Archivi digitali, quelli della Difesa un’eccellenza a disposizione delle PA

Prima a FORUM PA 2016, poi in alcuni incontri successivi ho avuto modo di conoscere il Centro di dematerializzazione e conservazione dei documenti che il Ministero della Difesa ha sviluppato a Gaeta. Lo presento giovandomi anche della presentazione fattami dal Direttore del centro, Ing. Francesco Grillo. Si tratta senz’alcun dubbio di un’eccellenza a livello europeo che può aiutare anche altre amministrazioni a dematerializzare e quindi ad eliminare in buona parte gli archivi cartacei che presentano problemi:

• di tipo sanitario: la maggior parte degli archivi è custodita in locali non idonei (per condizioni legate alla presenza di batteri e muffe nella documentazione cartacea)
• di tipo gestionale: difficile consultazione della documentazione;
• di tipo economico: alto costo di consultazione della documentazione.

Come in ogni altra realtà produttiva pubblica e privata, anche nella Difesa il paradigma canonico per l’informatizzazione in uso negli ultimi vent’anni, che prevedeva un approccio puntuale e specifico alle singole tematiche, ha determinato di volta in volta la costruzione di appositi applicativi volti ad assolvere compiti peculiari.

Nello specifico settore della gestione documentale e della automazione dei procedimenti amministrativi, lo Stato Maggiore e il Segretariato Generale della Difesa hanno però operato in maniera innovativa, realizzando un sistema, incentrato sul sistema di protocollo informatico e gestione documentale, denominato @ADOhC, che, attraverso il paradigma della architettura aperta orientata ai servizi, consente il trattamento unitario di complessi procedimenti amministrativi e dei processi collaborativi.

Parallelamente, in ambito Agenzia Industrie Difesa (ente di diritto pubblico economico alle dirette dipendenze del Ministro della Difesa) è stato completato il CUCS-Progetto pilota, prima fase dell’ambiziosa attività di dematerializzazione degli archivi cartacei dei Centri Documentali dell’Esercito, che vede l’ex Stabilimento Grafico Militare di Gaeta, oggi Ce.DE.C.U. ( Centro di Dematerializzazione e Conservazione Unico della Difesa), quale polo tecnologico.

L’avanzamento di questo progetto, che ha previsto anche la riconversione del personale precedentemente impiegato nelle attività grafiche dismesse, ha consentito di evidenziare una cospicua serie di lessons learned – sia sulle modalità più idonee per affrontare, su base industriale, i complessi processi di dematerializzazione del cartaceo, sia sulle problematiche di gestione, fruizione e conservazione dell’archivio dematerializzato – sulla base delle quali e stato possibile affiancate al progetto pilota due ulteriori iniziative, i progetti XDem@t – Strumenti Avanzati di Dematerializzazione – e DDMS – Defence Document Management System -, entrambe finanziate nell’ambito Piano Nazionale della Ricerca Militare.

Il Ce.De.C.U. dispone di una piattaforma integrata, idonea a sperimentare, in un reale contesto produttivo, tecnologie e modalità operative innovative nel settore della gestione del ciclo di vista degli atti documentali informatici, funzionali alla definizione dei lineamenti di un sistema industrializzato in grado di rispondere alle esigenze della Difesa ed di offrire servizi ad altre PP.AA. ( centrali e locali).

A seguito delle ultime evoluzioni, la linea produttiva “normalmente” installata e configurata presso il CeDeCU di Gaeta per implementare il processo di dematerializzazione, come si usa dire, in factory, può essere installata e configurata presso un qualsiasi ente/soggetto terzo, implementando, in tal modo, il processo di dematerializzazione ( certificato) cosiddetto on site.

A seguito della conclusione dei predetti progetti il Ce.De.C.U. ha ottenuto l’accreditamento presso AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) quale centro di conservazione digitale.