Documenti, perché il Digital Transaction Management è un’innovazione semplice

I due principi base stabiliti nel Piano Triennale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione 2019-2021 sono once only (la pubblica amministrazione non chiede al cittadino e all’impresa dati dei quali e già in possesso) e cloud first (l’evoluzione dei sistemi informativi della pubblica amministrazione avviene con architetture cloud).

Il medesimo Piano Triennale affronta poi il cruciale tema della gestione del procedimento amministrativo del nel paragrafo 6.7 che appunto è intitolato “Sistema di gestione dei procedimenti amministrativi  nazionali (SGPA)”. Quanto stabilito nel Piano è certamente essenziale per il raggiungimento degli obiettivi di digitalizzazione, di semplificazione e di miglioramento dell’efficienza della PA.

Allo stato dell’arte nella pubblica amministrazione, ancora una volta ci si concentra su un modello di gestione documentale classico senza prendere in esame, magari anzi solo in via sperimentale il modello del Digital Transaction Management (DTM) che sempre di più si afferma sul mercato privato mondiale.

Il Digital Transaction Management nella gestione documentale

Il DTM si inserisce perfettamente negli innovativi obiettivi di gestione documentale dei procedimenti amministrativi, potendo garantire che l’intero ciclo di vita del documento, dalla sua produzione fino alla sua conservazione, si colloca nell’ambito di un modello unico di dematerializzazione dei procedimenti amministrativi.

Tramite un sistema DTM  è semplice mettere in opera una serie di modalità operative che permettano alla PA, ai cittadini e alle imprese di usufruire di transazioni che rappresentano servizi innovativi e che sono utilizzabili tramite un unico punto di accesso e con un’interfaccia utente fisiologicamente più semplice perché omogenea agli obiettivi e semplicemente realizzabile con interfacce utente unificate e coordinate nell’intero sistema.

Per capire meglio lo scenario vediamo cos’è un DTM e come può far evolvere i tradizionali sistemi che gestiscono i dati con i sistemi di gestione documentale.

Cos’è il Digital Transaction Management

Un DTM è associabile a una categoria di servizi cloud utilizzabili per gestire transazioni informatiche basate sui flussi documentali.

Gli utenti operano in un contesto che gestisce in modo univoco e omogeneo la sicurezza dei dati, anche ai fini della protezione dei dati personali e consente l’adeguato livello di autenticazione degli utenti. I cittadini e le imprese possono usare SPID per l’accesso al sistema e ove necessario le imprese e la PA firmano digitalmente mentre i cittadini possono sottoscrivere utilizzando SPID nell’ambito di quanto stabilito nell’articolo 20, comma 1-bis del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).

Il fatto che il DTM sia una particolare categoria di servizi cloud rende immediatamente soddisfatti due principi basilari del Piano triennale, cloud first e once only.

Un caso tipo

Un utente che vuole chiedere un’autorizzazione alla PA si collega al punto unico di accesso con le credenziali tipiche del suo genere (Es. il cittadino con SPID o la Carta d’Identità Elettronica – CIE). Fornisce i dati e i documenti necessari aiutato dai meccanismi denominati di “agreement” che noti nativi nel sistema DTM. In questo scenario di esempio il sistema invia al cittadino la modulistica predisposta ovvero consente la compilazione on line. Viene verificato automaticamente che tutto il necessario sia stato inviato e parte il procedimento istruttorio. Sempre in modo automatico il personale della PA interagisce con l’utente su integrazioni e richieste di spiegazioni.

È l’agreement cloud che si fa carico della gestione dei flussi interni ed esterni e della gestione dei formati documentali. Il disegno del procedimento è molto semplice e consente di tener conto anche di dettagli come l’assenza di personale per malattia, maternità o altri aspetti similari. Il DTM è integrabile con CRM, ERP e HRM (gestione risorse umane) quindi ordini, controllo di gestione e il personale possono essere inseriti nel disegno generale del transazionale, disegnato esattamente sulle esigenze delle singole amministrazioni. Il sistema è anche rispettoso di applicativi specifici operando sui documenti e quindi non ci sono problemi con i sistemi di protocollo informatico ovvero con la conservazione digitale a norma.

Partire dall’analisi dei procedimenti amministrativi della PA

Riprendendo le previsioni del Piano triennale è evidente che la previsione di analisi dei procedimenti amministrativi della PA e dei dati prodotti rimane cruciale.

