Poche PA già partite sulla conservazione del protocollo
19 Ottobre 2015
Redazione FPA
Le “Regole per il protocollo informatico” introdotte con il DPCM 3 dicembre 2013, indicavano come scadenza l’11 ottobre 2015 per la conservazione informatica del registro giornaliero di protocollo da parte di tutte le Pubbliche Amministrazioni, eppure i dati non sono confortanti.
“Le Pubbliche Amministrazioni si stanno muovendo – spiega infatti Irene Facchinetti, direttore dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School Of Management del Politecnico di Milano – ma il percorso per l’adeguamento alle regole tecniche per il protocollo informatico è solo all’inizio. A oggi sono meno di 4.500 gli enti della Pubblica Amministrazione – dei circa 23.000 censiti – che hanno pubblicato sull’IPA almeno un’area organizzativa omogenea e la relativa casella di posta elettronica certificata (da utilizzare per la protocollazione dei messaggi ricevuti e spediti)”. La pubblicazione di queste informazioni è, infatti, una delle prime azioni, indicate nel Decreto, che le PA devono compiere per un corretto adeguamento organizzativo e funzionale. Il numero ancora ridotto indica chiaramente come ci sia molta strada ancora da percorrere.
Come abbiamo avuto modo di ripetere spesso su queste pagine il DPCM 2013 contiene anche l’obbligo di individuare all’interno della propria organizzazione una figura professionale appositamente dedicata a supervisionare questo passaggio: il responsabile della gestione documentale, che, nello specifico deve:
1. predisporre lo schema relativo al manuale di gestione;
2. determinare le tempistiche, le modalità e le misure tecnico-organizzative finalizzate alla progressiva eliminazione dei differenti protocolli ad oggi utilizzati che confluiranno nel nuovo modello di protocollo informatico;
3. predisporre un piano di sicurezza informatica, di concerto con il Responsabile della conservazione e/o dei sistemi informativi.
“L’obbligo di produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo – prosegue Facchinetti – è un’innovazione positiva importante per la Pubblica Amministrazione, perché costituisce una forte spinta alla digitalizzazione della PA, attraverso un utilizzo sempre più diffuso di documenti informatici. Un passaggio necessario per la modernizzazione del Sistema Paese”.
