La gestione documentale sta cambiando, come sfruttare l’accordo quadro PRINCO

Nell’ambito nel progetto PNRR HUB di Microsoft Italia, in collaborazione con FPA, il 27 marzo si è svolto il secondo webinar dedicato ad approfondire le soluzioni messe a disposizione dall’Accordo Quadro PRINCO. Tema centrale il bundle dedicato al document management. Dal concetto di documento informatico, dalla sua formazione e conservazione dipendono, letteralmente, l’efficacia e l’intera operatività della amministrazione pubblica. Dunque, comprendere le dinamiche e il profondo significato dei cambiamenti in atto nell’ambito  del document management è determinante per avere chiaro il vero potenziale della trasformazione digitale.

La trasformazione digitale è sociale

Occorre partire da un tema sociale: con la digitalizzazione e i nuovi media, oggi la società è interconnessa e produce moli enormi di dati, che possono essere sfruttati attraverso le tecnologie per migliorare il benessere collettivo. I confini tra vita pubblica e professionale sono molto sfumati e i cittadini si aspettano dalla PA la stessa modalità di comunicazione che usano quotidianamente nell’interazione con il privato.

Partendo da questa prospettiva, la trasformazione digitale della PA non è che una conseguenza della spinta sociale, del cambiamento profondo che la società ha subito.

A mettere in luce questo aspetto è stato Andrea Piccoli, Professionista della digitalizzazione e privacy – Esperto di gestione e documentale e di conservazione digitale – Coordinatore triveneto Anorc e Anorc Professioni: “La trasformazione digitale (della PA, ndr) è l’espressione dell’innovazione sociale, ovvero del cambiamento nella quotidianità dei cittadini nel loro dialogo con le amministrazioni. Non c’è trasformazione se non c’è vero cambiamento”.

I grossi cambiamenti nella gestione documentale sono da intendersi come logici effetti di:

• Spinte sociali;
• evoluzioni normative a livello europeo, che mirano a una organizzazione omogenea, sicura e trasparente delle attività amministrative degli stati membri
• possibilità offerte dalle tecnologie di elaborazione e gestione dei dati.

Gestione documentale: la normativa

Il quadro regolamentare di riferimento in materia di gestione documentale – dal CAD fino alle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” del 2021 – spiega quanto sia determinante una corretta gestione informatica dei documenti e perché.

Occorre sottolineare che l’obiettivo della normativa sulla gestione documentale è armonizzare la materia alla normativa europea. Il regolamento europeo EiDAS, infatti, fornisce la base normativa per le interazioni tra cittadini, imprese e PA, incrementando la sicurezza e l’efficacia dei servizi online e transazioni nel mercato digitale unico europeo.

Da una parte, la PA italiana ha il CAD, nato come codice della cittadinanza digitale è in continua evoluzione per tenere il passo all’evoluzioni dei diritti di cittadinanza. Dall’altra parte, ci sono le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” che inducono un vero cambiamento di prospettiva: dal singolo documento alle aggregazioni di documenti (fascicoli). Ciò è possibile grazie ai metadati.

Tra gli allegati “flessibili” della Linee Guida è presente l’Allegato 5, documento tecnico e pratico interamente dedicato ai metadati. Gli allegati vengono detti “flessibili” perché potranno adeguarsi agevolmente all’evoluzione tecnologica, attraverso aggiornamenti che non richiedono la revisione dell’intero documento. Ritroviamo questo concetto di flessibilità anche nell’art 71 del CAD – Regole Tecniche – che permette di arricchire il codice con regole tecniche specifiche, che possono essere introdotte senza necessità di rieditare l’intero CAD.

Le Linee guida, inoltre, definiscono i nuovi ruoli e le responsabilità reciproche tra l’ente che versa e produce i documenti e il conservatore qualificato Agid.

Il ruolo centrale dei metadati

I metadati sono degli elementi informativi associati a un qualsiasi oggetto informativo (in questo caso un documento informatico) indispensabili per favorire l’utilizzo, la classificazione, l’archiviazione e la ricerca nel tempo del documento. Si tratta di frammenti di codice che “descrivono” ciascuno una caratteristica dell’oggetto informativo e che consentono, dunque, che questo possa essere ricercato a partire da diverse parole chiave, perché tutte lo “descrivono” da angolazioni diverse.

