Notifiche telematiche, oltre 2 milioni in ambito penale: l’analisi di Invitalia

La digitalizzazione della giustizia sta consentendo di rivoluzionare i flussi di comunicazione e le procedure legate al processo penale.

In particolare, il progetto “Giustizia Digitale” è un esempio di collaborazione virtuosa tra Invitalia (l’Agenzia governativa per lo Sviluppo) e Direzione Generale dei Sistemi Informativi Automatizzati (DGSIA) del Ministero della Giustizia, che ha messo a fattor comune la capacità organizzativa e gestionale dell’una e le competenze e gli asset tecnologici dell’altra, portando verso una dematerializzazione completa del flusso di invio delle Notifiche anche in ambito penale, riducendo il divario tecnologico tra giustizia civile e giustizia penale.

Questo processo di informatizzazione risponde all’esigenza sempre più pressante di snellire le procedure e velocizzare i tempi della giustizia.

Il progetto “Giustizia Digitale” si inquadra tra le azioni poste in essere dal Protocollo d’intesa tra il Ministro della Giustizia e il Ministro per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione, stipulato il 26 novembre 2008, per realizzare un “Piano straordinario per la digitalizzazione della giustizia”, con una dotazione finanziaria complessiva di 10 milioni di euro .

L’uso esclusivo della Posta Elettronica Certificata (PEC) per l’invio di “notificazioni a persona diversa dall’imputato”, previsto dal 15 dicembre 2014 (art. 16 del D.L. 179/2012), ha poi dato ulteriore impulso a questo processo di digitalizzazione.

Addio carta con le notifiche telematiche

Per velocizzare i processi interni e ridurre i documenti cartacei, la DGSIA del Ministero della Giustizia ha realizzato un Sistema di notificazioni telematiche in ambito penale, denominato SNT (Sistema Notifiche Telematiche).

SNT è l’applicativo utilizzato a livello nazionale, con il quale, da dicembre 2014, sono state inviate via PEC oltre 2 milioni di Notificazioni agli avvocati e di Comunicazioni tra Uffici giudiziari e altre Amministrazioni (Carabinieri, Polizia, Istituti penitenziari, ecc.), eliminando le trasmissioni cartacee e via fax e garantendo la certezza della ricezione da parte del destinatario.

La diffusione di SNT è uno dei risultati della collaborazione tra Invitalia e la DGSIA, iniziata a dicembre 2013, con la firma della Convenzione “Giustizia Digitale” e conclusasi a dicembre 2015. Invitalia ha affiancato il Ministero in tutte le fasi del processo di diffusione del Sistema, pianificando le attività e monitorando l’andamento del progetto, dall’acquisto delle postazioni di lavoro fino al rilascio del Sistema , proponendo e realizzando le opportune soluzioni in caso di criticità.

Il progetto – ambizioso per l’elevato numero di soggetti istituzionali coinvolti, per l’impatto tecnologico sugli operatori e per il cambiamento organizzativo previsto – ha presentato numerose difficoltà, sia a causa della distribuzione geografica degli Uffici giudiziari, sia per la articolata organizzazione amministrativa degli Uffici, sia infine per la necessità di scardinare prassi consolidate che prevedevano solo comunicazione cartacee.

Invitalia ha raccolto i dati di oltre 5.000 utenti preposti all’invio telematico delle notifiche, verificandoli e validandoli, anche per il rilascio della firma digitale remota, indispensabile per la convalida dell’atto da notificare. Ha inoltre gestito l’amministrazione del Sistema, per la configurazione e predisposizione applicativa, inserendo circa 230 uffici e 3.600 utenti, e ha supportato l’area penale del Ministero della Giustizia nella definizione delle procedure di gestione di SNT.

Costante è stata la sensibilizzazione e il supporto agli Uffici giudiziari, con un help-desk per gli utenti, interventi in loco, webinar e formazione a distanza per i responsabili degli uffici, azioni tutte finalizzate a riorganizzare i flussi di lavoro in seguito all’introduzione del nuovo sistema informatico.

Invitalia ha realizzato il portale informativo sul Sistema di Notifiche Telematiche Penali, ha organizzato i corsi di formazione d’aula e ha progettato e creato moduli multimediali di e-learning rivolti al personale di giustizia (cancellieri e operatori giudiziari).

Particolare rilievo ha avuto l’affiancamento del personale in servizio presso le cancellerie dei magistrati, allo scopo di massimizzare i benefici e minimizzare i rischi legati ai cambiamenti organizzativi.

Grazie al supporto di Invitalia, gli Uffici giudiziari sono stati in grado di rispettare la scadenza normativa e di inviare le notifiche penali tramite posta elettronica certificata, rendendo più efficiente il processo di gestione degli avvisi sia verso gli avvocati sia verso altri uffici giudiziari.

Risultati

Gli Uffici giudiziari coinvolti nel progetto sono in totale 485, così suddivisi: Suprema Corte di Cassazione, Procura presso la Suprema Corte di Cassazione, 29 Corti d’Appello, 29 Procure Generali, 140 Tribunali ordinari, 140 Procure della Repubblica, 29 Tribunali per i minorenni, 29 Procure presso il Tribunale dei minorenni, 29 Tribunali di Sorveglianza, 58 Uffici di Sorveglianza, che rappresentano la totalità degli Uffici giudiziari nazionali della giustizia penale.