E’ indispensabile  un’analisi di dettaglio su un campione di procedimenti amministrativi della PA, partendo da quelli di maggior interesse ai fini della trasparenza amministrativa per cittadini ed imprese. L’analisi porterà alla individuazione dei flussi documentali di riferimento e ne consentirà, oltre al censimento, un disegno coordinato e omogeneo a livello nazionale.

L’analisi evidenzierà anche le tipologie di dati e documenti scambiate e la semplificazione che permette la piattaforma dell’Anagrafe Nazionale delle Persone Residenti  (ANPR) e dell’AIRE per i residenti all’estero.

In base agli esiti di tale verifica, saranno definiti una serie i criteri di base a supporto della redazione delle linee guida di interoperabilità dei sistemi di gestione documentale previste nel presente Piano Triennale.

Su questo aspetto è senz’altro valido il meccanismo delle API che consentono i colloqui machine-to-machine tra sistemi della PA ma anche l’agreement cloud del DTM. Infatti questo sistema permette di disegnare in modo semplice e flessibile il procedimento amministrativo, le interazioni con l’esterno possono essere automatizzate con varie modalità e la memorizzazione dei dati e i motori di ricerca documentale disponibili sul mercato possono essere anche supportati da meccanismi semantici e di intelligenza artificiale.

Ove necessario è anche possibile integrare un libro mastro transazionale con la tecnologia blockchain  e ovviamente, in uno scenario più conforme alla PA con i tradizionali sistemi di conservazione digitale accreditata.

Come ulteriore pregio dei sistemi DTM possiamo annoverare anche quello delle possibili integrazioni con meccanismi di pagamento (quindi anche PagoPA) e di gestione del flusso acquisti e della fatturazione elettronica.

Perché non dobbiamo trascurare il Digital Transaction Management

Per quanto detto è auspicabile che la trasformazione digitale della pubblica amministrazione non trascuri il DTM che consente una innovazione semplice, non invasiva e integrabile con quanto esistente. Per la sua natura di servizio cloud è evidente come sia facile la poca invasività e l’integrabilità nei sistemi della PA che devono soddisfare il Piano triennale.

Tenendo in conto delle specifiche fasi evolutive, i sistemi DTM hanno il limite realizzativo solo nella capacità di individuare i procedimenti amministrativi stabili ovvero consolidati; il resto risulta estremante semplice da realizzare e anche economico quando si sceglie la possibile opzione del pagamento basato sul reale utilizzo (pay for use) anch’esso tipico dei sistemi cloud.

Il Cantiere Documenti digitali

Nel Gruppo di Lavoro denominato Cantiere Documenti Digitali ci si è posto l’obiettivo di preparare un documento sul DTM contenente i seguenti punti essenziali:

• il DTM attuale e la sue evoluzione nell’ambito del prossimo triennio.
• Lo stato dell’arte dei principali player di mercato.
• Ipotesi di utilizzo individuando tre procedimenti amministrativi della PA.
• Lo scenario di un caso d’uso reale e operativo nel privato.
• Definizione di un ipotetico caso d’uso nella PA.

Questa analisi tiene conto delle particolari esigenze della pubblica amministrazione che ha obblighi specifici sui propri dati e sui documenti.

Conclusioni

La contrapposizione tra dati e documenti deve essere superata, soprattutto in un contesto tecnologico dove il documento viene man mano superato dal dato. Tenendo in conto, comunque, di una normativa nazionale dove il documento digitale è strettamente legato alla struttura di quello cartaceo e come tale è poi tendenzialmente gestito.

Nella nostra società complessa e per una democrazia trasparente e responsabile, dove si evidenzia l’assunzione di responsabilità e le decisioni prese da chiunque, è indispensabile che i dati siano gestiti in termini “documentari” (autenticità, provenienza, contesto, integrità) assicurando allo stesso tempo che i dati stessi siano riutilizzabili in differenti modalità operative. Bisogna gestire la pericolosa logica dell’acquisizione e gestione dei dati in grandi volumi e senza controllo da parte di pochi e anche alle volte in modo opaco.

Questa sarebbe la base per un mondo digitale poco sostenibile e autoritario. Infine è tutta da valutare la circostanza che i nuovi processi in sviluppo siano cagione di maggiore efficienza, quando questa dovesse essere intesa come concentrazione di informazioni che quando sono nelle mani di pochi possono portare a conseguenze spiacevoli.