Camera di Commercio di Campobasso: un ente “digitale”

La Camera di Commercio di Campobasso ha ricevuto la ‘Menzione speciale’ del concorso ‘Premiamo i risultati’ e il ‘Premio nazionale per l’Innovazione’ per il progetto ‘Camera Total Click’. Posta elettronica certificata, servizi online, firma digitale, fax virtuale sono gli strumenti utilizzati ormai quotidianamente dai dipendenti dell’Ente. Risultato: riduzione quasi totale dei costi relativi alla stampa e all’acquisto di materiale cartaceo, abbattimento dei costi di spedizione, riduzione dei tempi di lavoro delle pratiche. Lorella Palladino, Segretario Generale della Camera di Commercio di Campobasso, ci racconta passo per passo come è stato ottenuto questo successo.

Eliminare la carta, snellire la burocrazia, diventare un Ente moderno e rinnovato nelle modalità operative e nell’interazione con l’utente: con questi obiettivi la Camera di Commercio di Campobasso ha intrapreso un articolato percorso di innovazione e digitalizzazione che ha portato a ottimizzare la performance complessiva dell’amministrazione, a migliorare i rapporti con il cittadino e a ridurre in maniera significativa i costi di gestione.
‘Camera Total Click’ è il nome del progetto, avviato nel 2008 e grazie al quale la Camera di Commercio ha ricevuto dal Ministro Brunetta, lo scorso 17 maggio in occasione del FORUM PA, la ‘Menzione speciale’ del concorso ‘Premiamo i risultati’. Non solo: l’8 giugno la CCIAA ha ricevuto dal Presidente della Repubblica Giorgio Napolitano il ‘Premio nazionale per l’Innovazione’, assegnato durante la Giornata dell’Innovazione.

“L’occasione del concorso ‘Premiamo i risultati’ è stata solo un ulteriore impulso per stringere i tempi della rivoluzione interna precedentemente iniziata – riferisce il Segretario Generale della Camera di Commercio di Campobasso, Lorella Palladino – eravamo tutti pronti al grande cambiamento, dirigenti e dipendenti, supportati dagli amministratori e abbiamo profuso impegno e dedizione in un processo che ha reso necessaria una grande capacità di adattamento a tutti i livelli e a tutte le età.”
“Il percorso di digitalizzazione della Camera – prosegue Palladino – è cominciato dal 2005, quando abbiamo iniziato ad utilizzare il protocollo informatico. Sostenere la gestione di un flusso documentale ‘ibrido’, ossia lavorare in contemporanea documenti cartacei e telematici non era più possibile soprattutto con la nostra ambizione e necessità di stare al passo con i tempi ed aprirsi ad orizzonti ben più ampi di quelli regionali. In una città di provincia come Campobasso – geograficamente chiusa all’interno di una Regione, il Molise, tra le più piccole d’Italia – essere telematici significa molto di più della semplice modernità. Significa mettere a portata di mano del tessuto imprenditoriale strumenti fondamentali per accorciare le distanze con altri bacini di utenza ed interagire con realtà al di là di ogni confine. Ed ecco allora che ci diventano familiari parole come VOIP, fax virtuale, intranet, firma digitale, PEC e inizia l’avventura…”

Abbiamo quindi chiesto a Lorella Palladino di raccontarci passo per passo questa avventura che lei stessa riassume in un motto: “Innovare la PA? Si può fare!”.

Le prime iniziative

“Dopo aver aderito al concorso, abbiamo programmato le attività creando un gruppo di lavoro ad hoc, abbiamo realizzato un’intensa attività di formazione, introdotto nuovi software, distribuito i dispositivi portatili per la firma digitale a tutti i dipendenti, iniziando a produrre documenti unicamente in formato digitale e trasformando quelli in entrata da cartacei in digitali.
Dall’ottobre 2009 la Giunta dell’Ente camerale si riunisce solo in modalità telematica. Ciascun componente visiona direttamente dal proprio PC tutti i documenti inerenti l’ordine del giorno fissato senza procedere alla stampa di nessun documento. Ogni file viene firmato digitalmente, nel pieno rispetto di quanto previsto nel Codice dell’Amministrazione digitale.
L’operazione di innovazione che è partita dall’interno dell’Ente, è stata estesa a tutto il territorio provinciale con la concessione di PEC gratuite ai comuni ed altri enti, con l’obiettivo di comunicare con loro solo tramite Posta Elettronica Certificata con documenti firmati digitalmente”.

La risposta degli utenti

“Adeguarsi a nuove procedure, soprattutto telematiche, non è facile per nessuno, ma dopo il primo approccio ognuno ha percepito il vantaggio in ordine di tempo e costi. I tempi di lavorazione delle pratiche amministrative sono stati ridotti del 50%, ossia sono passati dai 10 ai 5 giorni.
Il risparmio del 20% di carta, toner, stampanti, buste, è un beneficio non solo per la stessa Amministrazione, ma per l’intera comunità.
Come nel caso dei costi di spedizione abbattuti del 44%, dove la posta ordinaria è stata rimpiazzata dalle email e la posta raccomandata sostituita degnamente dalle PEC. Gli stessi dipendenti ne guadagnano in termine di tempi, ridotti del 60% per la ricerca dei documenti, e di spazi lavorativi, sgombri da invadenti fascicoli cartacei, più liberi da armadi e scaffali con il risultato di lavorare in ambienti più sereni.”

Le piattaforme software utilizzate

“Nell’adeguamento informatico siamo stati supportati dalla società di informatica del sistema camerale, che ci ha fornito un programma innovativo di gestione dei flussi documentali, in grado di protocollare, fascicolare, archiviare, condividere all’interno dell’ente, firmare digitalmente e spedire all’esterno ogni documento che lavoriamo. Il programma è cresciuto in base alle nostre esigenze, arricchendosi dei suggerimenti del personale camerale che lo ha sperimentato giorno per giorno contribuendo al suo miglioramento.”

Prossime iniziative IT della Camera

“In un solo anno abbiamo attuato una grande rivoluzione interna che stiamo progressivamente ammortizzando. Le idee non mancano, ma è necessario per ora andare a regime e consolidare i risultati raggiunti , impegnandoci nell’azione già avviata di collaborazione con altri enti e istituzioni del territorio, per realizzare un sistema di pubblica amministrazione efficiente. Il nostro progetto è una chiara dimostrazione del fatto che con la volontà e l’impegno delle persone è possibile realizzare un modello di governance innovativa che stia dalla parte delle imprese e dei cittadini non solo nell’erogazione dei servizi, ma anche nelle modalità di gestione del servizio stesso. L’auspicio è che questa iniziativa rappresenti uno stimolo per altri enti che decidano di accettare la sfida di una PA digitale”.

Il sito della Camera di Commercio di Campobasso
La presentazione del progetto ‘Camera Total Click’ (PDF)