PerlaPA 2019: come funziona e a cosa serve il sistema di banche dati della Pubblica Amministrazione

PerlaPA: che cos’è e a che cosa serve

Il sistema PerlaPA è nato come unione di banche dati (ciascuna delle quali trova il suo fondamento in disposizioni normative relative agli aspetti che regolano il pubblico impiego) ed è realizzato per raccogliere le informazioni da parte del Dipartimento della Funzione Pubblica.

Il Dipartimento ha realizzato il sito per consentire l’aggregazione di banche dati inerenti l’assolvimento di obblighi a carico delle Pubbliche Amministrazioni. Un’iniziativa necessaria per favorire maggiore trasparenza e semplificazione. In particolare, il sistema PerlaPA consente alle Pubbliche Amministrazioni di gestire, in maniera centralizzata, la trasmissione dei dati relativi ai seguenti adempimenti:

• conferimento di incarichi a dipendenti pubblici o consulenti;
• permessi concessi ai dipendenti per l’assistenza a persone disabili;
• partecipazione dei dipendenti pubblici agli scioperi;
• permessi sindacali;
• procedimenti disciplinari nei confronti dei dipendenti pubblici.

PerlaPA è quindi un sistema che garantisce una maggiore trasparenza e come tale si inserisce nella stessa prospettiva della normativa FOIA (Freedom of Information Act), introdotta con decreto legislativo n. 97 del 2016 e parte integrante del processo di riforma della Pubblica Amministrazione.

L’accesso civico “generalizzato”, su cui la normativa si concentra, è riferito a dati ulteriori rispetto a quelli già oggetto di pubblicazione obbligatoria sui siti della PA e ha previsto la pubblicazione di alcune banche dati nazionali detenute da PA centrali. Vediamo ora quali sono i principali database che fanno parte del sistema PerlaPA.

Le banche dati di PerlaPA

Le Amministrazioni Pubbliche hanno a disposizione cinque banche dati all’interno delle quali inserire informazioni relative a: prestazioni, permessi ex L.104/92, scioperi nazionali, permessi sindacali e procedimenti disciplinari. Vediamo nel dettaglio di cosa si parla.

Anagrafe delle prestazioni

Questa è la banca dati che consente alle Pubbliche Amministrazioni di dichiarare gli incarichi conferiti a dipendenti pubblici e a consulenti esterni, secondo quanto previsto dall’art. 53 del decreto legislativo 165/2001. È attraverso questo strumento che le amministrazioni pubbliche comunicano al Dipartimento gli incarichi conferiti o autorizzati ai propri dipendenti, anche a titolo gratuito.

Questa comunicazione deve contenere le informazioni sottoposte a obbligo, individuate dall’articolo 18 del decreto legislativo 33/2013, ovvero durata ed eventuale compenso. Analoga comunicazione deve essere effettuata anche per gli incarichi di collaborazione o consulenza conferiti a soggetti esterni alla Pubblica Amministrazione e, anche in questo caso, la comunicazione deve contenere le informazioni sottoposte a obbligo di pubblicazione.

Le informazioni

Queste informazioni sono:

• estremi dell’atto di conferimento dell’incarico (oggetto e durata);
• curriculum vitae;
• dati relativi allo svolgimento di incarichi o titolarità di cariche in enti di diritto privato regolati o finanziati dalla PA o lo svolgimento di attività professionali;
• compensi relativi al rapporto di consulenza o di collaborazione, con specifica evidenza delle eventuali componenti variabili o legate alla valutazione del risultato.

Infine si ricorda che, mentre per i dipendenti della PA gli incarichi vanno indicati entro quindici giorni dall’affidamento, per i consulenti esterni la comunicazione va fatta entro tre mesi dalla nomina. La pubblicazione degli estremi degli atti di conferimento e la comunicazione al Dipartimento dei relativi dati sono condizioni necessarie perché l’atto sia efficace e per la liquidazione dei relativi compensi.

Le Amministrazioni inoltre sono tenute a pubblicare nell’Anagrafe delle prestazioni sia gli incarichi in corso di svolgimento, sia gli incarichi cessati (per i tre anni successivi alla cessazione dell’incarico). Gli incarichi, una volta inseriti, sono liberamente consultabili dal sito www.consulentipubblici.gov.it.

Permessi ex L. 104/92

Questa è la banca dati per la rilevazione dei permessi ex L.104/92 e contiene i dati relativi ai dipendenti pubblici che fruiscono dei permessi (fino a tre giorni al mese di assenza) per l’assistenza a persone disabili o per sé stessi (se disabili), secondo quanto previsto dall’art. 33 della legge n. 104 del 1992 e in base a quanto disposto dall’art. 24 della legge n. 183 del 2010.

Nello specifico, in base alla legge 183/2010, le Amministrazioni sono tenute a comunicare al Dipartimento i nominativi dei dipendenti cui sono accordati i permessi e la tipologia di permesso fruita, distinguendo tra permessi fruiti dal lavoratore per sé stesso o per assistenza a terzi.

Nell’ultimo caso le PA dovranno indicare il nominativo dell’assistito e il rapporto di parentela o affinità con il dipendente. La comunicazione deve infine contenere il numero complessivo di giorni e ore di permesso fruiti da ciascun lavoratore, nel corso dell’anno precedente, per ciascun mese.

GEPAS

Questo terzo database include tutte le informazioni di obbligatoria pubblicazione relative agli scioperi nel settore pubblico, è qui ad esempio che possiamo consultare i dati relativi ad uno sciopero nazionale.

