Protocollo Informatico e gestione documentale: un approccio integrato per la transizione digitale

Le spinte verso la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione, promosse ormai da tempo dai vari CAD e Piani Triennali, hanno innescato processi di profondo cambiamento all’interno degli Enti, che sono spinti a cercare le giuste soluzioni organizzative e tecnologiche per attuare questo cambiamento sempre più urgente.

Le sfide della digitalizzazione

In questo contesto, la figura del “Responsabile per la transizione Digitale” opera pilotando e coordinando i processi di innovazione verso il digitale e sempre più spesso indirizza le scelte verso l’adozione di uno standard comune, facilitando l’adozione di strumenti e procedure interoperabili basate su servizi, di tecnologie facilmente estendibili e integrabili in un progetto di digitalizzazione che si estende su più anni.

Ecco che i formalismi archivistici devono poter coesistere con i nuovi metodi di lavoro, diventa necessario pensare al Protocollo Informatico integrato con la gestione documentale, far convivere procedure cartacee e firme autografe con documenti digitali e firme elettroniche, eliminare lo scollamento tra Il Protocollo e la gestione di mail e PEC, software dipartimentali e applicativi di vario genere, consolidando ambienti gestionali e documentali il più possibile eterogenei.

I sistemi di Protocollo Informatico e gestione documentale e dei processi sono tra i pilastri fondamentali su cui intervenire, perché è su di essi che si sviluppa la transizione al digitale. In questo ambito è particolarmente importante la scelta di una piattaforma comune con caratteristiche di Enterprise Content Management (ECM) specializzata nel gestire la grande complessità delle informazioni veicolate. Una piattaforma in grado di gestire in maniera sicura e centralizzata grandi volumi di contenuti e interazioni digitali, offrendosi totalmente alle integrazioni con tutto l’ecosistema dell’Ente mediante architettura a servizi, apertura e aderenza agli standard, caratteristiche naturali a strumenti open source da privilegiare nelle scelte di strumento per la Pubblica Amministrazione.

La centralità della piattaforma

Mettendo al centro una piattaforma ECM si ha infatti la possibilità di riprogettare la struttura dell’archivio in base a nuove regole di classificazione e di condivisione, si possono digitalizzare i procedimenti amministrativi partendo da quelli che offrono maggior beneficio, si riposizionano gli strumenti attuali con un’ottica di integrazione e interscambio al fine di snellire i processi e le interazioni degli utenti con il patrimonio documentale dell’Ente.

Tra le soluzioni più interessanti disponibili sul mercato spicca la piattaforma open source “Alfresco”, che si propone come piattaforma a servizi per lo sviluppo di soluzioni documentali e di gestione dei processi.

La piattaforma di gestione dei contenuti Alfresco (o Alfresco Content Services) si affianca alla piattaforma di gestione dei processi Activiti (o Alfresco Process Services), mediante cui è possibile mappare i processi interni con interazione diretta con Alfresco e con le procedure interne dell’Ente.

Intesys Openway ha adottato Alfresco come piattaforma di base sulla quale ha sviluppato alcuni moduli e servizi essenziali diretti alla PA consolidando il Protocollo Informatico, la gestione dei Processi, e l’integrazione con servizi per la Conservazione Sostitutiva (o Digitale).

L’utilizzo della piattaforma open source “Alfresco e Activiti” con la disponibilità di questi nostri moduli primari per la PA consente di realizzare agevolmente nuovi servizi e procedure a trazione documentale e di workflow oltre a permettere una facile integrazione con altre funzioni già esistenti all’interno dell’Ente.

Protocollo Informatico

Ci soffermiamo sul modulo del Protocollo Informatico che secondo questa visione integrata diventa una componente importante nella gestione dei processi dell’Ente oltre a rispondere alle esigenze dell’Ufficio Protocollo.

OrangePI è il software di gestione del protocollo informatico a norma basato su Alfresco e Activiti, che ne estende quindi le funzionalità e i campi di applicazione, in ambiente open source. Vediamo due basilari ma concreti esempi:

• Gestione determine. Una volta realizzato il workflow della determina, che dalla fase di stesura segue un flusso di approvazioni, dopo che il documento relativo alla specifica determina viene associato al worflow di collaborazione alla stesura e di approvazione, viene vistato dai diversi soggetti descritti nel workflow e giunge allo stato di “approvato”, quindi deve essere protocollato e messo agli atti. Quest’ultima operazione è una delle funzioni che Orange PI offre e quindi, sempre all’interno del workflow, è impostata la richiesta del numero di protocollo, la compilazione automatica delle informazioni di protocollo del documento, la segnatura dello stesso, la fascicolazione e la sua collocazione all’interno del documentale, con possibilità di archiviazione sostitutiva.
• Avvio processo da Protocollo. Con la protocollazione in ingresso di documenti, che potenzialmente possono pervenire attraverso diversi canali (cartaceo, digitale o e-mail/pec), il sistema, dopo la valutazione delle varie informazioni di protocollo e di classificazione può veicolare in autonomia i documenti protocollati attraverso specifici procedimenti e il giusto fascicolo. Al completamento del procedimento e laddove previsto nel workflow, il sistema in modo automatico predispone la protocollazione in uscita del documento di risposta apponendone la segnatura e agendo in automatico con l’eventuale azione di spedizione conforme via e-mail/pec.

Molte e molto diverse sono le esigenze alle quali è possibile fornire una soluzione integrata, dalla costruzione di repository documentali integrati con sistemi di firma digitale, alla realizzazione di processi di digitalizzazione del ciclo di gestione degli acquisti a partire dall’impegno di spesa, strumenti di firma digitale e pubblicazione dei contenuti su aree specifiche, fino alla costruzione di repository documentali multi archivio e multi servizio dove sono coordinati flussi di caricamento massivo, protocollazione, classificazione di documenti ed email con l’instradamento degli stessi verso processi collaborativi di gestione e processi di Conservazione.

Conclusione: la scelta strategica per i Responsabili per la transizione al digitale

La scelta di una piattaforma comune come Alfresco ci ha permesso di beneficiare delle sue continue evoluzioni, nel tempo ha infatti esteso i servizi offrendo nuovi strumenti e tecnologie basate sugli standard più recenti anche in campo front-end grazie alla nuova piattaforma di sviluppo ADF.

La scelta della piattaforma open source Alfresco da parte del Responsabili della Transizione Digitale può diventare strategica, perché funzionale allo sviluppo integrato e progressivo dei processi digitali, grazie alla grande disponibilità di servizi accessibili in maniera standard e a diversi moduli integrati, come il Protocollo Informatico, che ne estendono le funzionalità.