Accreditamento conservatori: ecco come deve essere il Manuale della conservazione

L’AgID ha ridefinito le modalità per l’accreditamento e per la vigilanza dei soggetti che intendono conseguire i riconoscimenti più elevati in termini di qualità e sicurezza prevedendone l’iscrizione in un apposito elenco pubblico. La circolare chiarisce i requisiti per l’accreditamento, sulle modalità di presentazione della domanda e sul correlato iter istruttorio, dettando anche le linee guida per la vigilanza. In questo contributo dello Studio Legale Lisi ci soffermiano sul Manuale della conservazione, necessario per la gestione del sistema e per la definizione dei ruoli e delle interazioni con i soggetti esterni con i quali il sistema interagisce.

La Circolare n. 65 del 10 aprile 2014 ha chiarito quali debbano essere i documenti che i soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione di documenti informatici devono allegare alla domanda di accreditamento ai sensi dell’articolo 44 bis, comma 1, del Codice dell’Amministrazione Digitale. Tra questi documenti la Circolare prevede anche la copia del Manuale della conservazione, stabilendo, inoltre, che gli interessati si attenessero nella redazione del manuale a uno schema che sarebbe stato successivamente predisposto dall’Agenzia per l’Italia digitale e pubblicato sul suo sito.

Ebbene, il tanto atteso schema è consultabile sul sito dell’AgID dal 16 ottobre 2014, come annunciato in una nota dell’Agenzia il 17 ottobre 2014.

È importante premettere che la redazione del Manuale della conservazione è obbligatoriamente previsto in caso di sviluppo di sistemi di conservazione – sulla base di quanto disposto dall’art. 8 del DPCM 3 dicembre 2013[1] – e assume particolare rilevanza nell’ambito della procedura di accreditamento per coloro, soggetti pubblici e privati, che decidono di svolgere l’attività di conservazione sulla base dell’art. 44 bis del CAD. Lo scopo dello schema pubblicato dall’Agenzia è quello di fornire le indicazioni necessarie per far sì che il Manuale risulti completo nella descrizione dello sviluppo del sistema di conservazione e dettagliato rispetto alle modalità di gestione, ai ruoli e ai soggetti coinvolti nel processo stesso.

Sebbene tale schema non sia strettamente vincolante per la forma e i contenuti, come sottolinea la stessa AgID, è però caldamente consigliato attenervisi, in modo da rendere il documento omogeneo, completo e anche facilmente consultabile dai clienti del servizio.

Lo schema predisposto dall’AgID tiene conto innanzitutto delle indicazioni previste dal Dpcm 3 dicembre 2013, con una particolare attenzione alle informazioni da inserire nel Manuale in base allo scopo che lo stesso si prefigge, di cui fornisce un indice dettagliato.

In particolare il documento dell’AgID detta le indicazioni per descrivere tutte le fasi dello sviluppo di un processo di conservazione a norma: contiene suggerimenti per stilare un manuale completo e corretto e per descriverne lo scopo, indicazioni sulla terminologia da utilizzare, la normativa e gli standard di riferimento applicati, la descrizione dei ruoli e delle responsabilità, la struttura organizzativa adottata per lo sviluppo del servizio di conservazione, la descrizione delle tipologie degli oggetti da portare in conservazione. Il Manuale deve, inoltre, contenere i riferimenti alle procedure interne che siano a norma con gli standard di qualità e sicurezza, così come deve comprendere la descrizione delle componenti logiche, tecnologiche e fisiche del sistema di conservazione. In ultimo, il Manuale deve indicare le procedure che si intendono adottare per il monitoraggio dell’efficienza del sistema e dell’integrità degli archivi e le procedure con le relative soluzioni da applicarsi in caso di eventuali anomalie del sistema.

Nel documento in esame l’AgID ha inoltre evidenziato che alcuni aspetti specifici relativi alla procedura sviluppata per il sistema di conservazione dei documenti non devono essere inseriti nel Manuale ma in un documento allegato allo stesso denominato “specificità del contratto”.

Il Conservatore ha, inoltre, l’opportunità di redigere un ulteriore documento – anche esso allegato al Manuale inviato all’AgID – contenente le informazioni che reputa di non dover rendere pubbliche, per ragioni di riservatezza o perché determinate informazioni, se pubblicate, potrebbero ledere la sua posizione sul mercato per motivi di concorrenza. Il Conservatore dovrà però anche motivare le ragioni della richiesta di non pubblicazione del suddetto documento sul sito, come avviene invece per il Manuale.

In considerazione delle indicazioni dettate per la redazione del documento, nel caso di modifiche del contenuto del Manuale, e dunque del processo del sistema di conservazione in esso descritto, dovrà essere inviata all’AgID[2] la nuova versione del documento.

Considerando inoltre che il Manuale è un documento informatico secondo quanto statuito dall’art. 8, comma 2, del Dpcm 3 dicembre 2013, tutte le sue versioni dovranno essere portate in conservazione e saranno, inoltre, sottoposte all’attività di vigilanza dell’Agenzia, secondo quanto previsto dalla Circolare n. 65/2014. All’Agenzia spetta, infatti, il compito di controllare, anche sulla base dei nuovi documenti pervenuti, che vi sia ancora l’esistenza dei requisiti previsti per l’accreditamento.

Non si può però non concludere con una osservazione che va al di là del contenuto del documento ed è più di ordine metodologico e tecnico-organizzativo. Come, infatti, si può notare lo schema del Manuale pubblicato sul sito di AgID è un documento in formato .doc ed è, perciò, un formato non idoneo alla pubblicazione. Lascia perplessi che l’Ente stesso che richiede ai conservatori il rispetto di una specifica regolamentazione in tema di formazione, tenuta e conservazione di documenti informatici, non si preoccupi di garantire principi basilari quali l’immodificabilità dei documenti e l’utilizzo di formati standard per gli stessi documenti pubblicati. Non di poco conto è, inoltre, che sia stato pubblicato un documento senza data, fatto che contravviene non solo alle norme archivistiche di cui al D.P.R. 445/00, ma anche alle fondamentali regole su pubblicazione e la repertoriazione dei dati e documenti che ne garantiscono l’autenticità.

 *Counsel D&L Department