Cantiere Documenti digitali, online il report 2018. Guercio: “Ecco soluzioni e checklist”

Il rapporto 2019 del Cantieri Documenti digitali è ricco di ben tre impegnativi e corposi documenti, dedicati tutti a questioni cruciali nella fase ormai matura di  trasformazione digitale che impegna le amministrazioni pubbliche italiane. I rapporti affrontano rispettivamente i seguenti temi:

1. Qualità dei software di gestione documentale: i requisiti archivistici
2. Il fascicolo informatico nella gestione documentale
3. Prova di identità, firma e sigillo elettronico

Sebbene ritenuti da tutti gli interlocutori del Tavolo (e non solo) di estrema rilevanza, si tratta tuttavia di nodi tutt’altro che risolti o, comunque, affrontati in passato senza l’approfondimento che la loro complessità e rilevanza avrebbero richiesto. Le ragioni di questi ritardi sono diverse. In parte (è il caso del documento dedicato alla prova di identità, firma e sigillo elettronico) sono dovute alle continue modifiche che hanno a lungo caratterizzato il quadro normativo in questo settore e hanno reso poco conclusivo il lavoro di analisi delle disposizioni che si sono in questi anni sedimentate in materia di documento informatico, identità digitale, formazione e gestione di sistemi documentari.  In parte (è il caso degli altri due rapporti, intitolati rispettivamente alla qualità archivistica dei software di gestione documentale  e al fascicolo informatico nella gestione documentale) è la natura stessa dei problemi  da considerare ad aver rallentato la loro soluzione: si tratta infatti di aspetti di natura metodologica o di rilievo operativo che richiedono necessariamente un confronto multi- e interdisciplinari, che nel nostro Paese fatica a realizzarsi compiutamente.

L’iniziativa di FPA, condotta nel 2018 d’intesa con l’Associazione nazionale archivistica italiana, ha permesso di superare le criticità legate alla mancanza di occasioni di condivisione grazie alla partecipazione di decine di amministrazioni pubbliche e di alcune imprese e alla presenza dei principali interlocutori istituzionali cui è affidata l’azione di supporto normativo e di tutela nel settore specifico della gestione documentale (Agenzia per l’Italia digitale, Direzione generale degli archivi, Istituto centrale degli archivi, Archivio centrale dello Stato). Contemporaneamente, il consolidarsi dell’impianto normativo (inclusi i regolamenti europei  679/2016 sulla protezione dei dati personali  e 910/2014 eIDAS)  ha consentito di affrontare in modo sistematico e approfondito il nodo della prova di identità  esaminato dal punto di vista specifico della fruizione di documenti informatici.

Senza entrare nel merito dei singoli contributi qui pubblicati, la cui natura tecnica richiede una lettura attenta e approfondita, in questa sede introduttiva ci limitiamo a sottolineare la specificità del metodo di lavoro seguito, non diverso da quello sperimentato nella edizione del 2017. In particolare:

• si sono definiti (nell’ambito dell’intesa tra Forum PA e Anai) i temi su cuiconcentrare l’attenzione dei partecipanti a partire da una riflessione congiunta con i portatori di interesse nel settore;
• si sono raccolte le adesioni dei diversi interlocutori, che sono stati sollecitati ad aderire ai diversi focus group sulla base dei propri interesse e delle proprie competenze;
• si sono identificati obiettivi sostenibili e operativiper ciascun gruppo di lavoro;
• i gruppi hanno operato in parallelousufruendo della piattaforma digitale di FPA ma anche attraverso l’adozione di autonome e flessibili forme di interazione;
• per ogni gruppo sono stati individuati  i coordinatori (anche più d’uno in ragione della particolare complessità del tema e alla luce della disponibilità dei partecipanti al tavolo);
• ogni incontro in seduta plenaria (quattro in tutto) ha previsto la discussione condivisa dei risultati parziali raggiunti da ciascun gruppo.

Merita sottolineare che il numero dei partecipanti è  cresciuto nel corso dell’anno e che tutti gli incontri hanno visto una larga presenza degli enti e degli esperti che hanno aderito originariamente all’iniziativa. Nelle more della conferma della prosecuzione del lavoro nel 2019 (sia di alcune attività che richiedono ulteriori approfondimenti sia di  nuove proposte da attivare) i partecipanti del gruppo di lavoro sul fascicolo informatico hanno chiesto all’Anai di proseguire gli incontri. Sono tutti elementi che testimoniano l’interesse che gli argomenti hanno suscitato e continuano a suscitare tra gli esperti di gestione documentale, gli interlocutori istituzionali e le amministrazioni pubbliche. Personalmente credo che tra gli elementi che hanno assicurato il successo del Tavolo ha contato molto la decisione di affrontare i temi oggetto di analisi attraverso il diretto e continuo confronto con tutti i partecipanti, garantendo flessibilità nei modi ma anche occasioni concrete e aperte di condivisione. L’esperienza maturata quest’anno costituisce, del resto, una prosecuzione di un precedente progetto, che si è dovuto arrestare per mancanza di risorse e di strumenti operativi, il progetto Recap[1], il cui obiettivo era proprio la creazione di una rete di collaborazione nel campo degli archivi digitali.

Come nel caso di Recap, anche il Tavolo Cantieri Documenti digitali ha l’ambizione di promuovere e sostenere un percorso condiviso che consenta a chi partecipa di lavorare insieme, superando “la natura tradizionalmente episodica dello scambio di esperienze, nella speranza che da tutto il materiale via via accumulato sia possibile (anche al di là della durata del progetto specifico) ‘estrarre’ o aggiornare infrastruttureconcettuali in grado di diventare veri e propri strumenti di lavoro, utilizzabili nell’interpretazione di situazioni, problemi, possibilità o nella formulazione di nuovi interrogativi di ricerca, una sorta di sedimentazione di un know how condiviso, relativamente formalizzato, affidato alla produzione di strumenti diversi”[2]. In questo specifico caso, i documenti resi disponibili non solo forniscono un quadro di riferimento sullo stato dell’arte, ma in tutti e tre i casi propongono soluzioni operative, casi concreti di applicazione, checklist per la valutazione delle infrastrutture e delle piattaforme applicative esistenti.  

Queste iniziative, nei fatti più che nelle ambizioni, hanno sostenuto e nutrito la comune determinazione di quanti  da tempo – almeno da due decenni – si dedicano allo sviluppo di modelli e soluzioni qualificate nel campo della gestione documentale, nonostante la disattenzione e l’inconsapevolezza che l’alta dirigenza pubblica e i responsabili nazionali delle politiche di digitalizzazione hanno spesso mostrato verso settori e competenze senza il cui supporto la trasformazione digitale è solo un’espressione retorica. 

[1] CfrRete di archivi per gli archivi in rete, a cura di Gianfranco Crupi e Mariella Guercio, Roma, Edizioni Anai, 2017.

[2] M. Guercio, Una comunità di pratiche per gli archivi digitali: questioni aperte e nuove prospettive, in Rete di archivi per gli archivi in rete, cit., p. 30.