Audit nella Pubblica Amministrazione: perché digitalizzarli e qual è il ruolo delle tecnologie

Quando parliamo di attività che comportano raccolta, analisi e gestione di dati non possiamo ormai più prescindere dall’impatto che può avere su questi processi l’utilizzo di tecnologie e piattaforme digitali. Non fanno eccezione gli audit, i controlli e le verifiche ispettive con procedure ben definite che qualsiasi ente della Pubblica Amministrazione deve effettuare, e che possono essere: relativi alle attività interne dell’azienda/organizzazione attinenti alla qualità e/o alla sicurezza del lavoro; relativi al sistema di gestione qualità di un fornitore; di terza parte, eseguiti da enti di certificazione esterni indipendenti, che rilasciano un apposito certificato di conformità.

Il ruolo delle tecnologie nei processi di Audit

In tutti i casi, l’obiettivo dell’audit è sempre verificare in maniera sistematica, indipendente, oggettiva e documentata, se determinate attività, prodotti o processi sono conformi alle disposizioni di legge o a procedure e standard prefissati.

È evidente il grande salto di qualità che può arrivare avvalendosi di strumenti digitali, per gestire in maniera organizzata, veloce e automatica controlli, ispezioni e piani di audit: dalla pianificazione alla compilazione tramite checklist digitalizzate, dalla condivisione al monitoraggio dei dati, dal rilievo delle non conformità fino alla loro risoluzione.

Questo consentirà di mantenere un controllo costante su tutte le fasi previste, associare in maniera immediata i dati rilevati nei diversi punti di verifica con eventuali azioni di miglioramento e/o risoluzioni di problemi, realizzare analisi dati ancora più specialistiche e approfondite, costruendo un quadro sistemico delle informazioni raccolte.

L’audit nel settore sanitario e alimentare: normative e specificità

Tra gli ambiti più delicati oggetto di audit troviamo il settore sanitario e alimentare, dato l’impatto evidente in materia di salute pubblica, ambiente e tutela del consumatore. Lo dimostrano le gravi crisi nel settore alimentare che abbiamo attraversato in anni recenti – BSE (1996 – ad oggi), Diossina (1999 – 2000), Afta epizootica (2001), Influenza aviaria – con impatti non solo in ambito sanitario ed economico, ma anche in riferimento alla fiducia dei consumatori che facilmente viene messa a rischio.

È dell’aprile 2004 il “pacchetto igiene”, un quadro legislativo che comprende diversi Regolamenti, con norme specifiche in materia di igiene per gli alimenti di origine animale e per l’organizzazione di controlli ufficiali sui prodotti di origine animale destinati al consumo umano. Nel 2017 arriva poi il nuovo Regolamento sui controlli ufficiali sulla catena agroalimentare: il Regolamento (UE) 2017/625 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 15 marzo 2017, che introduce un approccio più armonizzato e coerente ai controlli ufficiali e alle misure esecutive lungo la filiera agroalimentare. In sintesi, i regolamenti comunitari stabiliscono che le autorità competenti di ogni stato membro effettuino attività ispettiva e di audit presso gli stabilimenti che producono alimenti, al fine di verificare la conformità alle disposizioni normative. Per ottimizzare i controlli presso tali stabilimenti, le autorità regionali effettuano una pianificazione dei controlli e redigono un proprio piano regionale, secondo le indicazioni che vengono fornite dal Ministero della Salute e sulla base delle realtà locali.

Il Piano di Controllo Nazionale Pluriennale (PCNP)

Il Regolamento (UE) 2017/625 introduce il PCNP (Piano di Controllo Nazionale Pluriennale), che viene elaborato da ogni Stato Membro e descrive il sistema dei controlli ufficiali lungo l’intera filiera alimentare, al fine di verificare la corretta applicazione della legislazione comunitaria.

Al centro del Piano un approccio di filiera per garantire la sicurezza degli alimenti, integrando gli aspetti igienico-sanitari delle produzioni alimentari con una visione d’insieme che comprenda sia la qualità merceologica degli alimenti stessi sia diversi altri settori, quali la sanità e il benessere degli animali, l’alimentazione zootecnica e la sanità delle piante.

Il PCNP permette di orientare i controlli ufficiali al fine di migliorarne l’efficacia a tutela dei cittadini, razionalizzando le attività e ottimizzando l’uso delle risorse disponibili.

Qualche numero

Ma quando parliamo di sicurezza in campo sanitario e alimentare, quali sono i numeri che entrano in gioco? Ecco quelli forniti dal Ministero della Salute con la Relazione annuale 2019 al Piano Nazionale Integrato – PNI:

• nel corso dell’anno 2019 sono state effettuate 110.417 ispezioni su 1.246.134 attività produttive riscontrando 40.839 non conformità; sono state inoltre elevate 9.177 sanzioni, 569 notizie di reato ed effettuati 1.601 sequestri. Sono stati poi eseguiti 10.145 audit riscontrando 3.265 esiti non conformi;
• nel 2019 sono stati prelevati 45.550 campioni di prodotti alimentari e bevande, su cui sono state effettuate 126.590 determinazioni analitiche. Di questi, la maggior parte (44.869 campioni) sono stati prelevati in base ad una specifica programmazione, mentre 681 campioni sono stati prelevati su sospetto, riscontrando un totale di 929 esiti non conformi.

