Un travel management nella PA: lo studio di AIRPLUS, Osservatori Digital Innovation e FORUM PA

Presentato in anteprima a FORUM PA 2015, lo studio analizza le esigenze e le problematiche del settore nella gestione delle trasferte e la necessità nel mettere in atto la digitalizzazione dei processi.

In uno scenario particolarmente complesso e frammentato come quello della PA italiana AirPlus International Italia – multinazionale specializzata in soluzioni di pagamento e analisi delle spese di viaggio d’affari – in collaborazione con gli Osservatori Digital Innovation della School of Management del Politecnico di Milano e FORUM PA ha sviluppato la ricerca “Il Travel Management nella PA“, una fotografia attuale dei trend e dei bisogni della PA in tema di gestione e pagamento delle spese di viaggio. A fronte della revisione di spesa, lo studio evidenzia le necessità del settore pubblico di attuare processi amministrativi integrati capaci di favorire i principi di correttezza amministrativa, trasparenza, efficacia ed efficienza anche nell’ambito viaggi e trasferte, facendo uso di soluzioni tecnologiche abilitanti, quali i pagamenti elettronici.

Tra gli obiettivi della PA infatti si rileva un 42% che punta a ridurre i tempi di gestione con l’introduzione di soluzioni IT, un 48% a raggiungere una contabilizzazione chiara delle spese e un 38% un controllo sulla gestione delle stesse per un’amministrazione più efficace, veloce e trasparente delle spese di viaggio.

Puntare all’efficienza dei processi interni è il primo passo, già iniziato in alcuni settori della PA, verso lo sviluppo di strategie di risparmio e miglioramento; il secondo è dotarsi di una tecnologia e soluzioni adeguate che siano in grado di efficientare e semplificare determinati processi amministrativi.

Lo studio, condotto su 67 enti del settore pubblico appartenenti alla PA centrale, locale, enti di ricerca, Agenzie Governative e Sanità, ha mostrato come il 38% delle istituzioni si avvalga dell’intermediazione di un’agenzia di viaggi, centralizzando su di essa le fasi di prenotazione e organizzazione, e il 46% degli Enti demandano alle Travel Agency l’aspetto di gestione del pagamento delle spese pre-viaggio. Sono il 33% le istituzioni che hanno dichiarato che l’organizzazione e prenotazione è affidata, invece, ai singoli dipendenti.

Oltre una pubblica amministrazione su quattro (29%) afferma, infine, che nella propria struttura esiste un ufficio con funzioni di travel management, deputato all’organizzazione delle trasferte.

Quasi la metà dei dipendenti pubblici anticipa le spese di prenotazione delle trasferte e circa la totalità se ne fa carico durante il viaggio.

Proprio l’aspetto della gestione dei pagamenti dei viaggi diviene un fattore critico per molte PA che non hanno ancora introdotto sistemi digitali unici, completi e integrati per l’amministrazione di quest’area. E’ durante la trasferta che il dipendente pubblico si fa maggior carico dei costi: infatti,nel 91% degli intervistati le spese “on trip” vengono pagate direttamente dai dipendenti pubblici in missione di lavoro.

Il 61% riconosce nell’esborso da parte dei dipendenti la principale problematica legata alla gestione delle trasferte.

Ne consegue che in ambito travel management l’esborso economico personale dei dipendenti in trasferta viene segnalato dai rispondenti (61%) come la principale criticità a cui le Pubbliche Amministrazioni oggi devono far fronte e le cui cause sono da ricercare nelle modalità stesse di gestione delle spese di viaggio.

Esiste poi una difficoltà di integrazione tra sistemi informativi diversi, dichiarata dal 33% degli intervistati, a cui fanno seguito eccessivi tempi amministrativi per gestire il processo delle trasferte (31%) spesso dovuti a un’elevata frammentazione delle funzioni ICT, alla mancanza di eterogeneità dei processi e, in alcuni casi, dall’assenza stessa di specifiche soluzioni a supporto. Ciò comporta anche una difficoltà di contabilizzazione dei documenti relativi alle trasferte e dei pagamenti puntuali dei fornitori (8% per entrambi), fino ad arrivare al 4% della Pubbliche Amministrazioni che dichiarano di non avere nessun tipo di controllo sulla spesa.

