MyAudit, il Sistema Informativo dei controlli del MEF

Scopo del progetto MyAudit è quello di avere un Sistema Informativo delle procedure di audit sugli interventi cofinanziati dall’Unione Europea. I driver del progetto sono sintetizzabili in:

• condivisione delle informazioni strutturate tra gli stakeholder del processo di audit attingendo da basi di dati nazionali e comunitarie ed evitando operazioni di double encoding;
• standardizzazione delle modalità di lavoro e compliance con standard nazionali e comunitari;
• realizzazione di una soluzione fruibile da mobile device.

Il nuovo sistema informativo, messo a sistema nel 2016, è stato realizzato dal Ministero dell’Economia e delle Finanze, Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato attraverso l’Ispettorato Generale per i rapporti finanziari con l’Unione Europea.

Principali funzionalità implementate
La soluzione implementata supporta tutte le fasi dell’attività di audit: programmazione, gestione dei rischi, estrazione del campione, produzione dei documenti ufficiali predisposti per le attività di attuazione dei controlli, fino alla consultazione dei dati attraverso l’impiego di sistemi di data discovery.
Gli strumenti forniti alle amministrazioni locali per il raggiungimento di questo risultato sono:

• un Sistema Informativo gestionale integrato nel sistema di applicazioni software del MEF-RGS-IGRUE che consente una piena condivisione delle basi di dati nazionali e comunitarie (dati di monitoraggio dei progetti co-finanziati dall’UE, dati degli appalti pubblici, dati delle anagrafiche nazionali, dati del sistema informativo comunitario SFC2014);
• un modulo cloud di file sharing per permettere la condivisione di documenti a supporto delle attività di audit;
• un modulo mobile per consentire agli auditor di operare in maniera rapida e sicura durante le verifiche in loco;
• un modulo di data discovery e reportistica per consentire l’analisi e il controllo dei processi di audit attuati.

Per l’implementazione del progetto è stato creato un gruppo di lavoro nazionale che ha visto la partecipazione di alcune Autorità di Audit (AdA) regionali e nazionali (durante la sola fase di analisi del progetto sono stati organizzati circa 18 incontri). Sono stati creati moduli di e-learning e predisposti incontri on-side presso le amministrazioni regionali per la formazione dei futuri key user/evangelist del sistema.

Entità dell’investimento
Il finanziamento del progetto è stato attuato attraverso Fondi nazionali per un valore complessivo di 1,2 milioni di euro. Si stima un costo di gestione annuo della soluzione pari a 120.000 euro.

Impatto della soluzione
Fornire alle Autorità di Audit regionali e nazionali in un’unica applicazione tutti gli strumenti per la governance del processo di audit determina uno svolgimento più efficace dell’attività in termini di:
corretto utilizzo dei fondi comunitari;
adozione di un S.I. full compliant con gli obiettivi della normativa comunitaria e nazionale;
consapevolezza dell’Autorità di Audit di disporre di uno strumento di indagine efficace e pienamente integrato con altre banche dati (IGRUE, BIDAP, UE) con effetto deterrente nei confronti di dichiarazioni mendaci o fraudolente;
efficace individuazione di comportamenti scorretti e tempestiva azione correttiva;
ottimizzazione della gestione dei rischi (l’adozione di risk score dinamici consentono all’AdA di controllare organismi e questioni con maggiori probabilità di irregolarità).

Rilevanza e replicabilità della soluzione
Razionalizzazione del patrimonio ICT attraverso la centralizzazione degli interventi della pubblica amministrazione centrale, l’interoperabilità e apertura di dati e applicazioni alle amministrazioni regionali. La soluzione potrebbe essere usata per la realizzazione di S.I. gestionale per la gestione e il controllo degli interventi cofinanziati dall’Unione europea, in particolare a supporto delle Autorità di gestione dei programmi.

Questo articolo è parte del dossier “Premio agenda digitale 2016”.