Smart Working per le PA, ecco il progetto per il riuso e la diffusione di modelli organizzativi

Partono oggi, a Venezia, le attività di formazione per dirigenti e leading group delle nove amministrazioni che hanno scelto di essere partner del progetto VeLA, il progetto per la costruzione di buone pratiche per lo smart working nelle PA.

Il progetto VeLA – nato grazie a un finanziamento del PON Governance e Capacità istituzionale 2014/2020 finalizzato al trasferimento, all’evoluzione e alla diffusione di buone pratiche – promuove la partecipazione di un ente cedente e di una serie di enti beneficiari, dalla cui collaborazione possano nascere nuove pratiche sullo smart working, che si sostanziano in un kit di riuso.

Come detto, sono nove le amministrazioni che hanno scelto di essere partner del progetto VeLA, dunque pronte ad abbracciare questo processo di cambiamento culturale, manageriale e organizzativo.

Capofila del progetto VeLA è Regione Emilia-Romagna, mentre la rete delle amministrazioni partner si estende ad altre quattro Regioni: Regione Autonoma Friuli-Venezia Giulia, Regione Lazio, Regione Piemonte, Regione Veneto. Oltre alle regioni, partecipano la Città Metropolitana di Bologna e il Comune di Bologna, insieme e a un’Unione Territoriale: l’UTI delle Valli e delle Dolomiti Friulane.

L’ente cedente la buona pratica è la Provincia Autonoma di Trento, che nel 2012 ha dato il via a TelePAT 2.0, una misura organizzativa introdotta per rispondere alle necessità di miglioramento organizzativo dell’amministrazione e di aumento dell’efficienza, al fine di ridurre i costi di gestione, valorizzare la conciliazione famiglia-lavoro, migliorare la diffusione dell’ICT, valorizzare il territorio e l’ambiente, supportare una politica di age management. Considerata un’eccellenza (unica pubblica amministrazione a vincere lo Smart working Awards 2014 del Politecnico di Milano), è stata definita come best practice italiana dall’Università Bocconi all’interno del progetto di ricerca Lipse, finanziato dalla UE.

Ed effettivamente i risultati ottenuti sono numerosi:

• miglioramento organizzativo, si sta passando da una cultura della presenza alla cultura del risultato;
• aumento della percezione della qualità e quantità dell’attività svolta;
• risparmio informatico e razionalizzazione degli spazi; riduzione dei tempi e dei costi degli spostamenti;
• migliore armonizzazione tra vita lavorativa e vita familiare e personale;
• gestione del personale con particolare riguardo all’invecchiamento dello stesso (age management);
• sviluppo di nuove competenze informatiche e tecnologiche.

Il progetto VeLA prevede attualmente una sperimentazione dello smart working su quattro amministrazioni (oltre a quella introdotta da Provincia Autonoma di Trento e Regione Emilia-Romagna). Dai primi incontri con le amministrazioni partecipanti sono intanto emerse le indicazioni per la costruzione di un kit di riuso flessibile e utilizzabile da tutti.

Il kit di riuso di lavoro agile fungerà da vera e propria “roadmap” concreta e facilmente attuabile, grazie a cui tutte le PA interessate saranno in grado di abilitare lo smart working.

Nello specifico il kit conterrà i seguenti strumenti di sviluppo manageriale:

• kit documenti e procedure amministrative (es. esemplificazione di accordo individuale, disciplina interna adottata dalle amministrazioni);
• manuale e dashboard KPI dinamico (contenente criteri quantitativi e qualitativi per il monitoraggio, un “cruscotto” standard per la sperimentazione di smart working);
• esempi di piani di comunicazione e materiali divulgativi, indicanti le possibili modalità e strumenti per realizzarli;
• linee guida di evoluzioni di spazi fisici per enti pubblici (esempi di worksetting, allestimenti di spazi di lavoro);
• percorso formativo on line, in formato standard SCORM (installabile direttamente sulla propria piattaforma);
• roadmap per gli sviluppi tecnologici (step con suggerimenti e consigli per l’adeguamento tecnologico).

A supporto delle Amministrazioni partecipanti, sono state sviluppate azioni accompagnamento, di formazione e di comunicazione.

La strategia di comunicazione è stata oggetto di un percorso di condivisione basato su una metodologia di co-design, un workshop rivolto ai responsabili di progetto e ai referenti comunicazione delle nove Amministrazioni partner, al fine di individuare insieme i messaggi sui diversi target destinatari della comunicazione e co-progettare l’ideazione della campagna di comunicazione del progetto VeLA.

La formazione, che continuerà fino a fine maggio, consiste in incontri in presenza e nell’erogazione di video lezioni su piattaforma e-learning e coinvolge in media 100 partecipanti per ogni amministrazione, tra dirigenti e membri dei Leading Group degli enti partner. Di prossima realizzazione, invece, un evento che coinvolgerà non solo i responsabili del progetto per ciascun ente partner, ma anche dipendenti e dirigenti pubblici, policy maker, stakeholder territoriali, esperti sui temi legati allo spazio fisico di lavoro come leva di sviluppo dello smart working.

In tre parole il Progetto VeLA è:

• veloce, per accessibilità e attuazione;
• leggero, per implementazione e investimento organizzativo;
• agile, per flessibilità e sostenibilità.

Veloce, Leggero, Agile: è questa l’idea di PA che permette di fare evolvere l’organizzazione del lavoro all’interno delle Pubbliche Amministrazioni, orientandola al risultato, a beneficio della collettività.