Documento informatico, come l’Università di Messina ha imparato a gestirlo

I numerosi adempimenti normativi in tema di “Qualità”, “Trasparenza”, “Dematerializzazione” ecc. a cui devono rispondere le P.A., impongono che il management e l’organizzazione dell’attività amministrativa venga orientato dalla corretta percezione dei processi che regolano l’andamento complessivo del sistema, svincolandosi dalle rigide logiche procedimentali e proiettandosi invece verso una visione tecnicamente definita da uno dei principi cardine del TQM (Total Quality Management) come “Process and Facts”, vale a dire gestione per processi basata su dati oggettivi.

L’approccio che si è scelto di utilizzare, mirato ad una profonda revisione delle attività e successiva riorganizzazione sotto forma di processi, è stato, tuttavia, quello di valorizzare le buone prassi che già esistono, con una metodologia di tipo incrementale e, dunque, più facilmente assimilabile all’interno delle Strutture coinvolte. Ciò al fine di non provocare grandi stravolgimenti rispetto al normale modus operandi e senza dover per forza effettuare drastici cambiamenti che avrebbero causato, sicuramente, un impatto più rilevante nei confronti degli attori coinvolti, con inevitabile dilatazione dei tempi di attuazione.

Tale ambizioso programma di intervento nell’ambito di un’organizzazione particolarmente complessa quale può essere un Ateneo appare, evidentemente, come illusoria chimera se non adeguatamente supportato da un solido sistema di rilevamento dei dati di ingresso che risponda ad alcuni requisiti fondamentali:

1. Accesso distribuito all’inserimento delle informazioni;
2. Verifica e controllo da parte della catena gerarchica con sistemi di notifica;
3. Semplicità di utilizzo da parte del personale interessato;
4. Separazione delle Strutture amministrative e gestione dei conflitti;
5. Usabilità dei dati raccolti.

Dopo accurato studio di fattibilità che ha tenuto conto delle esigenze espresse e delle risorse disponibili, oltre, ovviamente, delle tempistiche imposte sia da cogenze normative che dalla programmazione strategica dettata dagli Organi di Governo di Ateneo, la soluzione scelta è stata quella sinteticamente rappresentata nella seguente immagine . (fig.1)

figura 1

L’attività di ricognizione dei procedimenti amministrativi/attività/affari è stata resa possibile grazie all’implementazione di un’infrastruttura di software opensource e non, con il quale è stata realizzata la mappatura di ogni procedimento in carico all’Ateneo di Messina. Il punto di partenza della ricognizione è stata la tabella dei procedimenti amministrativi/attività/affari frutto del gruppo di lavoro PROCEDAMUS, di cui l’Università di Messina è membro dal 2015.

L’obiettivo prefissato è stato quello sia di effettuare una ricognizione puntuale e completa di tutti i procedimenti amministrativi presenti nella tabella PROCEDAMUS da parte di tutte le strutture amministrative e didattiche dell’Ateneo sia di conoscere le strutture coinvolte per ciascun procedimento. Un punto cruciale è stato quello di rilevare i procedimenti che hanno un’articolazione trasversale tra più uffici e, quindi, determinare quante e quali strutture risultano coinvolte per ogni procedimento/attività/affare. Al fine di trovare uno strumento di facile utilizzo, rapido e immediatamente disponibile, si è optato per Google Spreadsheet (fig.1-punto 1), le cui potenzialità di condivisione dei fogli di lavoro, semplicità d’uso e requisiti di sicurezza apparivano adeguati, procedendo come di seguito descritto:

1. è stato creato un documento madre con l’elenco di tutti i procedimenti amministrativi/attività/affari suddivisi per schede (Figura 2);
2. il suddetto documento è stato clonato in 30 documenti figli, uno per ogni struttura;
3. ciascuna URL generata per ogni foglio è stata inviata tramite email a tutti i dirigenti, direttori e presidenti di Centro per la compilazione della parte della tabella di propria pertinenza;
4. è stato previsto il reindirizzamento della URL generata a personale incaricato dal Dirigente per la compilazione, mantenendo in carico allo stesso la responsabilità di supervisione sull’operato complessivo a fine compilazione.

