Fatturazione elettronica e conservatori accreditati obbligatori per tutte le PA

Sono in arrivo molte novità in tema di digitalizzazione documentale. Andrea Lisi e Luigi Foglia in questo articolo ne analizzano – nello specifico – due, che obbligheranno tutte le amministrazioni, centrali e locali a dotarsi alla svelta di sistemi digitali per la la ricezione e l’emissione di fatture elettroniche e ad avvalersi delle competenze di un "conservatore" accreditato… nella speranza che le cose non cambino in corsa.

1) L’obbligo di fatturazione elettronica alle amministrazioni pubbliche, inizialmente limitato a quei fornitori che fatturano alle PA centrali, è stato esteso anche alle amministrazioni locali.

Con la Finanziaria 2008 (legge n. 244/2007) era stato previsto l’obbligo di utilizzare la fattura elettronica in ogni rapporto commerciale con l’Amministrazione e gli enti pubblici; di contro, le amministrazioni pubbliche interessate dal provvedimento non avrebbero potuto più accettare fatture cartacee.
Tale obbligo – ancora non divenuto cogente in quanto siamo in attesa di un decreto che stabilisca nello specifico le procedure operative per l’emissione, la trasmissione e la ricezione delle fatture elettroniche – in un primo momento era previsto unicamente per le pubbliche amministrazioni centrali e solo in seguito sarebbe stato applicabile anche alle amministrazioni locali.

Con le modifiche intervenute, invece, saranno sottoposti sin da subito (ovvero dall’emanazione del decreto attuativo citato) all’obbligo di ricevere solo fatture elettroniche tutti i soggetti, anche autonomi, che – a norma dell’art. 1 comma 2 della L. 196/2009 – concorrono al perseguimento degli obiettivi di finanza pubblica (in pratica tutte le PA inserite nel conto economico consolidato dello Stato e individuate entro il 30 settembre di ogni anno da un elenco pubblicato dall’ISTAT). 

Tutti i fornitori delle PA, quindi, dovranno dotarsi di idonei sistemi per l’emissione della fattura elettronica. Allo stesso modo, le PA dovranno essere pronte a ricevere e trattare questi documenti elettronici. Per entrambi, poi, sorgerà l’obbligo della conservazione digitale di tali fatture. 

Si attende, quindi, un vero e proprio boom di fatture elettroniche. La fattura elettronica, introdotta nel nostro ordinamento con la legge 52/2004 (che ha recepito la Direttiva Europea 2001/115/CE del 20 dicembre 2001), dovrà essere utilizzata da un sensibile numero di società e sostituirà la carta (almeno nei confronti delle PA). Attualmente, anche grazie a un’importante opera ermeneutica portata avanti dall’Agenzia delle Entrate con alcune circolari fondamentali (su tutte la 45/E del 2005 e la successiva 36/E del 2006), la fatturazione elettronica e soprattutto la conservazione sostitutiva sono strumenti operativi in alcune rilevanti realtà aziendali.
La modifica diverrà efficace proprio mentre sta per essere recepita anche in Italia una nuova direttiva europea, la 2010/45/UE del 13 luglio 2010 che, in tema di fatturazione elettronica, richiede agli stati membri di deregolamentare in modo rilevante l’attuale quadro legislativo. Attendiamo, dunque, di conoscere come lo Stato italiano recepirà tale direttiva e quale “forma”, in futuro, dovranno avere le fatture elettroniche.

2) Novità per la digitalizzazione nelle PA arrivano anche dalla bozza di Regole tecniche per la Conservazione pubblicata sul sito di DigitPA e in fase di emanazione. 

In base alla norma contenuta nel comma 3 dell’art. 5 di tali Regole, le pubbliche amministrazioni dovranno realizzare i propri processi di conservazione all’interno della struttura organizzativa che produce il documento informatico o, in alternativa, potranno affidare tali processi a conservatori esterni, pubblici o privati, ma solo se accreditati ai sensi dell’art. 44-bis del Codice dell’Amministrazione Digitale.

Tale obbligo è ancor più interessante ove si pensi che, con l’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica diverrà obbligatoria, praticamente per tutte le PA, anche la conservazione digitale di tali fatture che dovrà avvenire ai sensi delle emanande Regole tecniche e, quindi, con l’intervento obbligatorio di un conservatore “esterno” accreditato. In relazione alla ricezione delle fatture elettroniche, infatti, le PA (almeno stando al tenore letterale delle Regole tecniche) non potranno conservare tali fatture mediante l’utilizzo di un processo interno, in quanto si tratta di documenti prodotti esternamente alla propria struttura organizzativa. Al di là della probabile svista, è interessante anche esaminare la possibilità offerta dal successivo art. 7 comma 2 delle Regole. Tale articolo, infatti, prevede la possibilità che il Responsabile della conservazione richieda la certificazione di conformità del proprio processo a certificatori, almeno per quanto riguarda la PA, accreditati sempre ai sensi dell’art. 44-bis e diversi dai conservatori accreditati.

In pratica, cercando di immaginare quanto voluto dal legislatore tecnico, le PA che svilupperanno internamente processi di conservazione dovranno o ottenere il servizio direttamente da un conservatore accreditato ai sensi dell’art. 44-bis o, quantomeno, ottenere una certificazione di conformità dei propri processi di conservazione da parte di certificatori accreditati ai sensi dello stesso art. 44-bis (soggetti, questi ultimi, necessariamente distinti dai conservatori accreditati).

A questo punto, sperando che non ci vengano giramenti di testa, non ci resta che attendere l’emanazione delle Regole tecniche per l’accreditamento che, seppur non richieste dalla normativa primaria, saranno, a quanto è dato leggere dalla bozza, pretese dalle Regole tecniche per la Conservazione non ancora emanate. Intanto, in questo limbo da “far web”, alcune importanti società che si occupano di conservazione hanno già avviato la procedura di accreditamento, confidando proprio sul fatto che la normativa primaria non preveda la necessità di regole o linee guida in materia di accreditamento o certificazione.

Insomma, mentre ancora si attendono decreti e regole tecniche, sull’onda dei perennemente attuali proclami governativi verso una PA efficiente e senza carta, dove tutti i certificati viaggeranno digitali (ma non ci è dato sapere come tali documenti informatici verranno formati, resi autentici nel loro formato digitale e da chi dovranno essere protetti e custoditi nel tempo), si naviga a vista e si spera di non schiantarsi prima o poi su un’Isola del Giglio telematica!

*Avv. Andrea Lisi e Avv. Luigi Foglia – Digital & Law Department – Studio Legale Lisi ( www.studiolegalelisi.it )