La PEC non risolve… ma aiuta! Sempre che sia usata

Certo non segnerà la fine della lotta alla cattiva burocrazia né sarà l’arma finale contro l’immobilismo di molte pubbliche amministrazioni, ma anche uno scettico come me deve convenire che la PEC, se non risolve, aiuta.
Aiuta perché con la PEC, per parlare solo delle incombenze di questa settimana sulla mia scrivania, potrò rispondere – senza andarci – all’Agenzia delle Entrate che mi richiede documenti che ho già mandato più volte; potrò chiedere alla scuola di mio figlio che mi trasmetta tutta la corrispondenza e anche quella autorizzazione che mi chiede di andare a firmare in segreteria; aiuta perché così potrò parlare con i gestori dei servizi pubblici locali senza estenuanti file e senza, goduria massima, ascoltare per mezz’ore di fila i dischi rotti dei loro call center.

Aiuta quindi… a patto di avercela: sì perché se da lunedì prossimo (26 aprile) i cittadini potranno facilmente e gratuitamente dotarsi di PEC, le amministrazioni che hanno la PEC, che hanno pubblicato i relativi indirizzi nell’apposito sito www.paginepecpa.gov.it, e prevedono quindi di usarla effettivamente sono ancora una minoranza (i dati li ha appena pubblicati il sito del Ministero per la PA e l’innovazione).
Eppure se è relativamente nuova l’opportunità per i cittadini (in effetti anche prima con un esborso molto modesto era possibile dotarsi di PEC), non è nuovo affatto l’obbligo per le PA di dialogare con questo strumento con qualsiasi cittadino o impresa che abbia dichiarato il suo indirizzo di posta elettronica certificata e abbia così espresso la sua volontà di essere interpellato solo attraverso questo mezzo.

Sono cinque anni che questo obbligo esiste, dall’entrata in vigore del Codice dell’Amministrazione Digitale, eppure nessuno, in questo squinternato Paese in cui si fanno le leggi innovative e si trascura completamente di verificare se qualcuno per caso le applica, aveva fatto nulla per ribadire questo obbligo.
Eppure era un nuovo diritto di “cittadinanza digitale”, quello di scegliere di parlare con la PA solo attraverso mezzi telematici, che allora fu annunciato con squilli di tromba. Poi però cambiano i Governi, cambiano i Ministri e tutto resta com’è [a tal proposito vi segnalo l’articolo di Andrea Lisi e Simonetta Zingarelli su questa newsletter sui punti ancora in sospeso].

Ora un paio di circolari del Ministro Brunetta rilanciano questo obbligo e, finalmente verrebbe da dire anche ad un buonista come me, indicano anche sanzioni, non banali, per le amministrazioni che non sono in regola.
Basteranno circolari anche con la faccia feroce a far sì che le PA si mettano in regola al di là della formalità di dichiarare un indirizzo ?
Non credo: un uso intelligente ed utile della PEC prevede infatti che ciascuna amministrazione (tutte, anche la scuola sotto casa) abbia una corretta gestione dei documenti. Come dice la circolare, per fortuna in linguaggio comprensibile a tutti:

E’ pertanto preferibile adottare prodotti di gestione del protocollo informatico predisposti per il trattamento dei messaggi e degli allegati veicolati via PEC o soluzioni in grado di "collegare" il sistema di gestione della posta elettronica di tipo PEC e quello di gestione del protocollo.
Per motivi analoghi, si raccomanda di adottare sistemi di gestione documentale che consentano la gestione integrata e la tenuta dei messaggi, degli allegati e delle ricevute nell’ambito della gestione del fascicolo informatico.
Si rammenta che, come stabilito dall’articolo 6 del Codice dell’amministrazione digitale, le pubbliche amministrazioni sono tenute a utilizzare la posta elettronica certificata per ogni scambio di documenti e informazioni con tutti i soggetti interessati (imprese, professionisti, cittadini) che ne fanno richiesta e che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo di posta elettronica certificata.

Stiamo parlando, quindi, di amministrazioni che si siano incamminate sulla strada della digitalizzazione. E non sono certo tutte. A parziale scusante si può dire che in questa strada sono state spesso lasciate da sole, ma comunque molte sono ancora all’inizio e molte altre hanno speso un sacco di soldi in macchine che usano poco e male.

Due erano allora le strategie possibili: riprendere da capo il tema della digitalizzazione della PA ripartendo dai “fondamentali” dell’interoperabilità, della interconnessione, della reingegnerizzazione dei processi o scegliere una killer application, renderla obbligatoria davvero e vedere l’effetto che fa.

Forse la prima strada era la più corretta, ma non mi pare che le condizioni della finanza pubblica, né per altro le condizioni delle strutture che l’avrebbero dovuta accompagnare (DigitPA per prima) la consentano, la seconda è più rischiosa, ma ha il pregio della concretezza. Certo è che, se produrrà effetti nel breve termine, dovrà essere poi necessariamente raggiunta e sostenuta dalla seconda azione, un’azione di sistema, altrimenti le PEC resteranno inutili e velleitarie bandiere . Siamo infatti in presenza di una riforma dell’ultimo anello della catena del valore: quello del contatto con il cliente che, seppure importantissimo, non ci può esimere da lavorare su tutto il resto. Solo così la PEC potrà essere una porta verso amministrazioni dotate dei servizi e delle strutture in grado di rispondere prontamente ai bisogni dei cittadini. Altrimenti sarà la porta verso il nulla e aprire questa porta sarà stato solo un modo per metterlo in evidenza.

Chiudo segnalando due appuntamenti importanti su questi temi a FORUM PA 2010:

• Il primo il 18 maggio mattina sulla PEC dal titolo "La posta elettronica certificata: opportunità per i cittadini e obblighi per le pubbliche amministrazioni"
• Il secondo il 18 maggio pomeriggio sul CAD: "Il documento elettronico e la dematerializzazione:il nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale"

Per entrambi gli eventi i panel sono in via di definizione, però è già possibile iscriversi. Se avete bisogno di una mano per sapere come fare vi rimando ai tutorial realizzati dalla nostra redazione.