Una precisazione: audit e ispezione non sono la stessa cosa. Mentre l’ispezione è relativa a un singolo processo o prodotto (mangimi, alimenti, salute e benessere degli animali) per verificare che questo in un determinato momento sia conformi alle prescrizioni di legge, l’audit riguarda tutto l’insieme dei processi (gestionali e operativi) attivati dagli operatori del settore alimentare (OSA), valuta la conformità alle disposizioni di legge e l’affidabilità (raggiungere gli standard di sicurezza previsti) dell’intero sistema di produzione, nonché la capacità di mantenere tale affidabilità nel tempo. Si tratta non solo di identificare le anomalie, ma anche le azioni che devono essere implementate per correggerle.

Digitalizzare, pianificare, analizzare: dalla teoria alla pratica

Insomma, l’audit è un processo strutturato e che presuppone una visione a 360 gradi sulla qualità dell’organizzazione, in questo caso dell’OSA. È quindi ancora più evidente l’utilità di digitalizzare questo tipo di attività. Ma concretamente cosa consente di fare un software pensato per la gestione degli audit?

Possiamo spiegarlo prendendo come esempio Audit Manager, un software multi-utente e multi-device sviluppato proprio per ottimizzare la gestione degli audit e dei controlli sia interni che esterni. Consente di pianificare e schedulare tramite portale web le attività di audit o di controllo, configurando i singoli auditor e coinvolgendo diversi team di lavoro. Permette di completare tramite smartphone, tablet o notebook le checklist, standard o personalizzate, e creare il dossier dell’audit con documentazioni, foto, video, dati da hardware e sensori. Infine, permette di inserire le Non Conformità riscontrate e pianificare le azioni correttive (il team di lavoro viene aggiornato con alert tramite email), ottenere informazioni su dati certi e pianificare i propri obiettivi grazie alla business intelligence (KPI, chart e report).

I benefici di Audit Manager (e della digitalizzazione) per la Pubblica Amministrazione

In pratica, attraverso un unico strumento informatico, PA e autorità competenti, potranno gestire l’intero ciclo degli audit a partire dalla pianificazione, all’esecuzione, fino al follow up e al piano delle azioni correttive. Una gestione dei processi facile e autonoma, grazie al portale web, creato per la pianificazione e il monitoraggio, e all’app mobile, creata per la raccolta dati immediata. Ma non solo, anche garanzia di uniformità dei dati e dei processi, con un maggior controllo nella raccolta ed elaborazione delle informazioni. Infine, personalizzazione, velocizzazione – perché si elimina il tempo di trasferimento delle informazioni, redazione di report, rendicontazioni periodiche – e integrazione con altri sistemi aziendali e hardware già presenti. Tutti aspetti molto importanti anche per le nostre pubbliche amministrazioni.

In questo articolo ci siamo soffermati sull’audit in un settore particolare, ma con Audit Manager è possibile gestire diverse tipologie di audit associate a diverse checklist (salute, veterinaria, rischi sul luogo di lavoro, edilizia, etc.), impostando configurazioni specifiche e coinvolgendo il personale abilitato. Oltre alle attività di audit, il sistema gestisce l’intera vita delle non conformità rilevate, definendo ripianificazioni di nuovi audit o azioni di miglioramento, fino alla soluzione dei problemi rilevati.

Audit Manager, realizzato da Focus Informatica, al momento è utilizzato soprattutto da aziende private, ma è già presente nel portale MEPA – Acquisti in Rete della Pubblica Amministrazione.

Per chiudere, una sintesi delle principali funzionalità di Audit Manager:

• configurazione di checklist standard o personalizzate senza limiti;
• facile pianificazione e conseguente consultazione degli audit svolti e delle non conformità raccolte;
• ad ogni rilievo o non conformità, è possibile associare diversi punteggi di gravità e tempi di risoluzione;
• possibilità di eseguire le attività di audit direttamente in loco o da remoto con dispositivi già in uso (smartphone, tablet, notebook e pc) di diversi sistemi operativi (iOS, Android e Microsoft);
• caricamento di fotografie, video, audio e altri allegati da associare a ogni quesito o rilievo;
• inserimento immediato di rilievi e non conformità direttamente su planimetrie interattive (mappe) per facilitare sia la raccolta dei dati che le successive attività correttive;
• anche in situazioni di mancanza di rete, l’app rimane disponibile e memorizza i dati inseriti;
• raccolta firme del personale coinvolto, sia interno che esterno;
• integrazione con i sistemi già in uso (anagrafiche, rendicontazioni, etc.) o con hardware specializzati;
• generazione di report personalizzati e verbali dell’audit;
• analisi, consultazione e storicizzazione dei dati rilevati e puntuali, aggregati per area, soggetto controllato, periodo, etc.