eDoc, perché le leggi non riescono a guidare il cambiamento
Alla complessità di una gestione documentale che pone interrogativi di fondo sulla produzione stessa del documento, sulla sua originalità e sulle necessità e vincoli conservativi, si sommano le difficoltà di coordinare sistemi informativi spesso dissimili e non sempre in grado di essere interoperabili. L’identificazione e la comprensione delle finalità dei documenti, l’individuazione e la selezione degli elementi rilevanti a fini conservativi sembrano essere i primi passi da muovere in direzione del cambiamento
22 Novembre 2016
Massimo Laurenzi, rappresentante juniores nel Consiglio Direttivo Nazionale, Associazione Nazionale Archivistica Italiana
Ci sono ancora norme anomale, per quanto riguarda la formazione, gestione e conservazione documentale: sono quelle che si limitano a replicare forme, modi e ritmi del mondo analogico, adattandoli al digitale.
La prova è data dalla somma dei vincoli di adeguamento imposti (alle volte prorogati – vedi la scadenza del 12 agosto) alle volte attese (nuove regole tecniche), le cui applicazioni mal aderiscono e mal rispondono ai problemi reali che le PA e i privati incontrano necessariamente nell’esercizio delle loro funzioni. Nello specifico, la poca cura con cui si considerano gli orizzonti di evoluzione e le reali possibilità di sviluppo tradiscono uno squilibrio di genere fra il richiesto, il possibile, l’auspicabile.
Se n’è lungamente discusso, condividendo punti di vista e difficoltà, ma anche margini risolutivi e speranza durante il secondo incontro del tavolo Documenti digitali, organizzato da FPA nell’ambito del progetto i Cantieri della PA digitale
Alla complessità di una gestione documentale ibrida e liquida che pone interrogativi di fondo sulla produzione stessa del documento, sulla sua originalità e sulle necessità e vincoli conservativi, si sommano le difficoltà di coordinare sistemi informativi spesso dissimili e non sempre in grado di essere interoperabili.
L’identificazione e la comprensione delle finalità dei documenti, la rivalutazione dei sistemi di registrazione e gestione dei flussi documentali, l’individuazione e la selezione degli elementi rilevanti degli stessi procedimenti amministrativi a fini conservativi sembrano essere i primi passi da muovere in direzione del cambiamento. Emerge inoltre nel narrato delle esperienze condivise il reale problema dell’adjustment e della reingegnerizzazione dei processi che innescano la creazione stessa dei documenti.
E’ complesso, ma necessario (qualunque procedimento amministrativo dematerializzato interessa universalmente il flusso documentale che ne deriva ) immaginare una ridefinizione dei processi orientata al prodotto documentale che da essi scaturirà, avendo ben presenti gli elementi gestionali e conservativi a cui esso sarà soggetto. La prospettiva di cooperazione emersa durante entrambi gli incontri, incoraggia a definire ambiti di applicazione e condivisione di buone pratiche; soluzioni e difficoltà che trovano sostegno. Il confronto proseguirà con un nuovo incontro il 6 dicembre.
Definire soluzioni o ipotesi di soluzione condivise entro la fine dell’anno resta l’obiettivo fissato. L’impulso a considerare il decisore politico in modo attivo si somma alla disponibilità di supporto, tempo ed esperienza, come è nello spirito di Cantieri PA.
