E se la fatturazione elettronica fosse solo l’inizio di una grande rivoluzione digitale?

Come avevamo annunciato la settimana scorsa comincia oggi un percorso congiunto tra FORUM PA e gli Osservatori Digital Innovation della School of Management del Politecnico di Milano che ci guiderà tra i temi della digitalizzazione del settore pubblico. Prima tappa la fatturazione elettronica; non poteva essere altrimenti vista l’imminente scadenza (31 marzo prossimo) che avrà una ricaduta incredibile su quasi 21.000 soggetti pubblici, regionali e locali, chiamati a passare “inderogabilmente” al digitale. Ne abbiamo parlato con Paolo Catti, Responsabile Ricerca Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano.

Non ci sono più scuse per le pubbliche amministrazioni, entro il 31 marzo 2015 (come definito dal D.L. 24 aprile 2014, n.66) l’obbligo di adozione della fatturazione elettronica diventa imprescindibile in tutti i rapporti con i propri fornitori. Un cambiamento nel processo di pagamento che avrà effetti sull’intero ciclo finanziario, se a giugno 2014 infatti erano stati coinvolti circa 9.000 enti, per lo più pubbliche amministrazioni centrali (Decreto 3 aprile 2013, n.55), alla scadenza di marzo verranno chiamati all’ordine anche gli enti locali, arrivando a coinvolgere più di 21.000 soggetti pubblici, per un totale di 36.880 uffici.

Se questi numeri non fossero ancora sufficienti per dare il senso della mole delle transizioni interessate e degli attori in gioco, basterà sapere che delle 5 milioni di imprese italiane, circa 2 milioni sono fornitrici della PA. Un volume di affari gigantesco, oltre 135 miliardi per 60 milioni di fatture l’anno, secondo le stime dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano.

E visto che i numeri ci piacciono sempre molto, piaceranno ancora di più quelli relativi al risparmio che l’implementazione della fatturazione elettronica porterà alla PA e alle imprese: 1,5 miliardi di euro all’anno. Benefici derivanti dalla riduzione dei costi legati ai materiali, agli spazi fisici dedicati, alla trasmissione del documento, ma soprattutto meno lavoro per risalire alle incongruenze e al data entry per registrare tutto a sistema. Archivi zeppi e disordinati, ma anche alcune risorse dedicate all’attività di registrazione dati saranno destinati a sparire o, come nel caso delle risorse, alla ricollocazione.

Monitoraggio della spesa e lotta all’evasione

E’ possibile oggi quantificare davvero la spesa? Nell’immediato è difficile capire chi ha speso cosa, sono informazioni che nella PA si hanno dopo circa due anni, alla chiusura dei capitoli di spesa. Secondo Paolo Catti, Responsabile Ricerca Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano: “La fatturazione elettronica permette di vedere quanto viene fatturato dal fornitore, come evolve in generale la spesa pubblica e soprattutto è un efficace strumento per tenere sotto controllo i tempi di pagamento, un’altra variabile impazzita del nostro sistema”.

E’ noto come la digitalizzazione porti una semplificazione nell’archiviazione e controllo dei documenti, che si riflette su un processo più efficiente e trasparente. Errori dovuti a trascrizioni errate di dati, a sovrapposizioni o ad adempimenti mancati possono essere evitati cambiando il modo di pensare, non più focalizzato sui documenti, ma orientato ai flussi di dati in un formato strutturato. Al contempo le attività di verifica fiscali possono essere supportate da modelli più efficaci. Dematerializzazione, integrazione e collaborazione: sembrano essere queste le parole da adottare.

Non si può, ovviamente, negare l’impatto con il sistema esistente, ma Catti ci tiene a sfatare alcuni miti. “A chi obietta ad esempio che le fatture elettroniche costano, bisogna rispondere che non sono mai state gratis. Semplicemente i costi delle fatture non elettroniche non erano noti. Anzi adesso abbiamo il vantaggio di poter anche dare una quantificazione dei risparmi”. Si stimano risparmi fino a 4 euro per le fatture elettroniche non strutturate e addirittura fino a 8 euro per quelle strutturate. “Inoltre – continua Catti – sono stati previsti ed attivati dei servizi di supporto per le imprese”.