Le Pubbliche Amministrazioni infatti devono adempiere all’articolo 5 della legge n. 146/1990 (“Norme sull’esercizio del diritto di sciopero nei servizi pubblici essenziali e sulla salvaguardia dei diritti della persona costituzionalmente tutelati”) e comunicare “tempestivamente” il numero dei lavoratori che hanno partecipato allo sciopero (senza l’indicazione nominativa degli aderenti), la durata dello stesso e la misura delle trattenute effettuate per la partecipazione.

Tali dati vanno inviati alla Commissione di Garanzia Sciopero. Nel caso di scioperi nazionali e interregionali gli stessi dati vanno inviati anche al Dipartimento della Funzione pubblica.

GEDAP

Questa banca dati è stata istituita dall’articolo 54 del decreto legislativo 29/1993 (“Razionalizzazione della organizzazione delle Amministrazioni pubbliche e revisione della disciplina in materia di pubblico impiego”). Nasce per garantire la trasparenza e il contenimento delle prerogative sindacali nell’ambito del impiego pubblico.

Il decreto è stato modificato nel corso degli anni fino al decreto legislativo n. 165 del 30 marzo 2001 che, all’articolo 50, regolamenta la gestione degli istituti sindacali retribuiti e non (distacchi, permessi e aspettative) e non sindacali (permessi e aspettative per funzioni pubbliche elettive) concessi ai dipendenti pubblici.

In base a queste disposizioni le Amministrazioni Pubbliche sono tenute a fornire al Dipartimento il numero complessivo e i nominativi dei beneficiari dei singoli istituti, indicando anche la qualifica del beneficiario e la durata del permesso.

Procedimenti disciplinari

Quest’ultimo database raccoglie le comunicazioni relative ai procedimenti disciplinari nei confronti dei dipendenti pubblici. In base all’art 55-bis del d.lgs. 165/2001, le Pubbliche Amministrazioni sono tenute a trasmettere all’Ispettorato per la funzione pubblica gli atti di avvio e conclusione del procedimento disciplinare, nonché l’eventuale provvedimento di sospensione cautelare del dipendente. Gli atti devono essere comunicati dall’ufficio competente di ogni Amministrazione, per via telematica e entro venti giorni dalla loro adozione.

Il rapporto tra PerlaPA e IPA

Il sistema di PerlaPA è intimamente legato al database IPA (Indice delle pubbliche amministrazioni), che raccoglie tutte le informazioni sui domicili digitali dei fornitori di servizi pubblici e delle Pubbliche Amministrazioni.

È infatti attraverso il sistema IPA che le Amministrazioni potranno accedere alle banche dati digitali. Per garantire una maggior coerenza, al momento della registrazione all’Anagrafe delle prestazioni, il sistema PerlaPA compie automaticamente un accesso al database IPA e alle informazioni lì contenute. Ogni notte i dati presenti in IPA e nell’Anagrafe delle prestazioni vengono sincronizzati, così da garantire omogeneità e chiarezza.

Come accedere al sistema PerlaPA

Vediamo ora come registrarsi per usufruire dei servizi offerti. È possibile accedere alle diverse banche dati attraverso il sito di PerlaPA, dove sono presenti sezioni relative a ciascuna di esse.

Per registrarsi bisogna selezionare dall’home page la sezione “Anagrafe delle Prestazioni”, scegliere successivamente “Servizio 2018” ed effettuare dunque la registrazione.

Ricordiamo l’importanza di selezionare il servizio 2018, poiché il sistema è ora cambiato e prima era gestito da una piattaforma differente. Una volta iniziata la registrazione l’utente si troverà davanti una schermata in cui inserire i propri dati anagrafici: il codice fiscale, che poi rappresenterà anche il proprio username; nome e cognome; luogo, data di nascita e genere.

L’utente dovrà inoltre indicare un indirizzo di posta elettronica, che non sia di un dominio gratuito, al quale saranno recapitate tutte le comunicazioni. Alla stessa email verrà inviato infine il link per ottenere la conferma della propria registrazione.

Anagrafe delle prestazioni: i ruoli di inseritore e responsabile

In merito all’Anagrafe delle prestazioni, il sistema di registrazione inaugurato nel 2018 distingue due figure: inseritore e responsabile. L’inseritore si occupa dell’immissione dei dati relativi agli incarichi di consulenti esterni o di dipendenti pubblici assegnati dall’Amministrazione di riferimento.

Il responsabile, invece, svolge un ruolo di referente e supervisore delle informazioni presenti all’interno della banca dati di PerlaPA. Mentre per ogni Amministrazione è presente solo un responsabile, il numero degli inseritori può variare, così da facilitare l’inserimento delle informazioni all’interno del database.

Per candidarsi e diventare un inseritore l’utente deve registrarsi all’interno del sistema ed essere approvato da parte del responsabile incaricato. Dopo aver effettuato l’accesso con le proprie credenziali al sistema PerlaPA sarà possibile selezionare la voce “Gestione utente” in alto a sinistra e scegliere successivamente la sezione “Candidatura a inseritore”. Dopo che la richiesta è stata avanzata il candidato riceverà un’email attraverso la quale verrà informato sul risultato della propria candidatura.

Per avanzare la propria candidatura a Responsabile PerlaPA è invece fondamentale possedere una propria firma digitale. L’utente dovrà accedere al sito, dopo essersi già registrato all’interno del sistema, inserire le proprie credenziali e dopo aver selezionato la voce “Gestione utente” selezionare “Candidatura a responsabile”.

Come richiedere assistenza e informazioni

Il servizio PerlaPA mette a disposizione un numero per l’assistenza (06 82888718) disponibile tutti i giorni lavorativi dalle 8.30 alle 17.30. In qualsiasi momento invece è possibile scrivere all’email predisposta per le comunicazioni (perlapa@governo.it).

Ulteriori informazioni possono essere consultate all’interno della sezione dedicata alle FAQ presente sul sito.