La digitalizzazione come perno per la trasformazione culturale e organizzativa: il percorso di ASL Lecce

Nel percorso di digitalizzazione e modernizzazione della Pubblica Amministrazione, il fattore chiave e vero e proprio punto di partenza è il ripensamento dei processi, affinché questi siano funzionali al servizio erogato. Solo un profondo cambio di paradigma, che implichi un completo ridisegno delle procedure, può consentire infatti ad operatori amministrativi ed utenti finali di sfruttare appieno le opportunità della digitalizzazione, sia dal punto di vista della qualità dei servizi, che di una maggiore efficienza e di una riduzione dei costi.

Proprio in questo contesto si colloca il progetto intrapreso da ASL Lecce insieme a Dedagroup Public Services per evolvere il sistema di protocollo informatico e gestione documentale e il sistema di gestione degli atti di delibera e determina, considerati pilastri strategici al servizio di tutte le componenti del sistema informativo sanitario.

Le necessità di innovazione e di digitalizzazione di ASL Lecce si accompagnavano alla volontà di migliorare la gestione dei processi amministrativi e documentali. Fino ad allora, infatti, le funzionalità e le caratteristiche architetturali dell’applicativo in uso avevano portato ASL Lecce ad adottare un approccio ibrido tra analogico e digitale che risultava essere poco efficiente. L’esigenza di ASL Lecce era, quindi, sostituire in tempi brevi i propri sistemi, favorendo così la completa digitalizzazione dei processi e garantendo maggiore qualità, trasparenza ed efficienza di servizio.

Un modello disponibile al riuso

Per mettere in atto questo importante progetto di dematerializzazione e digitalizzazione, ASL Lecce si è avvalsa del supporto di Dedagroup Public Services, scegliendo di adottare Folium, la piattaforma modulare di Protocollo informatico e Gestione documentale web based più utilizzata nelle PA italiane.

Una scelta legata, tra le altre cose, alla flessibilità della soluzione: la volontà di adottare una piattaforma matura e consolidata nell’uso doveva infatti conciliarsi con la possibilità di customizzarla, per rispondere alle specifiche esigenze di un ente sanitario, e di integrarla con altri applicativi. Un obiettivo importante del progetto era, inoltre, quello di sviluppare un modello disponibile al riuso, e quindi alla personalizzazione, da parte di altri Enti sanitari, regionali e non. Il prodotto così sviluppato ha preso il nome di Docusan e – a breve – potrà essere utilizzato anche da altre pubbliche amministrazioni locali, favorendo così lo sviluppo digitale di tutto il territorio.

Un ripensamento strategico dei processi

Il progetto, avviato ad ottobre 2019, ha visto la piena adozione della nuova soluzione in soli tre mesi. Integrando all’interno del sistema di gestione documentale anche un modulo dedicato alla gestione degli atti, è stata avviata la realizzazione di un Archivio Unico digitale per tutta la documentazione amministrativa: uno strumento in grado di garantire certezza, efficienza e trasparenza ad operatori e utenti finali.

La possibilità di creare un repository unico si è basata naturalmente su condizioni di natura tecnica, ma non solo. La digitalizzazione dell’intera filiera di produzione degli atti ha infatti richiesto, oltre che interventi evolutivi sulla quasi totalità dei sistemi software esistenti, anche e soprattutto un ripensamento strategico dei processi e, di conseguenza, un profondo cambiamento culturale e organizzativo all’interno dell’Ente.

L’obiettivo era fare in modo che, in presenza di record da registrare, questi venissero ufficializzati solo ed esclusivamente attraverso l’invocazione di interfacce applicative verso l’Archivio Unico. Un percorso in cui ASL Lecce è stata affiancata da Dedagroup Public Services, che ha supportato il personale operativo anche attraverso corsi di formazione dedicati in aula, sessioni virtuali, videotutorial per l’autoformazione e attività di training on the job.

Risultati e prossimi sviluppi

Un progetto a tutto tondo, quello realizzato con ASL Lecce. Dedagroup Public Services ha infatti supportato l’Ente in ogni fase: dalla consulenza organizzativa all’analisi dei processi e al ripensamento degli stessi, dalla consulenza archivistica alle analisi tecniche e sistemistiche.

“Oggi ASL Lecce è un ente di riferimento e di eccellenza nel sistema sanitario pugliese per il quale mette a disposizione, superando i limiti di lock in, una soluzione studiata appositamente per il settore e che può ulteriormente essere personalizzata in base alla propria strategia di digitalizzazione e agli obiettivi definiti” ha affermato Lucio Marottoli, Sales Director Health & Public di Dedagroup Public Services.

Grazie allo sviluppo di un’architettura tecnica migliore, gli operatori di protocollo possono ora beneficiare di un sistema decisamente più rapido e automatizzato, che consente di tracciare e monitorare ogni passaggio della filiera di produzione dei record amministrativi, azzerando così il margine d’errore. Una caratteristica di fondamentale importanza per un Ente che ogni anno produce oltre 250.000 documenti e che crea importanti benefici per l’utenza finale. Le risposte verso il pubblico sono infatti molto più chiare e tempestive: i tempi di pubblicazione degli atti determinativi e deliberativi si sono, per esempio, ridotti notevolmente, registrando una durata tre volte inferiore a quella precedente. A questo si aggiunge un risparmio, in termini di consumo di materiale cartaceo, pari a circa il 50% del valore complessivo.

Al fine di completare la creazione di un Archivio Unico per tutta la documentazione prodotta da ASL Lecce, il progetto è ancora in corso e prevede ulteriori sviluppi per l’integrazione di applicativi verticali relativi alla gestione dei servizi di assistenza domiciliare e di gestione del credito. Un ulteriore importante passo nel percorso di digitalizzazione e modernizzazione dell’Ente pugliese.

Per approndimenti, scopri il progetto di ASL Lecce