Processo amministrativo telematico: cosa cambia per le amministrazioni

Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 16 febbraio 2016, n. 40 (pubblicato in GU n.67 del 21-3-2016) è stato emanato il Regolamento recante le regole tecnico-operative per l’attuazione del processo amministrativo telematico, volto a dare concreta attuazione alle disposizioni recate dall’art. 136, commi 2 e comma 2 bis, del c.p.a. (come modificati e introdotti, rispettivamente, dall’art. 20, comma 1 bis, lett. b) del d.l. n. 83 del 2015, conv. in L. n.132/2015 e dall’art. 38, comma 1 bis del d.l. n. 90 del 2014, conv.in L.n.114/2014) e, in più in generale, dall’art. 13 dell’all. 2 cpa.

A decorrere dal 1° luglio 2016, quindi, tutti gli atti e i documenti processuali dovranno essere sottoscritti e depositati esclusivamente con modalità telematiche. Già da una prima lettura delle richiamate norme del c.p.a. si evince come la rivoluzione del processo amministrativo telematico riguarderà, direttamente e in modo dirompente, le pubbliche amministrazioni.

Se, infatti, l’art.136 comma 2 del c.p.a. – nella precedente formulazione – onerava i soli difensori costituiti in giudizio del deposito di “copia in via informatica” degli atti di causa e, solo ove possibile, dei documenti (senza, peraltro, alcun valore giuridico) le richiamate modifiche normative dal 1° luglio 2016 impongono anche all’amministrazione, quando stia in giudizio personalmente, l’obbligo della sottoscrizione e del deposito di tutti gli atti di causa e degli allegati documenti con modalità telematiche.

L’art. 9 del d.P.C.M. n.40/2016 (“Atti delle parti e degli ausiliari del giudice” ) e l’art.9 commi 3 e 4 delle allegate specifiche tecniche chiariscono che il deposito degli atti processuali in formato digitale delle amministrazioni pubbliche – alle quali, ad esempio, siano chiesti adempimenti istruttori o l’espletamento di una verificazione- si effettua con le medesime modalità previste per i difensori descritte dagli articoli 7 e 8 delle specifiche tecniche.

Anche l’amministrazione, quindi, dovrà effettuare il deposito telematico con PEC oppure, nei casi eccezionali consentiti dal d.P.C.M. n.40/2016, con caricamento diretto (cd.Upload).

A tal fine – premesso che il sistema informativo è autonomo rispetto a quello del processo civile e che le regole tecniche non prevedono allo stato attuale l’interoperabilità con eventuali piattaforme delle singole amministrazioni – è necessario utilizzare gli appositi moduli, scaricabili gratuitamente dall’area pubblica del Sito Istituzionale della giustizia amministrativa e compilarli con le informazioni richieste. A tali moduli – già resi disponibili dall’11 aprile 2016 nell’area sperimentale PAT del sito istituzionale- che dovranno essere sottoscritti con firma digitale Pades, andranno allegati gli atti e i documenti digitali, nei formati di cui all’articolo 12 delle specifiche tecniche.

Occorre precisare che l’atto di parte andrà redatto in formato PDF sottoscritto con firma digitale e, pertanto la copia per immagine (la tradizionale “scansione”), non sarà ammissibile (tranne che in ipotesi eccezionali); quanto, invece, ai documenti allegati all’atto processuale potranno invece essere depositati anche in tale formato. In considerazione, tuttavia, del notevole “peso” dei documenti scansionati, che potrebbe rendere difficoltoso effettuare il deposito con PEC (per il limite delle caselle, spesso generalmente di 30 mg) è consigliabile, ove possibile, effettuare il deposito dei documenti nel formato PDF spesso disponibile negli stessi siti web delle amministrazioni (auspicando, per il futuro, che gli stessi documenti siano redatti, come già prescritto dal CAD, in formato digitale).

