Ejustice, come InnovaPuglia ha trasformato la Procura di Lecce

La collaborazione della Regione Puglia con gli Uffici di Giustizia nasce nel 2005 nell’ambito dell’Accordo di Programma Quadro per l’e-government e la società dell’informazione nella Regione Puglia, finanziando l’intervento Progetto pilota della Procura della Repubblica di Lecce e affidando il ruolo di soggetto attuatore e stazione appaltante alla società in-house InnovaPuglia.

Si avvia così un innovativo percorso di collaborazione istituzionale intrapreso nel convincimento che una Giustizia più pronta e efficace, e pertanto “più giusta”, rappresenti un valore per tutto il territorio e costituisca il presupposto indispensabile per migliorare la qualità della vita della comunità.

La finalità del progetto è l’introduzione di sistemi tecnologici che, congiuntamente a un’azione d’innovazione organizzativa e in conformità ai dettati ministeriali sulla digitalizzazione della PA, supportassero gli uffici giudiziari nel garantire il rispetto dei diritti, la soddisfazione dei bisogni e delle esigenze dei cittadini, la trasparenza e l’efficienza amministrativa.

L’attività di progettazione svolta da InnovaPuglia, basata su una attenta analisi di contesto, ha definito un modello architetturale e funzionale basato su tre livelli:

1. il livello di gestione delle informazione e dei processi
2. il livello di aggregazione e normalizzazione delle informazioni trattate
3. il livello di accesso e di analisi delle informazioni da parte dei magistrati impegnati nelle attività d’indagine e di accesso alle informazioni e agli atti digitali da parte dei cittadini e avvocati.

Il primo livello ha riguardato la digitalizzazione del fascicolo penale di primo grado dalla ricezione della notizia di reato sino al completamento dell’iter investigativo attraverso la sua definizione. Questa scelta ha consentito di sviluppare un sistema di gestione documentale e di workflow di processi (denominato Aurora) che ha governato l’iter di gestione del fascicolo durante tutto il suo ciclo di vita, arricchendo le funzionalità della mera dematerializzazione dei documenti con funzioni evolute di archiviazione e accesso al DB documentale. In aggiunta il Sistema Aurora ha permesso la realizzazione di cruscotti che controllano le diverse fasi di lavoro in cui il fascicolo si trova.

Il secondo livello ha soddisfatto l’esigenza di gestire il patrimonio informativo attraverso un sistema di knowledge management (denominato Gnosis) capace di integrare i dati provenienti da fonti esterne (Camera di Commercio, Prefettura, Ministero degli Interni, gestori di telefonia, testate giornalistiche, Aci, ecc.) con quelle interne (sistema Re.Ge. 2.2 ora sostituito dal SICP, sistema Aurora, banca dati delle concessioni dei benefici carcerari, banca dati dei collaboratori di giustizia, ecc.), legandole e correlandole ai dati del fascicolo.

Il terzo livello ha reso possibile l’accesso e l’analisi delle informazioni presenti nel Data Warehouse della Procura attraverso funzioni evolute di ricerca (interrogazioni full text, con regole di fuzzy logic, creazione e archiviazione dei “percorsi di investigazione”), nel pieno rispetto della sicurezza e della riservatezza dei dati e delle informazioni trattate.

In aggiunta il sistema ha offerto la possibilità agli utenti esterni (cittadini, imprese, avvocati) di accedere ai servizi erogati dagli uffici attraverso il portale web della Procura. Si rendono così disponibili ai cittadini e alle imprese informazioni e modulistica, e agli avvocati un’area riservata per la consultazione degli atti digitali del fascicolo penale pubblicati dal PM per la consultazione e la richiesta di copie.

In seguito, altri tre interventi promossi dalla Regione Puglia hanno consolidato e adeguato i sistemi sviluppati presso la Procura di Lecce alle nuove indicazioni ministeriali diffondendoli presso tutti gli uffici giudiziari pugliesi.

Diversi e tangibili sono i benefici ottenuti; ad esempio, con il sistema Aurora attraverso il modulo di informatizzazione dell’Ufficio Centralizzato Decreti Penali presso la Sezione Gip del Tribunale (che “lavora” circa 1300/1400 decreti penali l’anno) il tempo di redazione e di evasione della richiesta si è ridotto da due anni dalla ricezione della richiesta del PM a circa un mese consentendo, quindi, risparmio di tempo in termini di decorso della prescrizione, con la conseguente diminuzione sul carico derivante dalla proposizione di opposizioni; con il sistema Gnosis, rispondendo a quanto previsto dal Decreto Legislativo 31 dicembre 2012, n. 235 contenete il “Testo unico delle disposizioni in materia di incandidabilità e di divieto di ricoprire cariche elettive e di Governo conseguenti a sentenze definitive di condanna per delitti non colposi, a norma dell’art. 1, comma 63, della Legge 6 novembre 2012, n. 190”, è stato sviluppato un modulo applicativo che realizza lo scambio digitale delle informazioni tra il Ministero dell’Interno, e per esso l’Ufficio Territoriale del Governo, la Procura della Repubblica presso il Tribunale e la Procura Generale della Repubblica presso la Corte d’Appello abbattendo i tempi di trasmissione e elaborazione delle informazioni sia da parte della Prefettura sia da parte dell’autorità giudiziaria.

Di rimando non sono poche le difficoltà incontrate durante la fase di sperimentazione e dispiegamento dei sistemi: una prevedibile resistenza al cambiamento di un ambiente poco incline a modificare le proprie prassi di lavoro (anche a livello apicale), l’introduzione di strumenti ICT che necessitano di una nuova organizzazione degli uffici capace di sostenere ed enfatizzare i benefici che tali sistemi offrono. Altra difficoltà di non poco conto è una normativa che non consente la produzione degli atti in digitale, ma prevede comunque la gestione cartacea degli stessi con il conseguente aggravio di attività da parte del personale giudiziario.

Non si può non tener conto che la risoluzione di queste criticità rappresenta un nodo cruciale per il successo di interventi che, pur disponendo di strumenti informatici ben realizzati, continueranno ad incontrare resistenze da parte degli operatori di giustizia, rendendo difficoltosa qualsiasi azione finalizzata a ridisegnare un percorso di lavoro capace di ridurre i tempi ed i costi del processo penale.