documenti.

“Docsuite Next è stata costruita per adattarsi alle esigenze specifiche degli enti, riducendo i tempi di gestione documentale e migliorando l’efficienza operativa, come nel nostro caso di ENPACL” ha sottolineato Paolo Pieracci, chiamando in causa la propria esperienza personale per sottolineare come Docsuite Next includa moduli per la gestione di protocolli, PEC, fascicoli, repertori e atti, tutti integrati per supportare la collaborazione.

Conclusioni

Il convegno ha evidenziato come una gestione documentale strutturata e una tecnologia avanzata possano trasformare i processi della pubblica amministrazione, rendendoli più efficienti, trasparenti e interoperabili. Docsuite Next rappresenta un esempio concreto di come la tecnologia possa rispondere alle sfide della PA, offrendo una soluzione flessibile e conforme alle normative, per semplificare la gestione dei flussi documentali.

L’adozione di soluzioni come Docsuite Next permette di ridurre i tempi di gestione, garantire la trasparenza e migliorare la qualità dei servizi ai cittadini, contribuendo così a costruire una PA più moderna, accessibile e vicina alle esigenze di imprese e comunità.