eDoc, Inps: “Cambiamo i processi per innovare l’organizzazione “
L’Istituto ha sviluppato un progetto di gestione complessiva del patrimonio informativo e documentale che, partendo dalle funzioni “core”, ricomprenda la gestione di tutta la documentazione prodotta negli anni, conservata in parte presso l’Istituto ed in parte in archivi a gestione esternalizzata
9 Maggio 2016
Diego De Felice, dirigente generale della Struttura di progetto Archivi e dematerializzazione, Inps
L’Istituto Nazionale di Previdenza Sociale, per natura e funzioni svolte, detiene un significativo patrimonio informativo nazionale che va ben oltre le tematiche “previdenziali”, affondando le radici nella storia del paese sotto molteplici aspetti: demografico, sociale, sanitario, culturale, storico-artistico, tecnico e ancora oltre.
La gestione di tale vasto patrimonio, richiede adeguati sistemi di “tenuta” degli originali cartacei, nonché un sistema di gestione documentale idoneo a gestire e preservare documenti digitali che scaturiscono, nella gran parte, dalla significativa azione di “dematerializzazione” dei procedimenti istituzionali.
All’importanza attribuita storicamente dall’Istituto al patrimonio informativo gestito, da qualche tempo si è associata una diffusa consapevolezza della responsabilità sociale dell’INPS nella corretta tenuta degli archivi (cartacei e digitali) che va ben oltre gli obiettivi istituzionali e ben oltre anche alla tenuta dei cosiddetti “archivi storici”. In altri termini, all’Inps è affidato l’importante compito di preservare una significativa parte della “memoria” del Paese.
E’ di tutta evidenza, infatti, la necessità di sviluppare un progetto di gestione complessiva del patrimonio informativo e documentale dell’Istituto che, partendo dalle funzioni “core”, ossia dalle prestazioni istituzionali attualmente oggetto di telematizzazione, ricomprenda la gestione di tutta la documentazione prodotta negli anni (sia digitale che analogica), conservata in parte presso l’Istituto ed in parte in archivi a gestione esternalizzata.
A fronte di tale consapevolezza e nell’alveo della responsabilità che ne consegue, negli ultimi anni l’Istituto ha effettuato una serie di scelte strategiche riguardanti la gestione degli archivi cartacei, la dematerializzazione e la conservazione degli archivi digitali.
Con particolare riferimento agli archivi cartacei, l’Istituto ha avviato un significativo processo di normalizzazione della gestione a vari livelli (interventi sul titolario, interventi sul massimario di conservazione e scarto, introduzione del cruscotto direzionale, ecc.) ed avviato un percorso di reinternalizzazione degli archivi cartacei e la costituzione di un Polo Nazionale Archivistico INPS presso locali di proprietà dell’Istituto.
Per quanto attiene, poi, alla “dematerializzazione”, è noto lo sforzo dell’Istituto nella introduzione del documento informatico nei procedimenti istituzionali e nel colloquio Utenza-Istituto (basti pensare alla evoluzione dei servizi al cittadino, oramai nella gran parte on line). E’ un passo importante verso la sostituzione di documenti originali cartacei con documenti originali informatici, aspetto questo che comporta una effettiva e significativa riduzione dei documenti cartacei alla fonte.
L’Istituto sta affrontando, altresì, anche la più complessa (e significativa) azione di semplificazione e reingegnerizzazione delle procedure amministrative finalizzata alla eliminazione della produzione di certe tipologie di documenti. Se al capoverso precedente si tratta di come sostituire atti cartacei con atti e dati digitali (gergalmente identificata come “pdf-izzazione”), azione che coinvolge prevalentemente la componente tecnologica del sistema, la semplificazione dei processi elimina alla base l’esigenza e la produzione del documento . Questa azione è, evidentemente, molto più complessa da attuare, in quanto prevede la rimodulazione organizzativa dei processi e quindi la operatività produttiva di ogni giorno.
Per concludere gli interventi dell’Istituto sulla “dematerializzazione”, si cita la dematerializzazione come digitalizzazione di documenti originali cartacei . Su questo fronte gli interventi in INPS risultano ancora piuttosto occasionali (ancorché non rari). Se da una parte la “trasposizione digitale” pura e semplice degli atti (cartacei in origine) può essere di ausilio al funzionamento corrente, la stessa non è di aiuto nella eliminazione dei relativi originali ed alla opponibilità degli atti, ovvero alla loro rilevanza all’esterno dell’Istituto. Affinché ciò sia possibile, occorre procedere con la digitalizzazione “a norma” (certificazione del processo, firma digitale, marca temporale, ecc.). Su quest’ultimo fronte l’Istituto è ancora nelle fasi iniziali interlocutorie.