È attraverso i metadati che la normativa imprime una forte innovazione nella descrizione dei documenti informatici e nella formazione dei fascicoli e delle aggregazioni, attraverso la possibilità di organizzazione, dematerializzazione, interoperabilità.

Va sottolineato, quindi, che documento informatico è composto da più componenti, tra le quali informazioni digitali rilevanti che permettono di descrivere il documento o l’aggregazione di documenti dal punto di vista dello specifico contesto amministrativo. In questo modo è possibile passare da classificazioni gerarchico-enumerative come quelle delle tassonomie animali, per esempio, alle più dinamiche “classificazioni a faccette” possibili grazie agli strumenti di content management che creano e ricercano metadati e relazioni fra essi.

Quando si vanno a “formare” i documenti informatici, quindi, i sistemi di gestione documentale avanzati inseriscono i metadati obbligatori come parte integrante del documento stesso: senza metadati il documento non può dirsi formato.

Le Linee Guida definiscono 18 metadati obbligatori per definire i documenti singoli e 15 per definire i fascicoli.

I nuovi concetti di fascicolazione e archivio informatico

Oggi l’archivio informatico non è una semplice somma di documenti, ma un insieme armonico e dinamico di procedimenti e attività, con i loro documenti singoli di riferimento, che hanno relazioni tra loro e che si vanno via formando.

Grazie ai metadati, dunque, oggi è possibile creare:

• aggregazioni archivistiche che raccolgono le unità archivistiche relative a una attività, affare o procedimento amministrativo; oppure riferite al medesimo soggetto (fascicoli);
• repertori con i loro registri, raccolte di documenti tutti della medesima specie.

La fascicolazione diviene un elemento essenziale della gestione dei documenti informatici e deve essere un’attività che favorisce l’attività amministrativa.

I metadati permettono di rispettare il piano di classificazione indicato dal manuale di gestione documentale.

Come cambia l’interoperabilità

Anche il concetto di interoperabilità beneficia dell’evoluzione tecnologica. Nell’EiDAS, l’interoperabilità è stata ri-descritta, in quanto ha subito sia una rivisitazione di interoperabilità di protocollo (non più via PEC,) sia l’integrazione dei metadati. La normativa va verso un’integrazione di interoperabilità attraverso i servizi applicativi. Dunque, a breve, si potrà l’interoperabilità di protocollo non si avrà più via PEC, ma attraverso un insieme di servizi interoperabili.

Protocollo informatico: fuori dalla logica dei silos

L’appIO, la diffusione dell’identità digitale, il servizio PagoPA, la piattaforma di notifiche digitali (PND) e la piattaforma nazionale dati (PDND) costituiscono il nuovo ecosistema digitale nazionale. Tale ecosistema deve comunicare con gli strumenti di gestione documentale, per cui ci deve essere un’integrazione di servizi e un concetto di interoperabilità interna all’architettura informatica dell’ente.

“Nella scelta di piattaforme abilitanti, è importante accertarsi che queste prevedano integrazione di processi (e attività) e integrazione di servizi.”, ha fatto notare Piccoli.

Microsoft 365 per la gestione documentale

Dotarsi di strumenti di document management che possano innalzare non solo il livello di efficienza dell’intera organizzazione, ma anche avere un effetto positivo sul livello di competenze digitali dei dipendenti pubblici, è ormai fondamentale. In questo senso il momento è propizio: oggi ci sono le risorse per permettere alle amministrazioni di dotarsi di strumenti di document management. Lo strumento di procurement a disposizione della PA è PRINCO. Nel suo catalogo, è presente la soluzione in cloud Microsoft 365.

È possibile riascoltare Rossano Vignati, Partner Technology Specialist, Microsoft Italia, che nel corso del webinar ne ha descritto tutte le potenzialità in termini di:

• conservazione e archiviazione dei documenti
• content management tool, grazie alla capacità di associare i metadati obbligatori ai file (come un’immagine o un pdf);
• analisi dei documenti grazie ai moduli di intelligenza artificiale;
• protezione e classificazione automatica dei contenuti.