Gestione documentale, strategie e soluzioni per il futuro digitale degli enti

Nel corso degli ultimi anni la gestione documentale degli enti pubblici italiani è radicalmente cambiata. Il nuovo Piano Triennale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione 2024-2026  e le direttive europee del Decennio Digitale 2030, hanno come obiettivo comune, tra gli altri, di migliorare efficienza, trasparenza e accessibilità dei documenti pubblici. La gestione documentale tradizionale, basata su documenti cartacei e procedure lunghe e frammentate, è stata ormai definitivamente archiviata a favore di soluzioni digitali integrate e sicure, fondamentali per rispondere alle esigenze di una pubblica amministrazione sempre più moderna e dinamica.

Il “nuovo corso” della gestione documentale implica un profondo cambiamento di paradigma, al centro del quale spicca la creazione di un flusso di lavoro completamente digitale, in grado di assicurare la tracciabilità, la sicurezza e l’integrità di ogni singola informazione. Una rivoluzione a tutto tondo, nata con lo scopo di permettere l’automatizzazione della maggior parte di tutte quelle attività ripetitive e a scarso valore strategico che rendono lenta e farraginosa la relazione fra la PA e i suoi interlocutori. Il tutto riducendo i tempi di gestione e migliorando l’esperienza dell’utente finale.

Fra gli elementi chiave di questa trasformazione: l’interoperabilità tra i vari sistemi. L’interoperabilità permette un dialogo tra le piattaforme digitali di diversi enti e amministrazioni, affinché i documenti e le informazioni possano essere condivisi e gestiti in maniera sicura e coerente da tutti gli attori del processo. Il vantaggio principale è quello di un accesso uniforme ai dati, oltre che la riduzione della duplicazione di un ampio ventaglio di attività di routine e l’aumento della trasparenza delle azioni amministrative. L’obiettivo? Consentire a tutti di beneficiare di servizi pubblici più veloci e meno burocratici, con un netto miglioramento in termini di qualità e affidabilità.

“Il Futuro Digitale degli Enti”: i punti chiave del webcast Dgroove

Consapevole dello scenario sopra descritto e delle potenzialità dei suoi sviluppi futuri, lo scorso 3 ottobre Dgroove ha organizzato un webcast dal titolo particolarmente evocativo: “Il Futuro Digitale degli Enti”; disponibile liberamente per la fruizione. A condurre l’evento due esperti del settore: Francesco Giachi, CEO di Dgroove, e Matteo Savoldi, esperto di gestione documentale. Entrambi hanno evidenziato come la trasformazione digitale possa portare a un cambiamento culturale totalmente inedito nella PA, spingendo le amministrazioni a ripensare il loro modo di operare e a mettere il cittadino al centro dei propri processi decisionali e amministrativi. “La digitalizzazione – dichiara Francesco Giachi – non riguarda solo la tecnologia, ma rappresenta una grande opportunità per migliorare il servizio reso ai cittadini e rendere le amministrazioni più trasparenti e efficienti”. Un concetto ribadito anche da Matteo Savoldi, che ricorda come l’adozione di soluzioni digitali possa ridurre i tempi di gestione delle pratiche e migliorare l’accessibilità delle informazioni, rendendo le amministrazioni più aperte e reattive alle esigenze dell’intera comunità.

I documenti non sono semplicemente oggetti da archiviare, ma rappresentano il cuore delle informazioni amministrative e devono integrarsi nei nuovi ecosistemi digitali. La gestione documentale moderna deve quindi garantire che i documenti siano autentici e integri nel tempo: si tratta di due elementi essenziali per assicurarne la validità legale.

L’importanza dell’interoperabilità tra sistemi

Come già precedentemente accennato, un altro tema di rilievo emerso nel corso dell’evento è quello dell’integrazione tra i sistemi. Matteo Savoldi ha spiegato come, per poter offrire una gestione integrata dei servizi, sia indispensabile che le diverse soluzioni di gestione documentale dialoghino efficacemente con altre piattaforme. Secondo Savoldi: “L’interoperabilità è la chiave per una pubblica amministrazione moderna: permette di ridurre i tempi di risposta e migliorare l’efficienza dei processi”. L’interoperabilità tra enti pubblici rappresenta una leva altamente strategica per costruire una PA sempre più coesa e collaborativa, oltre che innovativa.

In questo contesto, come esempio concreto, è stata menzionata la Piattaforma Digitale Nazionale Dati (PDND): un’infrastruttura che facilita lo scambio di informazioni tra le amministrazioni, migliorando l’efficienza dei processi e riducendo il carico amministrativo per cittadini e imprese.

Pianificazione e governance dei processi digitali

La digitalizzazione deve essere il risultato di una pianificazione attenta, che tenga conto sia degli obiettivi strategici dell’ente che dei risultati attesi in termini di efficienza e miglioramento dei servizi ai cittadini. “La formazione e la pianificazione sono fondamentali per garantire il successo della trasformazione digitale”, ha ribadito Savoldi, sottolineando come formare adeguatamente tutte le figure chiave coinvolte nel processo e definire un piano di azione dettagliato e una roadmap puntuale e ben strutturata siano passaggi essenziali per assicurare che la trasformazione avvenga in modo corretto ed efficace, senza rallentamenti, intoppi né colli di bottiglia. 

Gestione documentale PA, le soluzioni tecnologiche

Un focus particolare è stato dedicato alle soluzioni tecnologiche di Dgroove, in particolare a DocSuitePA e alla nuova piattaforma Docsuite Next. Entrambe le soluzioni sono state progettate per rispondere alle esigenze degli enti pubblici, offrendo funzionalità avanzate per organizzare, conservare e gestire i documenti, oltre a integrarsi con altri sistemi già utilizzati dalle amministrazioni.”Docsuite Next è stata progettata per rendere la gestione documentale più semplice, sicura e accessibile per tutti, migliorando l’interazione tra enti e cittadini”, ha spiegato il CEO Francesco Giachi, ribadendo l’importanza di piattaforme adattabili alle esigenze di ogni amministrazione.

È importante prendere atto che la gestione documentale digitale non è soltanto un obbligo normativo, ma rappresenta oggi un’opportunità unica per ridefinire il ruolo della Pubblica Amministrazione e migliorare il servizio reso ai cittadini e agli utenti nella sua complessità. Docsuite Next è una soluzione che può supportare il percorso di trasformazione digitale degli enti pubblici con un approccio innovativo, professionale, affidabile e sicuro.

La sfida principale rimane dunque quella di tradurre in pratica le linee guida del Piano Triennale e delle direttive europee, per un’amministrazione in grado di rispondere alle richieste dei cittadini con trasparenza, sicurezza e alti standard di qualità.
Lo ha ricordato anche Francesco Giachi, a conclusione dell’incontro: “Il futuro digitale degli enti è già qui: è compito di tutti, dalle amministrazioni alle aziende partner, fare in modo che questo futuro si concretizzi al meglio”.