Dal cartaceo al digitale: l’eliminazione legale nel CAD

La copia digitale di un documento amministrativo, se certificata come conforme all’originale, può sostituire il documento analogico per quanto riguarda gli obblighi di conservazione? Secondo le norme del CAD sembrerebbe di sì. In realtà questo passaggio non è automatico, perché lo scarto dei documenti deve sempre e comunque essere autorizzato dalle Soprintendenze archivistiche e dalle Commissioni di sorveglianza del Ministero per i beni culturali. Ma c’è di più: in realtà, per i documenti destinati alla conservazione permanente non è ancora possibile in nessun caso autorizzare la distruzione dell’originale cartaceo. In questo articolo Gianni Penzo Doria e Simonetta Zingarelli ci spiegano perché.

Il Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005) ha introdotto un’importante disposizione all’articolo 23 ter, rubricato “Documenti amministrativi informatici”. Con riferimento ai documenti amministrativi, il comma 3 dell’articolo in commento dispone che “le copie su supporto informatico di documenti formati dalla pubblica amministrazione in origine su supporto analogico ovvero da essa detenuti, hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, degli originali da cui sono tratte, se la loro conformità all’originale è assicurata dal funzionario a ciò delegato nell’ambito dell’ordinamento proprio dell’amministrazione di appartenenza, mediante l’utilizzo della firma digitale o di altra firma elettronica qualificata e nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71; in tale caso l’obbligo di conservazione dell’originale del documento è soddisfatto con la conservazione della copia su supporto informatico”.

Tale norma è di estrema importanza relativamente all’analisi della conservazione sostitutiva di documenti analogici amministrativi. Dalla lettura di questa disposizione, infatti, sembrerebbe consentita la conservazione digitale dei documenti analogici a fronte di una loro trasformazione in esemplari digitali. Applicando le norme del CAD e le Regole tecniche, dunque, si dovrebbe poter procedere alla loro digitalizzazione, mediante memorizzazione della relativa immagine (copia per immagine su supporto informatico di documento analogico, come rubricata dal CAD, art. 1, lett. i-ter). Dopo il completamento di tale procedura, inoltre, potrebbe avvenire la distruzione dei documenti analogici originali, secondo il dettato dell’art. 4 della deliberazione CNIPA n. 11/2004.

Il tutto, però, va interpretato alla luce di quanto disposto nei commi 1 e 4 dell’articolo 43 del CAD. Nel primo comma si prevede che, nonostante sia riconosciuta piena validità ai documenti analogici riprodotti su supporto informatico e dei quali è prevista la conservazione per legge nel rispetto delle Regole tecniche di cui all’art. 71 del CAD, i poteri di controllo sugli archivi delle amministrazioni pubbliche e sugli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, ai sensi del D.Lgs. 42/2004 (Codice dei beni culturali), rimangano in capo al Ministero per i beni e le attività culturali. Tale assunto giuridico comporta il venir meno dell’automatismo dell’applicazione delle procedure di digitalizzazione, così come descritte nel CAD e della conseguente distruzione dei documenti analogici amministrativi, che rimane comunque sempre subordinata all’autorizzazione del Ministero per i beni culturali.

L’autorizzazione allo scarto, prevista dall’art. 21, comma 5, del D.Lgs. 42/2004, è rilasciata dalle Soprintendenze archivistiche competenti per territorio per gli archivi delle amministrazioni pubbliche (comuni, province, università, camere di commercio, etc.), mentre è rilasciata dalle Commissioni di sorveglianza per gli archivi delle amministrazioni statali (tribunali, questure, prefetture-UTG, etc.).

Sembrerebbe, quindi, teoricamente possibile eliminare legalmente i documenti analogici amministrativi sottoposti a processo di digitalizzazione. Invece, non è ancora ammesso procedere alla distruzione degli archivi cartacei, pur in presenza di conservazione sostitutiva, in quanto si deve tener conto della circolare 11 febbraio 2004 n. 8, emanata dalla Direzione generale per gli archivi e rivolta agli istituti archivistici italiani, con la quale si è disposto che “poiché non sembra sia stata affrontata e risolta la delicata questione della conservazione permanente dei documenti elettronici, tant’è che il Ministro Stanca ha fatto richiesta di attivare un tavolo tecnico congiunto presso la Conferenza Unificata Stato-Regioni, composto da rappresentanti del Ministero per i Beni e le attività culturali, dei Dipartimenti dell’innovazione e delle tecnologie e per gli affari regionali, ai fini dell’individuazione e della sperimentazione di regole e metodologie standard per la conservazione permanente di documenti elettronici, e per la definizione di eventuali modifiche ed integrazioni normative, le SSLL, e in particolare le Soprintendenze archivistiche per i documenti conservati da Amministrazioni non statali, non autorizzeranno la distruzione degli originali cartacei dei documenti destinati alla conservazione permanente, anche quando essi siano stati riprodotti con le modalità stabilite dalla stessa delibera”.