E’ importante, inoltre, precisare che per compilare tali moduli, il PC utilizzato dovrà essere dotato di software Adobe Acrobat Reader DC, disponibile per tutte le piattaforme più comuni e liberamente scaricabile dal sito Adobe.

E’ evidente che ciò comporterà la necessità, per chi debba procedere alla redazione di relazioni istruttorie (ma ciò vale, ad esempio, anche in caso di richiesta di verificazione e per qualsiasi ausiliario del giudice), di dotarsi di firma digitale, corrispondente ai requisiti dell’art.24 del CAD e del d.P.C.M. 22 febbraio 2016; inoltre, per effettuare il deposito (tranne per le ipotesi consentite di caricamento diretto) sarà necessario disporre di una casella PEC dell’amministrazione (PEC diversa da quella di cui all’art.16 comma 12 del D.L. 179/2012, ma comunque risultante dai pubblici elenchi) .

E’ da ritenere, infatti, che il deposito possa essere effettuato anche con PEC dell’amministrazione diversa da quella del funzionario che ha redatto e firmato la relazione, con la precisazione che in tal caso tanto la relazione allegata che il modulo dovranno comunque essere firmati (in tal caso, la firma di chi effettua il deposito risulterà diversa da quella di chi ha firmato l’atto depositato).

E’ del tutto evidente, quindi, che dal 1° luglio 2016 non potranno essere ritenuti ammissibili – anche ove eventualmente tollerate prima di tale data- depositi di relazioni istruttorie effettuate dall’amministrazione a mezzo fax o con PEC indirizzate ad indirizzi diversi da quelli relativi al PAT , resi noti sul sito istituzionale dell’amministrazione della giustizia ( e diversi da quelli attualmente utilizzati per il deposito delle copie in via informatica di cui all’attuale formulazione dell’art.136, comma 2, c.p.a.).

Nei casi eccezionali di cui all’articolo 6, comma 8 del d.P.C.M., a cui il regolamento condiziona il deposito tramite upload (cioè, eccessive dimensioni del deposito o impossibilità tecnica di procedere con PEC per cause tecniche imputabili alla G.A.), l’amministrazione dovrà invece richiedere apposite credenziali di deposito per l’accesso all’area riservata del Sito Istituzionale finalizzata al deposito. La richiesta dovrà essere comunque effettuata con modalità telematiche, che verranno rese note con apposte circolari della giustizia amministrativa.

Anche la sperimentazione dell’Upload è già possibile in via sperimentale, secondo le modalità rese note nella sezione “Documenti” dell’Area sperimentale PAT del sito istituzionale della G.A.

Le comunicazioni telematiche

Con l’entrata in vigore del PAT Importanti novità per le amministrazioni riguarderanno anche le comunicazioni di segreteria (i tradizionali “avvisi”).

L’art.13 comma 2 del d.P.C.M n. 40/2014 prevede espressamente che le comunicazioni nei confronti delle pubbliche amministrazioni non costituite in giudizio siano effettuate esclusivamente a mezzo PEC utilizzando gli indirizzi PEC del Registro delle PP.AA.

Ciò significa che, qualora l’amministrazione non abbia provveduto a comunicare al Ministero della Giustizia l’unico indirizzo di cui all’art.16, comma 12, del D.L.179/2012, opererà il disposto normativo di cui all’art.16 comma 8 – espressamente applicabile anche al processo amministrativo in virtù dell’estensione operata dall’art.42 del D.L. n.90/2014 conv.in L. 114/2014- secondo cui “ le notificazioni e comunicazioni ai soggetti per i quali la legge prevede l’obbligo di munirsi di un indirizzo di posta elettronica certificata, che non hanno provveduto ad istituire o comunicare il predetto indirizzo, sono eseguite esclusivamente mediante deposito in cancelleria. Le stesse modalità si adottano nelle ipotesi di mancata consegna del messaggio di posta elettronica certificata per cause imputabili al destinatario”.

E’ evidente che, in tali casi, la Segreteria non avrà alcun ulteriore onere di comunicazione, ma il relativo avviso sarà depositato all’interno del fascicolo processuale elettronico.

