Archivi digitali: l’esperienza dell’Ausl di Bologna

BABEL è un sistema di gestione documentale sviluppato dall’AUSL di Bologna. È l’archivio corrente dell’AUSL dall’avvio avvenuto nel 2013, ma le prime idee progettuali risalgono a circa 3 anni prima.

Gli obiettivi alla base del progetto sono comuni a molti altri percorsi di dematerializzazione e semplificazione nella pubblica amministrazione, accompagnati da una forte attenzione all’usabilità e alla gestione del ciclo di vita del documento informatico. Quest’ultimo aspetto è stato oggetto di studi approfonditi in cui sono stati presi a riferimento diversi standard e modelli ( OAIS, MoReq, UNI SinCRO, il progetto Interpares). Il pensiero che ci ha guidati è stato che non può esserci dematerializzazione senza conservazione, e la conservazione dei documenti informatici, oggetti fragili e non ancora concettualmente assimilati, come sappiamo è molto diversa da quella a cui siamo abituati. È una conservazione “attiva” che agisce trasformando il documento nel tempo per prevenire il problema dell’obsolescenza tecnologica dei supporti e dei formati. La conservazione dei documenti informatici deve garantire nel tempo l’autenticità e l’accessibilità del documento, e questo risultato dipende dalla rapidità con cui si attiva il processo di conservazione e dalla qualità dei metadati di contesto che accompagnano il documento.

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Il processo di conservazione deve essere quindi “anticipato” fino a costituire un archivio parallelo a quello corrente. BABEL si è sviluppato su queste idee e sul principio che il sistema di gestione documentale, sistema di produzione e archivio corrente, è separato fisicamente ma non concettualmente dal sistema di conservazione, di cui fanno parte l’archivio di deposito e storico. Il sistema produttore e il sistema conservatore devono lavorare insieme per creare il sistema archivistico di conservazione a lungo termine del documento digitale.

Sulla base di questi obiettivi e di una grande attenzione all’usabilità (elemento a garanzia di larga diffusione di utilizzo) sono stati definiti i primi requisiti funzionali di BABEL:

• un unico punto di accesso per l’utente ai diversi sistemi informativi
• applicativi verticali specifici per la gestione dei flussi di protocollo (PICO), delle determinazioni dirigenziali (DETE) e delle delibere della direzione generale (DELI);
• un sistema di gestione documentale informatizzato (GEDI) trasversale a tutti i flussi documentali che ne alimentano i fascicoli e punto di collegamento con il sistema di conservazione offerto dal Polo archivistico della regione Emilia Romagna – ParER.

Il cuore del sistema è costituito da GEDI, pensato subito come un EDRMS (Electronic Document and Records Management System ) in cui gli utenti possono usare il fascicolo dell’archivio corrente come strumento di lavoro effettivo, riducendo la produzione di copie e eliminando il classico parallelismo tra le cartelle del proprio computer e il sistema informativo aziendale.

Per meglio rispondere all’obiettivo di accrescere la qualità dei metadati, le applicazioni per la gestione dei flussi documentali accompagnano il documento in tutte le sue fasi dalla formazione allo smistamento. Quest’ultimo è stato pensato per raggiungere potenzialmente tutti i dipendenti e coprire un processo di lavoro svolto solitamente fuori procedura, demandato alle mail o a fotocopie distribuite sulle scrivanie.

