Linee Guida sul Contrassegno generato elettronicamente

Dallo scorso 10 agosto sono disponibili per una consultazione pubblica le “Linee guida sul Contrassegno generato elettronicamente”, redatte secondo quanto disposto dal Codice dell’Amministrazione Digitale che si concluderanno a breve. Nell’ambito della collaborazione tra lo studio legale Lisi e FORUM PA, Luigi Foglia illustra in maniera analitica cosa prescrivono le linee guida e cosa cambia rispetto all’impostazione annunciata qualche mese fa.

Dallo scorso 10 agosto sono disponibili per una consultazione pubblica le “Linee guida sul Contrassegno generato elettronicamente”, redatte secondo quanto disposto dall’articolo 23-ter, comma 5, del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD):

“Al fine di assicurare la provenienza e la conformità all’originale sulle copie analogiche di documenti informatici è apposto a stampa, sulla base dei criteri definiti con linee guida emanate da DigitPA, un contrassegno generato elettronicamente, formato nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71 e tale da consentire la verifica automatica della conformità del documento analogico a quello informatico”.

Le Linee guida intendono, quindi, disciplinare le modalità tecniche di generazione, apposizione e verifica del contrassegno riportato elettronicamente in formato stampa sul documento, in modo da assicurare la provenienza dello stesso e la conformità tra la copia analogica e il documento amministrativo informatico (originale) da cui è tratto.

Le linee guida contengono:

• le caratteristiche e il contenuto del contrassegno generato elettronicamente;
• un’analisi dei vari scenari d’uso del contrassegno generato elettronicamente;
• le modalità per la generazione, l’apposizione e la verifica del contrassegno generato elettronicamente sui documenti amministrativi informatici;
• un’appendice contenente allegati tecnici che illustrano:
  • aspetti specifici relativi alla tematica dell’accessibilità;
  • gli standard a cui fare riferimento;
  • un esame di alcuni significativi casi d’uso.

Per contrassegno elettronico (chiamato anche Timbro digitale o Codice bidimensionale o Glifo) deve intendersi una sequenza di bit codificata con una tecnica grafica idonea a contenere e rappresentare i dati identificativi di un documento amministrativo informatico, oppure il documento amministrativo informatico stesso – originale o duplicato – o suoi estratti.
Tale contrassegno viene generato elettronicamente e apposto in formato stampa sulla copia analogica del documento amministrativo informatico prodotta in via telematica su postazione non presidiata dalla pubblica amministrazione, per consentirne la verifica – anche in via telematica – della provenienza e della conformità all’originale da cui è tratto.
Si tenga presente che il contrassegno non assicura di per sé la “conformità” del documento analogico all’originale informatico, ma consente solo la verifica della suddetta conformità secondo differenti modalità e tempi descritti dalle linee guida.

Vengono, infatti, ipotizzate tre tipologie di Contrassegni digitali:

1) Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente i dati identificativi del documento amministrativo informatico

In questo caso il documento analogico riporta almeno gli elementi indispensabili all’individuazione del documento amministrativo informatico da cui ha origine, ai fini della verifica del contenuto del documento analogico stesso. Nel contrassegno per certificare la provenienza e la conformità all’originale del documento, gli elementi citati sono resi sicuri mediante una sottoscrizione digitale, ottenuta con l’utilizzo di un apposito certificato rilasciato al Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico o ad altro delegato dell’Amministrazione. Le modalità di verifica del documento analogico in questo caso sono effettuate attraverso l’accesso al documento amministrativo informatico in via telematica, utilizzando gli elementi identificativi riportati nel testo a stampa del documento stesso.
A tale scopo il documento analogico riporta in chiaro una nota informativa con le modalità e i tempi di disponibilità del servizio per la verifica telematica e i dati necessari a realizzare un meccanismo di accesso controllato al documento amministrativo informatico da cui ha origine.

2) Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente un estratto del documento
amministrativo informatico

In tale caso, il contrassegno generato elettronicamente contiene, oltre agli elementi previsti nel primo caso, anche un estratto del documento amministrativo informatico. Questa scelta consente di limitare le informazioni da inserire nel contrassegno generato elettronicamente. Anche in questo caso i suddetti elementi sono resi sicuri nel contrassegno mediante una sottoscrizione digitale ottenuta con l’utilizzo di un apposito certificato rilasciato al Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico o ad altro delegato dell’Amministrazione.
Le modalità di verifica del documento analogico sono effettuate anche stavolta attraverso l’accesso al documento amministrativo informatico in via telematica. Se le esigenze di verifica sono limitate ai dati estratti la verifica può essere condotta in modalità off-line.

3) Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente l’intero documento amministrativo informatico

Il contrassegno generato elettronicamente contiene il documento amministrativo informatico ed è reso sicuro da una sottoscrizione digitale – ottenuta con l’utilizzo di un apposito certificato rilasciato al Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico o ad altro delegato dell’Amministrazione – per assicurare la provenienza e la conformità all’originale del documento. In questo caso la verifica del documento analogico può essere effettuata completamente off-line.
Si dovrà poter stampare il contrassegno anche con stampanti a basso costo e le sue specifiche tecniche di generazione, apposizione e verifica dovranno essere rilasciate dal fornitore della soluzione alla Pubblica Amministrazione che le utilizza. Inoltre la PA dovrà assicurarsi che l’utente finale che riceve il documento analogico “contrassegnato digitalmente” possa effettuarne la verifica senza la necessità di acquistare uno specifico software o, in alternativa, dovrà rendere disponibile tale software gratuitamente sul proprio sito.

Si evidenzia che l’utilizzo del contrassegno generato elettronicamente non è finalizzato alla fase di trasmissione telematica o di conservazione del documento, ma ha lo scopo di consentire una verifica della conformità del contenuto del documento stampato rispetto al documento amministrativo informatico da cui ha origine, per il tempo di disponibilità del servizio di verifica definito dalla Amministrazione. A tale riguardo sul documento analogico prodotto sarà apposta una dicitura in chiaro, indicante che le informazioni e gli elementi contenuti nel contrassegno generato elettronicamente sono idonei ai fini della suddetta verifica di conformità.
Infine si raccomanda che l’eventuale conservazione digitale del documento, se necessaria, avvenga preoccupandosi di conservare solo le informazioni verificate, eventualmente sottoscritte da colui che ha effettuato la verifica e con l’indicazione delle operazioni di verifica effettuate.

Ciò che risulta chiaro nelle Linee guida è che il Glifo non fornisce autenticità o anche solo conformità al documento di per sé. Solo l’attività di verifica, permessa dal Glifo, potrà dare sicurezza circa l’effettiva conformità della rappresentazione analogica su carta al documento originale informatico, reso disponibile dalla PA o rappresentato dal contrassegno stesso (a seconda della modalità di contrassegno prescelta). Il contrassegno, quindi, nella prima versione permette solo un accertamento della conformità. La seconda e la terza modalità di apposizione del contrassegno, invece, rappresentano, su di un supporto non elettronico, il documento informatico originale (o un suo estratto) e garantiscono, quindi, di per sé la conformità all’originale: la rappresentazione analogica, per essere considerata conforme, dovrà essere sempre e comunque verificata rispetto all’originale contenuto nel Glifo. Una soluzione, quindi, che si adegua all’attuale impianto normativo (rappresentato soprattutto dal CAD) ed è molto lontana dalle informazione emerse durante la prima fase di studi sul contrassegno elettronico (e che è furono, al tempo, oggetto di molte critiche)[1].

Comunque, per chi volesse, fino al 20 settembre 2012 è aperta la consultazione pubblica e gli specialisti del settore e i rappresentanti delle amministrazioni sono invitati a far pervenire eventuali suggerimenti e proposte di revisione/integrazione al documento al seguente indirizzo lineeguidaCONTRASSEGNO@digitpa.gov.it.

Concludendo, siamo contenti di sapere che la Commissione Europea ha pubblicato sul portale ePractice.eu uno specifico articolo “IT: Consultation period begins for guidelines on digital stamps”, dedicato alla consultazione pubblica delle linee guida sul contrassegno elettronico in corso fino al 20 settembre a cura dall’Agenzia per l’Italia Digitale. Un buon risultato per la neonata Agenzia, considerato che ePractice.eu raccoglie solo le migliori competenze ed esperienze sviluppate dai paesi membri per divulgarne la conoscenza fra gli addetti dell’e-Government della Comunità europea.