Concorsi, risparmio di risorse e tempi ridotti: l’esperienza dell’ASST Pavia

Il mondo dell’impiego nelle amministrazioni pubbliche sta attraversando una fase di trasformazione epocale, il cui acceleratore e spartiacque è stata la fase dell’emergenza covid-19, superata la quale il cambiamento si mostra ad ogni livello, a partire già dalla fase iniziale della selezione del personale tramite concorsi. La svolta digitale per i concorsi delle amministrazioni pubbliche è ormai più che consolidata, grazie in particolare al ruolo di società talmente specializzate da essere in grado di fornire in un unico pacchetto il ciclo completo dei servizi di cui una PA ha bisogno per l’espletamento della prova di selezione.

Il tutto con notevoli vantaggi in termini di abbreviamento dei tempi, trasparenza, ottimizzazione delle procedure e risparmio di risorse, avendo a disposizione anche sedi tecnologicamente predisposte ad ospitare le prove concorsuali. Esemplificativo di quanto sia divenuta osmotica la collaborazione tra pubblico e privato in questo ambito è il rapporto che lega negli ultimi anni l’Azienda Socio-Sanitaria Territoriale di Pavia e la Selexi di Milano.

Le esigenze dell’ASST di Pavia in ambito concorsuale

A monte del cambiamento intrapreso dall’azienda sanitaria pavese c’è stata la presa di consapevolezza di essere entrati in una fase nuova, con necessità non più differibili. “Avevamo l’esigenza di esternalizzare il servizio, soprattutto della parte di gestione informatica. Eravamo partiti inizialmente durante il periodo Covid – racconta Mattia Delfrate, collaboratore amministrativo per l’Ufficio Concorsi dell’ASST Pavia – con dei sistemi di collegamento da remoto per l’espletamento delle prove”. La carenza di personale medico, aggravata dal periodo post-Covid, e l’accelerazione considerevole del turnover delle risorse hanno messo l’ASST di Pavia in condizione di attivare diverse selezioni in ambito sanitario, tra cui quelle per nuovi infermieri, OSS, collaboratori amministrativi, assistenti sociali, dirigenti medici (psichiatri) e dirigenti farmacisti.

“Tramite approfondimenti interni, anche dopo la sentenza dell’Università Bocconi, avevamo visto anche con le nostre direzioni di Affare Generale Legale e Referente della Privacy che non c’era la possibilità per proseguire in modalità da remoto. Allora abbiamo cercato un partner – prosegue Delfrate – che ci permettesse di svolgere le prove, però mettendoci a disposizione tutto, dalla sede alle strumentazioni informatiche. La normativa imponeva questa tipologia, specialmente quando ci sono numeri elevati. Prima banalmente si faceva tutto con il cartaceo e all’interno di un Palazzetto. Dovevamo preparare tutto e occuparci di tutto. Ci servivano tantissime ore di personale a disposizione, dall’assistenza del primo soccorso al controllo di varchi, la sorveglianza degli accessi, molti altri”.

La scelta della partnership con la Selexi di Milano

Una volta approvata l’esigenza e avviata la ricerca dell’azienda partner da scegliere, si è passati alla valutazione delle manifestazioni di interesse inoltrate. “Si sono presentate tre aziende – aggiunge Delfrate – e la manifestazione di Selexi è stata quella economicamente più vantaggiosa per noi, che aveva il prezzo migliore, ma era anche la proposta che ci piaceva di più. Poi io stesso li conoscevo perché avevo partecipato in prima persona a dei concorsi gestiti da Selexi e avevo avuto modo di testare l’organizzazione dell’interno concorso”.

La partnership con Selexi è stata dunque frutto del naturale incontro tra domanda ed offerta di recruiting altamente specializzato: “Siamo una società nata nel 1999 con l’obiettivo specifico di affermarsi nell’ambito delle selezioni di personale condotte con test a risposta multipla – racconta Stefano Bazzini, CEO di Selexi –. Ad oggi abbiamo gestito migliaia di procedure di selezione, divise principalmente in concorsi pubblici indetti da pubbliche amministrazioni e in test di ammissione universitari per i corsi di laurea dei più prestigiosi atenei italiani. Complessivamente, in oltre 25 anni, abbiamo gestito selezioni per una popolazione partecipante superiore a 3 milioni di candidati”. Negli anni Selexi ha esteso le proprie competenze agli ambiti della formazione in ambito medico sanitaria e dell’assessment per la valutazione di tutte quelle qualità individuali richieste per ricoprire determinati ruoli all’interno di un’organizzazione.