In effetti diverse sono le fonti dove è possibile trovare informazioni utili alla compilazione e invio della fattura, servizi di supporto anche gratuiti:

• Sul sito fatturapa.gov oltre a una brochure informativa destinata agli operatori economici, si trovano strumenti per la visualizzazione, trasmissione e monitoraggio della fattura;
• Sul sito dell’AgID si trovano software per la verifica della firma digitale e l’astrazione degli oggetti firmati;
• Unioncamere e Infocamere in collaborazione con l’AgID hanno realizzato un sito dove è possibile trovare tutta l’informativa utile per attivare il processo di fatturazione elettronica;
• Regione Lazio e LAit, in collaborazione con l’AgiD, hanno realizzato un’applicazione open source “Modulo Fatturazione attiva” destinata alle piccole e medie imprese che consente di comporre una fattura secondo lo standard richiesto;
• Sul sito del MePA i fornitori accreditati usufruiscono del servizio di compilazione, emissione, trasmissione e conservazione della fattura.

Come funziona la fatturazione elettronica

Il modello di Fatturazione si basa su un formato elettronico strutturato XML, che consente integrazioni dirette dei contenuti del documento nei sistemi del ricevente. L’invio può essere fatto direttamente dal fornitore verso il Sistema di Interscambio (SdI) oppure tramite un intermediario, che la traduce nel tracciato richiesto, la firma digitalmente e la invia al SdI. Il Sistema di interscambio, effettuate le verifiche di correttezza formale sui contenuti, la inoltra alla PA. Quest’ultima viene identificata da un codice IPA. Affinché la ricezione avvenga correttamente deve essere indicato il codice identificativo dell’ufficio preposto. A questo punto se l’invio e la ricezione sono andate a buon fine il SdI rilascia una notifica di accettazione fattura. Importante ricordare che sia la PA che il fornitore sono tenuti a conservare la fattura, fa l’ingresso quindi un nuovo elemento: la conservazione digitale, già prevista dalla legislazione precedente, viene ora ridefinita dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 Giugno 2014.

La PA davvero portatrice di cambiamento?

“Fatturazione elettronica significa soprattutto liberare le informazioni dalla carta e renderle disponibili in un flusso, trasformare i dati e inserirli in una relazione. La PA da qui a cinque anni potrebbe diventare il settore più avanzato su questo fronte” così Catti ci risponde al margine del workshop tenuto dalla School of Management del Politecnico lo scorso 13 febbraio presso la Regione Lazio.

L’evento del 13 non è stato solo occasione per fare il punto sullo stato di attuazione e dei benefici derivanti dall’implementazione della fatturazione elettronica nei sistemi di pagamento della PA, ma anche per prospettare nuovi scenari e guardare a un sistema che chiede di essere rinnovato. Le tecnologie ci sono già, è solo questione di buona volontà? Sembrerebbe proprio di sì.

“Se solo si estendessero i processi di digitalizzazione all’intero ciclo dell’ordine, i risparmi arriverebbero a più di 6 miliardi l’anno. Purtroppo non si è ancora sviluppato un sistema digitalizzato che integri tutti i flussi di scambio tra i partner di business: ordine, acquisto, trasporto e consegna, fattura e pagamento. La fatturazione elettronica potrebbe dare la sveglia ad una consapevolezza che c’è già, ma è latente. E’ un primo passo” ci spiega Catti “che potrebbe dare una sferzata anche all’altro del ciclo PA-fornitori l’eProcurement oggi ancora fermo ad un 10% del totale degli acquisti”.

La lentezza in questo processo, però, non ci deve preoccupare più di tanto. “Si tratta di una lentezza che non caratterizza solo il nostro Paese – ci assicura il Responsabile dell’osservatorio del Politecnico. Se guardiamo all’estero, in Europa come negli States, non abbiamo molti esempi di aziende o soggetti pubblici che abbiamo completamente digitalizzato i loro rapporti con i clienti e i fornitori. Alcune filiere si sono dimostrate più attente di altre all’innovazione, ma sono settori particolari”. E’ inoltre interessante rilevare che coloro che si sono impegnati in questa trasformazione hanno aumentato significativamente la quantità dei documenti scambiati. “E’ il caso ad esempio dell’Aeronautica Militare, che “facendo” ha individuato nuovi problemi e attualmente sta mettendo in campo soluzioni innovative oppure il Ministero degli Affari Esteri, che ha raggiunto ottimi risultati in termini di fatturazione elettronica in tempi molto brevi. In poche parole è vero che faccio fatica ad iniziare, ma poi, capìta l’efficienza, non ne posso più fare a meno”.

La fatturazione elettronica è quindi un’opportunità, soprattutto culturale, che è tempo di cogliere.