In totale sono stati creati 10 fogli per i dipartimenti amministrativi/unità speciali, 7 fogli per i centri, 12 fogli per i dipartimenti didattici, 2 fogli per le Strutture Interdipartimentali di Raccordo (SIR).

figura 2

L’utilizzo dello strumento Google Spreadsheet ha consentito di:

• mettere in produzione un sistema rapido per la raccolta sicura dei dati e proveniente, in maniera differenziata, da ciascuna struttura. Strutture diverse non interferivano tra di loro nella compilazione delle schede assegnate;
• controllare lo stato di avanzamento di compilazione di ciascuna struttura grazie al sistema di notifiche native di Google Spreadsheet, con il quale è possibile ricevere giornalmente un’email contenente le modifiche apportate nei fogli per ciascuna struttura;
• tracciare ogni minima modifica grazie alla gestione nativa dello storico delle versioni;
• gestire l’apertura e la chiusura degli accessi di compilazione in modo centralizzato;
• modificare la scheda FAQ, presente su ogni foglio-clone, in modo centralizzato operando direttamente sul foglio-madre.

Completata la fase di ricognizione, al fine di estrarre i dati presenti sui fogli di lavoro, è stato sviluppato un software ad-hoc, in grado di collegarsi in maniera automatica a tutti i fogli condivisi, estrarre tutte i dati compilati, normalizzarli e immagazzinarli su un database relazionale. Per sviluppare questo componente dell’infrastruttura ci si è avvalsi di software opensource e precisamente Python per il linguaggio di programmazione e Mysql per il database. ( fig.1-punto 2)

A partire dai dati raccolti sono state generate statistiche, grafici e report ( fig.1-punto 3) per:

• generare una tabella completa e coerente dei procedimenti amministrativi propedeutica all’organizzazione per processi;
• mappare la distribuzione complessiva dei procedimenti nell’ambito delle Strutture;
• evidenziare procedimenti interdipartimentali ritenuti più critici.

I risultati ottenuti sono stati pubblicati nell’ area dedicata Amministrazione Trasparente del portale d’Ateneo, con licenza opendata IODLv2, disponibili in formato aperto CSV. (fig.1-punto 4). Un altro risultato fondamentale raggiunto, è stato quello di individuare i procedimenti ad esposizione più critica per l’Amministrazione alla scadenza del termine previsto dal DPCM n.8 del 13/11/2014 che imponeva a tutte le P.A. l’adozione del documento informatico. Gli RPA (Responsabile del Procedimento Amministrativo) dei procedimenti individuati sono stati dotati di firma digitale e posti nelle condizioni di produrre i relativi atti in forma dematerializzata. I dati della ricognizione costituiranno il cardine fondamentale per la realizzazione interna di un sistema di workflow che garantirà la gestione nativa del documento informatico dalla ricezione dell’istanza e relativa individuazione automatica dell’RPA, ottenuta grazie al mappatura dei procedimenti amministrativi, fino ai succesivi passaggi di protocollazione, fascicolazione e conservazione.

Infine, l’analisi condotta nell’ambito di erogazione di servizi dedicati all’utenza esterna, ha consentito di definire, in maniera puntuale, indicatori e valori programmati di qualità, sostenibili per le Strutture interessate, permettendo una quantificazione chiara e inopinabile sugli impegni presi dall’Amministrazione relativamente agli adempimenti che le P.A. sono tenute a rispettare al fine di garantire la “Qualità dei servizi pubblici”. Tali risultati, che confluiscono nel documento di sintesi che è la Carta dei Servizi di Ateneo che sarà a breve pubblicata, vanno dunque ben oltre il mero adempimento normativo, ma costituiscono un vero e proprio strumento di programmazione strategica dell’Amministrazione di Ateneo.