Mef: i vantaggi del nuovo datacenter unico, avanguardia di semplificazione
Nel rispetto delle Direttive di Governo in tema di spending review ed in linea con le indicazioni dell’AgID sulla trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione, il MEF ha avviato e concluso, il progetto di unificazione e di razionalizzazione dei cinque CED del Dipartimento dell’Amministrazione Generale in un unico datacenter, gestito dal partner tecnologico Sogei. L’iniziativa, condotta dalla Direzione dei Sistemi Informativi e della Innovazione, ha raggiunto non solo gli obiettivi dichiarati di razionalizzazione ma attraverso l’innovazione ha compiuto un’opera di ottimizzazione delle risorse che ha portato all’ampliamento del catalogo dei servizi e del bacino di utenza
21 Giugno 2016
Gianpiero Guerrieri, Direzione dei Sistemi Informativi e dell'Innovazione, Ministero dell’Economia e delle Finanze
L’obiettivo principale della spending review varata dal Governo già con il “decreto tagliaspese” (DL 194/2002) ma in maniera più organica e strutturata a partire dal 2013, è non solo la riduzione della spesa della PA ma soprattutto l’introduzione di meccanismi virtuosi di gestione della spesa volti a rivedere i costi per migliorare i benefici. Un processo complesso che nel mondo dell’IT vuol dire rivedere le infrastrutture, le architetture dei sistemi, i processi organizzativi ed il personale coinvolto per rendere tutto più efficiente. Questi processi virtuosi, in ambito IT, sono agevolati o forse è meglio dire sollecitati, dalle continue soluzioni tecnologiche che tale mondo sforna con una certa frequenza.
Si tratta di un processo di miglioramento, in termini di efficienza ed efficacia, soprattutto delle strutture organizzative pubbliche in modo tale che con dinamicità permettano un utilizzo più “intelligente” dei beni dello Stato per far sì che i servizi di business siano sempre adeguati, performanti ed economicamente appropriati e sostenibili.
Il Ministero dell’Economia e delle Finanze, in quanto driver e controllore delle azioni intraprese in questo senso, non solo ha preso parte al processo di razionalizzazione ed innovazione della propria infrastruttura informatica ed informativa, ma ha assunto direttamente il ruolo di “apripista” nei confronti degli altri Ministeri avviando un progetto di unificazione dei cinque CED del Dipartimento dell’Amministrazione Generale del Personale e dei Servizi (DAG), in un unico datacenter sito presso la Sogei Spa, società in-house del MEF, che ne ha gestito l’implementazione e ne cura la conduzione operativa.
Il progetto realizzato dalla Direzione dei Sistemi Informativi e dell’Innovazione (DSII) del DAG, ha seguito una roadmap che prevedeva precisi step di avvicinamento all’obiettivo finale, che non è stato dichiaratamente solo quello di ridurre i costi di gestione dell’infrastruttura tecnologica ma soprattutto quello di introdurre e cavalcare l’innovazione al fine di ottimizzare le risorse a disposizione.
La roadmap, tracciata sin dal 2013, prevedeva 5 diverse linee di attività che avrebbero potuto tramutarsi in cinque progetti distinti con iniziative autonome per l’ottenimento di benefici propri. L’approccio integrato ha invece aggiunto quel valore insito nel concetto di sinergia tale da raggiungere “un totale, maggiore della somma dei singoli componenti”.
Considerando che i cinque CED fornivano servizi diretti per circa 1,5 milioni di dipendenti pubblici, primo tra tutti il pagamento degli stipendi attraverso NoiPA, e per ulteriori 250.000 utenti serviti attraverso le infrastrutture trasversali gestite dalla DSII del DAG, la cosa è sembrata da subito piuttosto delicata. Inoltre vi erano i portali istituzionali ed informativi sui quali accedono milioni di utenti. La pianificazione delle attività più impattanti durante i fine settimana e soprattutto la collaborazione effettiva ed il commitment di tutti i componenti del team di progetto, hanno permesso il raggiungimento degli obiettivi iniziali nei tempi e nei costi preventivanti nella baseline.
Per illustrare la complessità tecnologica dell’operazione, è sufficiente riportare alcuni numeri: a fine progetto il nuovo datacenter manteneva in esercizio quasi 1.400 macchine (tra server fisici e virtuali), oltre 100 apparati di rete, più di 60 apparati di sicurezza. Inoltre deteneva in sicurezza fisica e logica 430 Terabyte (on-line) di dati, per un volume movimentato annuo (off-line) di 9 Petabyte. Ma il risultato più evidente non è tanto sulla tecnologia gestita, quanto la riduzione dell’infrastruttura che ha visto calare del 75% il numero di rack, dell’80% il numero di server fisici, del 50% i costi di acquisto nuovo HW. A livello di logistica vi è stata una riduzione del 58% dello spazio occupato (locali attrezzati), del 38% dell’effort di gestione ed il mantenimento dei costi dei servizi professionali di supporto.
I numeri ancor più significativi sono quelli economici e sui quali oggi si è potuto tirare le somme. I risultati sono stati anche più rosei rispetto alle previsioni. Si consideri che la DSII eroga servizi IT trasversali ai diversi dipartimenti del MEF e nel 2013, sui cinque diversi CED, insisteva una spesa pari a 12,5 milioni di euro e le previsioni, in funzione delle imminenti crescite dei volumi di business, che per NoiPA è consistito nell’aumento effettivo di circa il 30% (2 milioni di cedolini/mese), con l’ingresso degli Enti del SSR della Regione Lazio e delle Forze Armate, facevano lievitare le previsioni di spesa a circa 15 milioni di euro. L’intervento di razionalizzazione ha consentito di attestare i costi di gestione IT a 8,6 milioni, e, grazie all’innovazione ed alle relative ottimizzazioni, avere a disposizione un’infrastruttura in grado di soddisfare l’aumento del carico. Si considerino, inoltre, i risparmi legati agli aspetti non prettamente IT, come ad esempio il consumo di energia elettrica che ha subito una contrazione del 67%.
Va detto che tali risultati non sono raggiungibili senza affrontare investimenti. Nella fattispecie sono stati di quasi 10 milioni di euro, assorbibili in circa due anni, con inoltre un’infrastruttura in grado di servire direttamente circa 2 milioni di dipendenti pubblici e 250.000 utenti di vari sistemi del MEF.
Per avviare e concludere con successo questi progetti non è solo necessaria una grande forza realizzativa ma è fondamentale la capacità di vision che il top management di un’Amministrazione deve avere per far sì che la propria macchina organizzativa si metta in moto per portare a casa i risultati.
Questa attività di razionalizzazione è stata accompagnata anche da un radicale cambiamento organizzativo che ha visto la DSII impegnarsi in una vera e propria ridefinizione dei processi di governo, sviluppo e conduzione insieme alla Sogei che ha svolto un ruolo determinante per il successo del progetto.
Tutto questo ha permesso il raggiungimento di un risultato che, a prescindere dall’orgoglio di una singola Direzione del MEF, può a buon diritto rappresentare un vanto per tutta la Pubblica Amministrazione, che ha dimostrato non solo di riuscire a razionalizzare le proprie risorse ma anche di introdurre contemporaneamente innovazione, riducendo i costi e migliorando la qualità dei servizi erogati. Un passo importante per continuare a crescere in questa direzione.
Una Pubblica Amministrazione che funziona è nell’interesse di tutti, pubblico e privato, senza contrapposizioni ma in simbiosi, per i cittadini, liberi professionisti o dipendenti che siano. Si parla della crescita di tutti, della crescita dello Stato. Del nostro Paese.