Al contrario, l’Istituto sta procedendo speditamente sul sistema di conservazione a norma. Nella logica della massima responsabilità nei confronti della documentazione conservata e supportato dai massimi livelli nazionali in tema di Archivistica e Conservazione a norma, l’Istituto ha intrapreso – ormai da qualche tempo – la strada della conservazione in house, ponendosi al tempo stesso come produttore e come conservatore dei propri “oggetti” digitali (record).
Partendo dal presupposto che la conservazione a norma è anche un sistema informatico ed anche l’ottemperanza di norme e regolamenti, in INPS si è assunto che essa è anche una funzione pubblica di interesse generale. Quest’ultima – aggiunta ad altre considerazioni di carattere tecnologico ed organizzativo – ha portato INPS a decidere di assumere su di sé la responsabilità completa della funzione conservativa in quanto:
- fattore essenziale, in unione con la corretta gestione documentale, per l’attivazione di processi di normalizzazione, innovazione ed efficienza
- momento unico per la salvaguardia e la custodia della memoria storica riferibile ad un patrimonio documentale ed informativo destinato anche ad un futuro uso pubblico.
Se da una parte, quindi, la funzione conservativa assume un ruolo di “responsabilità” nella gestione della cosa pubblica, d’altro canto, essa assume un ruolo essenziale anche all’interno dell’Istituto. Il Sistema di Conservazione a norma si configura, infatti, come un sistema di regole, procedure, attività, risorse strumentali e risorse umane con vari profili di competenza e necessita di un modello organizzativo stabile.
In tale contesto è più evidente il ruolo che l’Istituto ha voluto assegnare al Responsabile della Conservazione (Art. 44 comma 1-bis del CAD) il cui mandato operativo è ben dettagliato sulle Linee guida sulla Conservazione dei documenti informatici (AgID). In INPS egli si pone prevalentemente come un «facilitatore» ed allo stesso tempo un «custode fidato» che collabora a trovare soluzioni. Questi interviene nei processi che caratterizzano la vita dei documenti, senza limitarsi in modo asfittico alla gestione del processo di conservazione e fornisce il proprio contributo e supporto per creare i presupposti di un corretto processo conservativo sin dalla fase di formazione dei documenti stessi.
Da tale contesto scaturiscono meccanismi virtuosi in termini di efficienza, efficacia e flessibilità dell’azione amministrativa, di apertura e trasparenza, di controllo e qualità dei servizi e meglio si percepisce la valenza della funzione conservativa nel contesto di responsabilità e obiettivi istituzionali che l’Istituto si è dato.
Nella figura che segue si è voluto sintetizzare tali concetti.
Il documento informatico abilita efficienza e trasparenza e facilita il raggiungimento degli obiettivi istituzionali.
Il documento informatico deve poggiare su solide basi di conservazione per ricevere la fiducia necessaria al suo utilizzo diffuso. La conservazione è realizzata per il tramite strumenti tecnici, risorse umane ed organizzazione che, pur in continua evoluzione, sono e devono essere fortemente aggregate dalla assunzione di responsabilità.
L’idea innovativa è quella di mettere tale assunzione di responsabilità a servizio degli obiettivi istituzionali di oggi, in modo diretto e continuo, e non soltanto per preservare la memoria del passato.
In tale visione la conservazione non è la fase terminale del ciclo di vita del documento, ma inizia nel momento della creazione del documento stesso, o meglio ancora, in fase di progettazione delle applicazioni che producono documenti e delle integrazioni di queste con il sistema documentale.
Spostare le problematiche della conservazione nel momento della progettazione delle applicazioni produttrici fornisce una grande opportunità: il conservatore può abilitare, grazie alla sua assunzione di responsabilità, servizi avanzati, semplificazione e maggiore efficienza: le applicazioni ed i sistemi vengono liberati, sin dalla fase progettuale, dall’onere delle problematiche di conservazione.
Da questa breve disamina potrebbe non trasparire quanto l’insieme delle azioni in corso e programmate in Istituto siano estese e fra di loro fortemente relazionate. Ogni intervento comporta importanti feedback sugli altri e ne risulta a sua volta condizionato. Questa forte interrelazione può essere affrontata e governata grazie ad un Presidio unico della conservazione degli atti cartacei e digitali .
E’ uno scenario sicuramente complesso, caratterizzato da obiettivi ambiziosi che è possibile affrontare con l’ingrediente essenziale del pragmatismo ma anche con una generosa dose di capacità e disponibilità all’innovazione, una innovazione non soltanto tecnologica ed organizzativa ma, soprattutto, culturale. Siamo sulla buona strada.