I vantaggi dell’esternalizzazione della gestione delle prove

I benefici di avvalersi della competenza di Selexi sono stati subito evidenti in tutte le fasi, dalla pubblicazione del bando fino all’espletamento della prova, iniziando già con l’ottimizzare le procedure in fase di preselezione del numero di candidati alle prove: “In questa nuova maniera abbiamo ridotto tantissimo il personale e le tempistiche. Specialmente ora che, in questo momento storico per le aziende, soprattutto della sanità pubblica, si fanno tanti concorsi – sottolinea Delfrate dell’Ufficio Concorsi dell’ASST Pavia –. Certo dipende dal numero dei candidati, ma mediamente abbiamo avuto almeno un 35% di risparmio dei tempi. Prima per 500 candidati da correggere a crocette, manualmente, ci portava via una mezza giornata, con l’impiego di almeno cinque o sei persone. Adesso in meno di un’ora con Selexi abbiamo già gli esiti fatti, con il solo segretario impegnato”. Altro vantaggio molto importante, anche per i cittadini, è sul fronte dell’accesso agli atti: “Ora il candidato può entrare quando vuole alla sua area riservata, così da prendere direttamente visione di quella che è stata la sua prova, come sono andate le sue risposte, senza caricare di lavoro gli uffici pubblici. Importante poi – prosegue Delfrate – è anche il vantaggio sulle sedi.

Gli spazi interni ora sono da 30-35 candidati. Prima andavamo al castello di Vigevano che poteva ospitare anche 200 candidati, con una spesa notevole che, come PA, dovevamo considerare. Ora con un costo molto contenuto abbiamo un servizio di aula, proposta delle domande e assistenza e svolgimento delle prove, alla stessa cifra”. Tra gli elementi di maggiore innovazione c’è quello della fornitura delle domande: “Su questo ovviamente la Commissione rimane sovrana. C’è una proposta iniziale che viene variata, le domande modificate ed integrate. C’è poi tutto il procedimento di espletamento, dall’appello al controllo dei candidati, alla disposizione delle postazioni tramite pc. E infine la successiva correzione, con le prove che vengono fornite in maniera anonima e consegnate alla società, semplificando il lavoro delle commissioni e togliendo loro un po’ di responsabilità”. Valore aggiunto, decisivo nel ricorso a un partner privato, è l’elevatissimo livello tecnologico che una PA impiegherebbe molto più tempo ad implementare. Ultimo ma non ultimo, il vantaggio tutt’altro che trascurabile che i partner privati assicurano in termini di maggiore trasparenza e terzietà, e quindi garanzia di regolarità per i candidati, con tempi ed esiti certi del concorso.

Sviluppi futuri della collaborazione in ambito concorsuale

Uno degli sviluppi futuri che l’ASST di Pavia sta già traguardando per le future selezioni è la previsione di uno psicologo, in particolare per la valutazione delle soft skills. “Non le abbiamo ancora implementate – afferma Delfrate –. Ne stiamo parlando, ma soprattutto in ambito amministrativo ne abbiamo bisogno, forse meno sulle figure sanitarie. Non nego che in molte situazioni abbiamo iniziato a valutare di inserire questo tipo di domande”. Quello sanitario, ma non solo, è un ambito professionale che sta cambiando drasticamente e velocemente, soprattutto nell’ottica di dover inserire i giovani. Delfrate non ha dubbi, urge un netto cambio di visione. “Viviamo un momento storico molto complicato. Dopo il Covid c’è stato un cambiamento rispetto ai medici. Le difficoltà ci sono, ad esempio dal punto di vista economico, perché la retribuzione non viene considerata dai giovani come adeguata. Alcune situazioni di carenza però le stiamo risolvendo, in particolare dal punto di vista amministrativo.

Il lavoro nelle PA inizia ad essere visto dai giovani come una fase per perfezionarsi e mettersi in gioco in una prospettiva sicuramente più ampia”. Con l’aumentare della complessità del mercato del lavoro, la necessità è quella di alzare costantemente i propri standard, implementando le ultimissime tecnologie. Determinanti in questo senso sono le competenze trasversali che un’azienda evoluta come Selexi può mettere in campo, contando su profili molto diversi da quelli che normalmente una PA ha nel suo organigramma. Un fattore questo che si concretizza su un elevato livello di personalizzazione, tarato su esigenze specifiche, settoriali ma anche territoriali. “Selexi cura con proprie risorse e professionalità tutte le fasi di realizzazione dei servizi che forniamo – aggiunge Bazzini, CEO di Selexi –, grazie a un team composto da 50 professionisti, divisi tra le sedi di Milano e di Roma. Con i nostri staff, composti da competenze ai più elevati livelli del settore, perfezioniamo costantemente tutti i passaggi della selezione, dalla redazione dei contenuti all’organizzazione e alla gestione dei processi, fino alla completa elaborazione dei dati”.

Per il futuro la vision è chiara ed è quella di imporsi sempre di più su scala internazionale, come testimonia l’importante posizionamento sul mercato spagnolo. Negli ultimi anni Selexi ha infatti creato un network di centri esami su scala mondiale, al fine di erogare i propri test a distanza in qualsiasi stato del mondo. “Oggi utilizziamo un software proprietario per lo svolgimento di prove di selezione, valutazione e orientamento in modalità informatizzata. Nel 2015, inoltre – conclude Bazzini –, allo scopo di consolidare la nostra leadership nell’ambito del computer based testing, abbiamo progettato e realizzato un nostro Test Center dotato di 700 postazioni informatizzate, nel suo genere si tratta del più grande d’Europa”.