Le notificazioni processuali

Anche dopo l’entrata in vigore del PAT, le notificazioni a mezzo PEC restano facoltative, anche nei confronti delle amministrazioni pubbliche . L’art.14, comma 2, del d.P.C.M. prevede infatti che “ le notificazioni di atti processuali alle amministrazioni non costituite in giudizio sono eseguite agli indirizzi PEC di cui all’articolo 16, comma 12, del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221, fermo quanto previsto dal regio decreto 30 ottobre 1933, n. 1611 ”. Ciò significa che, in caso di mancata elezione del domicilio digitale di cui trattasi, la notificazione dell’atto introduttivo del giudizio – fatta eccezione per le amministrazioni rappresentate ex lege dall’Avvocatura dello Stato – non potrà che essere seguita con le tradizionali modalità cartacee presso il domicilio fisico dell’amministrazione medesima.

L’accesso al fascicolo informatico

L’art. 17, comma 3, del d.P.C.M, prevede l’accesso diretto e personale al fascicolo informatico dei procedimenti di causa pendenti “alle parti personalmente”, ivi compresa, quindi, l’amministrazione .

Circa l’identificazione dei soggetti ai quali, all’interno di ogni amministrazione, è attribuita tale possibilità, in considerazione dei principi generali del Codice sul trattamento dei dati personali è da ritenere che tale accesso sia consentito esclusivamente al titolare di tali dati – il legale rappresentante dell’amministrazione- o ad eventuali terzi soggetti solo su espressa delega del titolare.

Più precisamente, il co. 9 dell’art.18 delle specifiche prevede che “ L’accesso delle parti private e pubbliche abilitate all’accesso al fascicolo processuale tenuto con modalità informatiche avviene attraverso una sezione riservata del Sito istituzionale denominata «Parti», utilizzando apposite credenziali di accesso personale (username e password). Le credenziali sono rilasciate, previa identificazione, alla PEC del soggetto richiedente “.

Il d.P.C.M. non specifica se debba trattarsi di una PEC risultante da pubblici elenchi o possa essere una qualsiasi PEC del richiedente (fermo restando che, vista la diversa ratio, non potrà trattarsi dell’indirizzo PEC di cui all’art.16 comma 12 del D.L., valido ai soli fini delle sole comunicazioni processuali).

Tuttavia, poiché l’art.17, co. 7, del d.P.C.M. dispone che “L’identificazione informatica dei soggetti cui è consentito l’accesso ai sensi del presente articolo avviene in conformità all’articolo 64 del CAD secondo le modalità previste dalle specifiche tecniche di cui all’articolo 19 ”, è da ritenersi che l’accesso debba essere comunque consentito dalla giustizia amministrativa, indipendentemente dalla richiesta di credenziali di accesso al fascicolo tramite PEC, mediante carta d’identità elettronica e carta nazionale dei servizi.

Diversa dalla precedente ipotesi è quella dettagliata dall’art.18, co.8, delle specifiche tecniche ai sensi del quale “ Le parti che possono stare in giudizio personalmente possono accedere al S.I.G.A. tramite una apposita sezione riservata del Sito Istituzionale” (ad esempio, al fine di effettuare il già richiamato deposito con Upload) . Anche in tal caso “la richiesta delle credenziali di accesso (username e password) è presentata all’Ufficio giudiziario interessato, anche attraverso invio tramite PEC di apposito modulo reso disponibile sul sito istituzionale, ed è inoltrata dall’Ufficio giudiziario al Segretariato della Giustizia Amministrativa mediante l’apposita funzione presente nel Sito Istituzionale”, con la precisazione che mentre qualsiasi soggetto onerato di effettuare il deposito con caricamento diretto potrà richiedere tale credenziale, la credenziale di accesso al fascicolo può essere richiesta solo dal titolare dei dati dell’amministrazione o da un suo delegato.