Gestione documentale, Guarino (Interzen): “Un approccio multilivello per la trasformazione”

La gestione documentale è un elemento fondamentale per la pubblica amministrazione: costituisce la base su cui poggiano i processi di digitalizzazione dei servizi, l’incremento dei dati prodotti e le esigenze di trasparenza e accountability. In questo contesto in continua evoluzione, tra normative sempre più specifiche e sfide tecnologiche crescenti, FPA ha intervistato Carlo Guarino, CEO di Interzen, per fare il punto sulle principali sfide nel settore e come le tecnologie oggi disponibili possono aiutare le PA a rispondere.

Dall’esperienza nel privato alle soluzioni per la PA

Fondata nel 1996 come società di consulenza informatica, Interzen è partita dallo sviluppo di progetti web-based fino a specializzarsi nella digitalizzazione documentale per la pubblica amministrazione. Guarino ha ripercorso con noi le tappe principali di questo percorso. “Nel 2003 è nata la nostra suite ZenShare partendo da un progetto cliente di una intranet, che poi si è evoluta fino a diventare oggi una suite di soluzioni come la gestione documentale, protocollo informatico, CRM, Project Management e fatturazione elettronica”.

Un passaggio cruciale è avvenuto nel 2009, quando l’azienda ha iniziato ad erogare la suite in cloud, avviando la trasformazione da Software House a Vendor House. L’ingresso nel settore della PA è stato quasi spontaneo: Interzen ha iniziato a lavorare con la pubblica amministrazione, non attraverso una strategia commerciale diretta, ma grazie alla visibilità ottenuta dall’offerta innovativa in cloud per il protocollo informatico.

Il punto di svolta è arrivato nel 2020, in piena pandemia, quando l’azienda ha iniziato a investire specificamente nel settore: “Abbiamo iniziato a capire che potevamo svolgere un ruolo importante nel processo di digitalizzazione della PA mettendo a disposizione la nostra esperienza maturata nel settore privato”,​ ci ha raccontato Carlo Guarino. Questo ha portato allo sviluppo di ZenShare Up, una piattaforma dedicata alla pubblica amministrazione, compliance con le normative vigenti e basata su un’architettura ospitata su Microsoft Azure.

Lanciata ufficialmente a gennaio 2025 dopo quattro anni di sviluppo, ZenShare Up conta già otto clienti tra municipalizzate e società partecipate dalla PA.

Un approccio multilivello alla trasformazione digitale

La strategia di Interzen si articola su tre livelli fondamentali: strategico, tecnologico e strumentale.

A livello strategico, l’azienda affianca il responsabile della transizione digitale nella mappatura e nell’automatizzazione dei processi degli enti pubblici, fornendo un supporto concreto nella pianificazione e implementazione dei cambiamenti organizzativi.

A livello tecnologico, Interzen promuove soluzioni cloud native, basate su  un’architettura di microservizi, presupposto fondamentale per l’interoperabilità. Questo approccio, infatti, facilita l’integrazione sia con i sistemi interni all’ente che con le piattaforme esterne messe a disposizione dalla PA centrale.

A livello strumentale, fornisce moduli integrati per gestione documentale, protocollo informatico, governance, workflow, cybersecurity e conservazione digitale

Particolare attenzione viene dedicata alla sicurezza informatica, con l’integrazione di sistemi SIEM (Security Information and Event Management) per il monitoraggio dei log e la prevenzione di attività fraudolente. La soluzione è particolarmente versatile, perché prevede sia l’integrazione con il SIEM esterno di un partner o direttamente con lo stesso Ente, se quest’ultimo ha già a disposizione un SIEM per il monitoraggio dei log.

Un implementazione modulare per diverse esigenze

La complessità della gestione documentale nelle PA, spesso caratterizzata da sistemi obsoleti e non comunicanti, richiede un approccio graduale e strutturato. Interzen ha pertanto sviluppato un modello di implementazione per fasi:

1. Compliance normativa: la prima fase riguarda l’adeguamento ai requisiti di legge dei sistemi in dotazione all’ente. Quindi con sistemi di gestione documentale e protocollo conformi alle nuove linee guida AgID, al CAD e TUDA.
2. Interoperabilità: il secondo passo è volto all’integrazione tra i sistemi attraverso web services, consentendo uno scambio fluido di informazioni tra diverse piattaforme.
3. Automazione dei processi: questa fase si concentra sulla mappatura e digitalizzazione dei procedimenti amministrativi. Ogni procedimento amministrativo ha le sue procedure e queste vengono implementate ed automatizzate attraverso un modulo BPM (Business Process Modeler).
4. Case management: per la gestione delle pratiche, Interzen ha sviluppato funzionalità specifiche che seguono l’intero ciclo di vita di una richiesta, dal protocollo all’apertura del caso, quindi alla gestione del fascicolo, l’aggancio della pratica al procedimento, collegato a sua volta alla procedura e quindi al workflow.

Le sfide della digitalizzazione: oltre i sistemi legacy

Nel percorso di digitalizzazione, le PA si trovano ad affrontare una serie di problematiche ricorrenti. Interzen ne ha identificate cinque:

1. La mancanza di competenze digitali e la necessità di formazione del personale.
2. La resistenza al cambiamento culturale all’interno delle organizzazioni.
3. Le questioni legate alla sostenibilità economica e all’accesso ai finanziamenti.
4. L’importanza della sicurezza e protezione dei dati.
5. La complessità della governance e del monitoraggio.

Per rispondere a queste sfide, l’azienda propone un approccio che integra tre componenti fondamentali: tecnologica, con attività di Project Management e formazione; culturale, attraverso interventi di change management; normativa, con formazione specifica sui requisiti di legge in ambito documentale.

Per approfondire questi temi, FPA e Interzen hanno organizzato un webinar gratuito dal titolo: “Linee Guida AgID sul documento informatico: attuazione e casi d’uso“. L’incontro si terrà online il 26 marzo dalle 11 alle 12. Qui è possibile iscriversi.