Se si analizza più da vicino la ‘maturità digitale’ del settore pubblico e quindi il livello di adozione di strumenti IT nella gestione delle trasferte ci si rende conto che essi sono già stati introdotti in quasi la metà dei rispondenti, sia per quanto riguarda la prenotazione dei viaggi (45%), sia per la gestione dei rimborsi delle spese (43%). Tra gli Enti non ancora informatizzati è forte l’interesse verso questo tipo di soluzioni, soprattutto a supporto della gestione dei rimborsi spese (41%).

Secondo Paolo Catti, Direttore della Ricerca degli Osservatori Digital Innovation della School of Management del Politecnico di Milano, è interessante “notare come nella PA italiana si stia assistendo a una crescente sensibilità nei confronti degli strumenti ICT a supporto dei processi, anche quelli di gestione di viaggi e missioni. I principali sviluppi futuri si basano sull’introduzione di innovazioni digitali, che prevedono una revisione dei processi di gestione dei rimborsi spese e delle prenotazioni e di strumenti di pagamento elettronico per le spese di viaggi/missioni, che consentirà di ridurre l’esborso personale dei dipendenti”.

Pagamenti elettronici e carte di credito virtuali sono gli strumenti abilitanti per una gestione ottimale delle spese di trasferta

Nello studio appare costante il concetto di come una gestione più efficiente delle spese di viaggio passi attraverso l’introduzione di strumenti che da un lato facilitino il controllo, la trasparenza e l’integrazione dei sistemi dell’Ente e dall’altro riducano l’esposizione economica diretta del personale. Tra gli strumenti per la realizzazione di un Pubblica Amministrazione sempre più digitale e una gestione delle spese di viaggio sempre più efficiente, un ruolo strategico è giocato dai pagamenti elettronici e tra questi le carte di credito virtuali e carte lodge, il cui utilizzo facilita la messa a punto di processi fortemente automatizzati per la gestione dei pagamenti dei fornitori, la riduzione degli anticipi delle spese di trasferta da parte dei dipendenti e la loro riconciliazione.

Ma quanto il settore pubblico conosce ed è pronto alla loro adozione per gestire le spese di viaggio? Tra gli Enti rispondenti, il 44% conosce l’esistenza di soluzioni di pagamento virtuali ma il loro livello di adozione è pressoché nullo. Il 15% ha adottato carte di credito corporate intestate al dipendente oppure all’ente stesso (15%), e un ulteriore 11% sta valutando la loro introduzione. Colpisce la percentuale del 24% di chi non ha nessun interesse verso questo genere di soluzioni di pagamento, che potrebbero invece risolvere le criticità legate all’anticipo delle spese da parte del dipendente, come rivelano le aspettative degli intervistati che si auspicano un aumento degli anticipi diretti degli Enti in fase di prenotazione e un utilizzo delle carte di credito gestite centralmente durante le missioni.

“Sviluppare strategie di risparmio attraverso l’automazione e l’innovazione di processo, è la strada per la realizzazione di un settore pubblico più efficiente e meno costoso ed è anche l’obiettivo indicato dagli Enti interpellati in questo Studio, afferma Cecilia Pantaleo, Sales Management Coordinator di AirPlus International Italia. Il nostro Company Account per la Pubblica Amministrazione è un sistema di pagamento che attraverso la creazione di carte di credito virtuali generate e accettatte sui circuiti MasterCard, aiuta gli Enti a gestire le spese di trasferte dei propri dipendenti in modo semplice, efficiente e trasparente riducendo i tempi di gestione e i costi. In viaggio i pagamenti possono anche essere comodamente gestiti dai dipendenti autorizzati centralmentegrazie alla App Mobile A.I.D.A. che consente di creare carte di credito virtuali che possono essere utilizzate per qualsiasi necessità durante il viaggio ed essere visualizzate sul display di smartphone e tablet”.