Andando un po’ indietro nel tempo, Il progetto è iniziato nel 2010 (dopo un confronto con il mercato durato quasi un anno) con l’istituzione del gruppo di progetto per la realizzazione di un sistema informativo per la gestione documentale. Le diverse realtà aziendali sono state coinvolte sin da subito nell’analisi e nelle prime ipotesi di soluzione nei quali l’utilizzo di aiuti “visuali” (come mockup o diagrammi di flusso) ha favorito la comprensione degli obiettivi. Nel 2012 la realizzazione del primo prototipo è stata seguita dal neocostituito network di progetto, una rete di supporto formata da 170 referenti delle diverse articolazioni aziendali e rappresentative delle diverse professionalità coinvolte: amministrativi, tecnici, infermieri, ingegneri. Il network ha contribuito non solo alla creazione del software e alla revisione dei regolamenti interni, ma ha avuto anche il compito strategico di introdurre il sistema nella propria realtà, aiutando responsabili e colleghi nella revisione delle modalità di lavoro e organizzando percorsi formativi specifici. Così nel giugno del 2013 BABEL è partito su tutta l’azienda e nella prima settimana è stato utilizzato da 995 persone, mentre a oggi gli utenti sono oltre 2000.

È utile sottolineare il fatto che il supporto della direzione, sempre presente in ogni fase, è stato di importanza fondamentale per il progetto e per lo sviluppo delle competenze, ma la vera carta vincente è stata senza dubbio la rete di persone coinvolte sin dall’inizio. Il senso di coinvolgimento e di partecipazione, infatti, ha dato il ritmo necessario al progetto mantenendo viva l’attenzione su di esso e ci ha permesso di valorizzare le competenze interne rimanendo sempre aderenti alle reali esigenze di lavoro. Nel 2014 il network è stato rivisto e ridotto a 30 persone, con il compito specifico di contribuire attivamente all’innovazione e alla semplificazione dei processi. La nuova rete viene chiamata NORAD Nucleo operativo referenti amministrazione digitale e oggi è dedicata agli importanti sviluppi del sistema BABEL, in particolare alla realizzazione del sistema di gestione dei procedimenti.

A oggi BABEL è in corso di estensione a altre sei aziende sanitarie della Regione. Ogni azienda aderente ha replicato la struttura di progetto sperimentata presso l’AUSL di Bologna, che rimane a coordinamento del progetto e delle attività di supporto e sviluppo comune. Infatti, con l’estensione di BABEL, si è presentata l’opportunità di dare il via non solo all’uso di strumenti omogenei, ma anche alla nascita di un percorso comune per l’innovazione della gestione documentale. A inizio 2017 è prevista la realizzazione di un sistema di interoperabilità avanzata tra i diversi BABEL che possa permettere per esempio anche la firma congiunta tra direzioni distinte. Sono allo studio inoltre funzioni di condivisione dei fascicoli, analisi in cui abbiamo coinvolto fin da subito sia il ParER sia la Soprintendenza Archivistica per l’Emilia Romagna . Ulteriori obiettivi, infine, prevedono la realizzazione del sistema per la gestione dei procedimenti e il portale trasparenza, la conservazione del fascicolo chiuso e l’integrazione con il massimario di selezione e scarto, il processo di unificazione dei titolari delle varie aziende.

Sono diverse le pubbliche amministrazioni, non solo dell’area sanitaria, che nel corso del tempo hanno mostrato interesse per il nostro progetto e che hanno voluto incontrarci. I confronti con altre realtà sono state preziose occasioni di crescita e con piacere abbiamo colto l’occasione di parlare della nostra esperienza, potendo così dare anche solo un contributo di impostazione ad altri progetti avviati o in avviamento. Nella descrizione di questo percorso, che è stato particolarmente lungo e che non è ancora terminato, val la pena spendere due parole sul valore dell’energia spesa per gestire il cambiamento. Infatti esso non si può fermare, si può solo decidere se governarlo o se invece lasciarsi governare. Anche il migliore dei progetti rischia il fallimento se non accompagnato con cura e trasmesso in modo corretto agli utilizzatori finali. Nella nostra esperienza possiamo dire che, senza il coinvolgimento e la reale partecipazione delle persone, l’innovazione non sarebbe stata possibile. Anzi per noi è stata proprio la diversità dei soggetti coinvolti l’elemento necessario a portare reale ricchezza e a dare solida concretezza a un progetto non solo teorico, ma decisamente funzionale e operativo.