Al momento, dunque – e fino a quando rimarrà in vigore la suddetta circolare n. 8/2004 – non sarà possibile autorizzare la distruzione dei documenti analogici destinati alla conservazione permanente conservati in forma sostitutiva[1]. In altri termini, lo scarto dei documenti conservati in forma sostitutiva non è attualmente percorribile, perché le Soprintendenze e le Commissioni di sorveglianza non lo possono autorizzare, vigendo la circolare summenzionata. Ciò significa che tali documenti possono essere “dematerializzati” ai soli fini gestionali, ma gli originali analogici dovranno essere comunque conservati ai fini probatori.

Quanto affermato dovrebbe valere solo e soltanto per la conservazione a lungo termine.I documenti amministrativi da conservare, infatti, sono distinti in documenti per i quali è prevista la conservazione a lungo termine – in quanto dichiarati di rilevanza storica – e documenti che possono essere distrutti quando il superamento di un certo arco temporale porti agli stessi inefficacia giuridica e una sostanziale inutilità per la scarsa rilevanza sul piano di testimonianza storica.

In tale ultimo caso, la conservazione sostitutiva a breve termine può essere disciplinata dalla deliberazione CNIPA n. 11/2004 (ma anche dal Decreto MEF 23 gennaio 2004 per i documenti fiscalmente rilevanti). Infatti,se la ratio del divieto presente nella circolare agli istituti archivistici di autorizzare la distruzione degli originali cartacei risiede nell’assenza di un indirizzo comune sulle sorti dei documenti da conservare in maniera permanente, allora, inversamente, alcun problema non dovrebbe sussistere nel caso in cui a essere conservati siano documenti che hanno, per così dire, una “vita breve”. In altri termini, per questi documenti, che potranno essere conservati secondo quanto previsto della delibera CNIPA 11/2004, si può ipotizzare la possibilità di distruggere gli originali analogici, unici o non unici, dopo avere effettuato le procedure di verifica dello scarto, previa autorizzazione ministeriale e previa redazione di un piano di conservazione (rectius, Massimario di selezione) a norma, a seguito della loro dematerializzazione, come previsto dagli artt. 68 e 69 del DPR 445/2000.

In realtà, in questo caso, non si tratterà di un vero e proprio scarto, in quanto il documento, in questa fase, non viene del tutto eliminato, ma esiste in un’altra forma, ovvero viene “dematerializzato” (nonostante non possa negarsi che un documento sia sempre indipendente dal supporto che lo contiene). Una volta consumato l’arco temporale previsto dalla legge per la conservazione dei documenti, potrà esserne distrutta anche la relativa documentazione conservata in forma sostitutiva.

Al momento, dunque, e fino a quando rimarrà in vigore la circolare n. 8/2004, non sarà possibile effettuare l’eliminazione dei documenti cartacei conservati in forma sostitutiva per i quali sia richiesta la conservazione permanente. Si potrà, invece, “dematerializzare” il documento, ma nel contempo dovrà esserne conservato anche l’originale cartaceo[2]. Operazione, quindi, inutile e costosa.

Per i documenti, invece, per i quali non è richiesta dalla legge o dai massimari di selezione la conservazione permanente, si potrà procedere – previa autorizzazione ministeriale – alla conservazione sostitutiva, secondo quanto dettato dalla delibera CNIPA n. 11/2004, eliminando l’originale cartaceo, una volta realizzate le condizioni e compiute le procedure descritte. Il documento analogico e conservato sostitutivamente potrà essere eliminato, sempre a fronte di un’autorizzazione, una volta decorso il relativo tempo di conservazione prescritto dalla legge o dal massimario.

Ovviamente, nessun ente pubblico, statale o non statale, è autorizzato allo scarto di per sé, ma risulta imprescindibile il coinvolgimento proattivo delle Soprintendenze archivistiche, che esercitano la funzione di “vigilanza” e delle Commissioni che esercitano la funzione di “sorveglianza” sugli archivi e che sono individuate dalla legge come le uniche in grado di rilasciare l’autorizzazione alla eliminazione legale dei documenti, favorendo in tal modo le condizioni per una “concordia rerum” interistituzionale sulle delicatissime tematiche della conservazione digitale.

*Gianni Penzo Doria – Direttore Generale dell’Università di Trieste e Vice Presidente ANORC (Associazione Nazionale Operatori e Responsabili della Conservazione digitale dei documenti)
Simonetta Zingarelli – Digital & Law Department –  – www.studiolegalelisi.it