È tempo di passare all’attuazione sistematica e coerente delle norme in materia di gestione documentale, che benefici di processi condivisi e modelli organizzativi di riferimento. Ulteriori interventi normativi non sono attualmente necessari, quanto il completamento del quadro regolamentare, vedi le Linee Guida previste dal dlgs 217/2017 che a breve verranno rilasciate da AgID, ultimo tassello operativo del settore.

Nelle organizzazioni pubbliche e private, l’archivista è una figura chiave di questo passaggio. Oltre ad una buona conoscenza della normativa italiana ed europea, l’archivista deve dimostrare familiarità con le soluzioni tecnologiche proposte dal mercato o adottate dalle PA, così da individuare quella che risponda maggiormente alle esigenze dell’ente o dell’azienda.

In questo quadro l’aggiornamento professionale è fondamentale e un dovere per l’archivista, come per molte figure professionali che si trovano a gestire processi complessi.

Alla vigilia dell’avvio del nuovo percorso formativo progettato da FPA, abbiamo chiesto un commento su come è cambiata la figura dell’archivista e sulle competenze oggi necessarie alla professione a Mariella Guercio, docente dell’Università La Sapienza di Roma e advisor del Cantiere Documenti digitali di FPA.

Gestione documentale

Principi e strumenti per implementare processi efficaci di gestione documentale nelle PA e nelle aziende

Principi e strumenti per implementare processi efficaci di gestione documentale nelle PA e nelle aziende

Campus Roma Ostiense di Talent Garden, 25 Settembre 2019

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Come è cambiata la figura dell’archivista e quali sono oggi le sfide per un archivista moderno?

I professionisti del settore sono oggi sempre più impegnati a formare, gestire e conservare documenti in ambiente digitale. L’archivista (individuato nella legislazione italiana sugli archivi digitali anche come responsabile della gestione documentale e/o responsabile della conservazione) assume un ruolo di supporto per chi pianifica gli investimenti e la riorganizzazione dei servizi nei processi di trasformazione digitale, con specifica attenzione per l’esigenza di produrre, archiviare, gestire e conservare informazioni, dati e documenti affidabili, autentici e riusabili.

Non si tratta più di riordinare (alla fine della catena di produzione dei documenti) il materiale archivistico sedimentato, ma di progettarne il flusso, le forme di aggregazione e di selezione e scarto, assicurando il controllo di qualità su ogni fase di tale processo e, soprattutto, garantendo la validità giuridica dei documenti e dei dati che si sono acquisiti e mantenuti nel tempo. L’archivista naturalmente deve essere anche in grado di affrontare le forme ibride (cartacea e informatica) che gli archivi ancora mantengono.

Quali sono gli aspetti della professione che richiedono un costante aggiornamento e perché?

Poiché il professionista si confronta con la dimensione digitale della produzione di dati, informazioni e documenti ed è chiamato ad assicurare allo stesso tempo efficienza e validità giuridica di tutti i contenuti conservati (documenti ma anche informazioni per la registrazione, la classificazione e la creazione dei fascicoli) e la loro persistenza nel tempo,  il professionista deve conoscere in modo approfondito sia l’evoluzione delle tecnologie necessarie a gestire i diversi aspetti della gestione sia la normativa nazionale ed europea e gli standard italiani e internazionali che si applicano ai sistemi documentari.

Deve essere aggiornato sulle disposizioni e sugli standard anche per valutare la coerenza delle piattaforme in uso o di quelle disponibili sul mercato. Deve, infine, saper trasformare gli strumenti di base (piano di classificazione, piano di formazione dei fascicoli, piano di conservazione, manuale di gestione) coerentemente con l’evoluzione delle forme di comunicazione telematica che ad esempio i sistemi cloud rendono oggi disponibili.

Che cosa caratterizza l’offerta formativa FPA e la rende un’opportunità? 

L’offerta formativa si presenta completa e coerente: include l’analisi dei principi di base che governano il settore e affronta la definizione dei requisiti e degli strumenti che assicurano la piena funzionalità dei sistemi sia di formazione sia di conservazione dei documenti. Tiene conto della normativa generale e delle regole tecniche esistenti e in corso di elaborazione. Include casi concreti ed esempi per ciascun modulo formativo, oltre ad approfondire due nodi centrali: il rapporto tra GDPR e sistemi documentari e le procedure operative per lo scarto dei documenti non più rilevanti a fini amministrativi e di ricerca.

L’offerta si rivolge sia a giovani archivisti che a professionisti che vogliono tenersi aggiornati. In particolare a quest’ultima categoria, data la tua esperienza di consulenza in diverse PA, quali temi (presenti nel nostro percorso) ti senti di consigliare e perché?

Il corso si configura come un insieme coordinato di moduli in grado di accompagnare il percorso di apprendimento, a partire dalle caratteristiche specifiche e dalla natura del documento (qualunque forma esso assuma) in quanto rappresentazione di atti e fatti giuridicamente rilevanti. Si confronta con i nodi dell’identità digitale e della provenienza in rapporto agli strumenti oggi previsti dalla normativa italiana ed europea. Dedica una particolare attenzione ai principi, ai modelli e alle regole che presiedono l’organizzazione dell’archivio digitale (classificazione, formazione delle aggregazioni documentarie, manuale di gestione).

Analizza le tematiche della conservazione sia dal punto di vista del responsabile della gestione sia dal punto di vista del responsabile della conservazione. fornendo elementi di valutazione della qualità e dei limiti dei sistemi oggi disponibili. Infine, si confronta con le tematiche del GDPR e della selezione e scarto. In particolare il nodo dello scarto è stato finora molto trascurato dalla disciplina, dal legislatore e ancor più dagli enti che producono documenti, mentre è destinato a costituire un ambito critico per gestire la trasformazione digitale in modo sostenibile.

In sostanza, il corso fornisce, nel suo complesso ma anche nei singoli moduli (sulla base degli interessi dei partecipanti), tutte le componenti per poter valutare la qualità dei sistemi documentari esistenti o per acquisire strumenti in riuso o disponibili sul mercato. E’ ad esempio prevista un’analisi specifica del documento di checklist della qualità delle piattaforme documentali realizzato nel 2018 dal gruppo di lavoro del Tavolo Cantieri di FPA dedicato ai Documenti digitali.