Semplifica-Italia, come farsi trovare pronti. La “lezione” del Comune di Lamezia Terme

Solo due giorni per rendere effettivo il cambio di residenza e tempi più rapidi per tutta una serie di procedure anagrafiche e di stato civile (nascita, matrimonio, cancellazione e iscrizione alle liste elettorali e così via). Abbiamo già dato notizia delle novità introdotte con il decreto semplificazioni (decreto legge n. 5/2012), approvato il 27 gennaio scorso e pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 9 febbraio. Obiettivo di queste misure: migliorare la comunicazione tra PA e cittadino e accorciare i tempi delle procedure, soprattutto grazie al passaggio dalla carta al web e allo scambio di dati on line tra le amministrazioni. Per alcune norme, tra cui quella sul cambio di residenza, sono ora attesi i decreti attuativi (i cambi di residenza tra Comuni diversi sono circa 1.400.000 all’anno e attualmente ci vogliono tra i 60 e i 90 giorni per completare l’iter). Ma gli enti locali sono pronti a rendere operative queste novità?

Certamente saranno agevolate quelle amministrazioni che non partono da zero, ma hanno già intrapreso autonomamente un percorso di questo tipo. Come è accaduto a Lamezia Terme, dove il Comune ha dematerializzato da diversi mesi i procedimenti di anagrafe e di stato civile, abolendo interamente la carta e le spese postali, e si è dotato di un sistema di protocollo informatico integrato con un gestore di processi (BPM), che consente di disegnare tutto l’iter del procedimento, individuando per ogni passo chi fa che cosa.

Si tratta di un sistema semplice da utilizzare, applicabile a tutti i servizi dell’ente e potenzialmente replicabile presso altre amministrazioni, come ci ha spiegato Biagio D’Ambrosio, dirigente dell’Area organizzazione, sviluppo delle risorse umane e rapporti con i cittadini del Comune di Lamezia Terme.

Il primo passo è stato fatto poco più di un anno fa. “A partire dal 1° gennaio 2011 – esordisce D’Ambrosio – abbiamo introdotto l’obbligo di scansione integrale e digitalizzazione di tutti i documenti in arrivo e in partenza al protocollo del Comune (a quella data erano in tutto 80mila), di fatto passando in toto dalla carta al digitale, dal protocollo tradizionale al protocollo informatico. Abbiamo poi introdotto anche un gestore di processi, un software che consente di avviare il procedimento amministrativo (sempre in modalità telematica) secondo un disegno predefinito a monte. In pratica, per ogni documento (per esempio un permesso di costruire) sappiamo già su quale “scrivania” deve trovarsi in ogni step del procedimento, dall’inizio alla fine dell’iter. Questo gestore di processi è stato utilizzato per circa 40mila documenti (tutti quelli in arrivo al protocollo che richiedevano l’avvio di un procedimento)”.

“In questo modo – spiega D’Ambrosio – abbiamo fatto un grande passo avanti anche sul fronte della trasparenza: tutti i procedimenti vengono portati avanti allo stesso modo, siamo sempre in grado di sapere dove si trova un determinato documento e il sistema registra tutti i passaggi, anche la tempistica, per cui si sa perfettamente chi ha fatto che cosa e con quali tempi”.   

Questo ha consentito, a partire da fine 2011, di procedere alla dematerializzazione dell’intero procedimento, come ci racconta D’Ambrosio: “Poiché, come ho anticipato, ogni passaggio viene tracciato, perché chi esegue le azioni deve autenticarsi e viene così riconosciuto dal sistema, questa autenticazione può sostituire timbri, sigle e firme e, alla fine del procedimento, si può inviare direttamente via Pec il documento prodotto in digitale, svincolandosi completamente dalla carta.” Ricercando una pratica all’interno del protocollo, si ottiene con un click l’elenco di tutte le azioni effettuate su quel procedimento, in che data e a che ora sono state eseguite e da chi, con a fianco il link all’eventuale documento prodotto oppure alle email inviate. È quindi immediatamente disponibile un fascicolo elettronico della pratica, che il dirigente può consultare prima di approvare il documento finale per sapere se tutta l’istruttoria è stata fatta correttamente.

I procedimenti di anagrafe sono stati i primi ad essere interamente dematerializzati, ma il sistema si sta rapidamente espandendo a molti altri procedimenti dell’ente.

È per questo che, secondo D’Ambrosio, il cambio di residenza “in tempo reale” introdotto col “Semplifica-Italia” non sarà un obiettivo complicato per il Comune di Lamezia Terme: “Già adesso quando il cittadino presenta la domanda di cambio di residenza (ancora in cartaceo), questa viene digitalizzata, le viene assegnato un numero di protocollo informatico e il sistema avvia automaticamente un procedimento, con un iter predefinito. In pratica, un secondo dopo che il documento è stato protocollato il sistema fa arrivare la richiesta del cittadino sulla scrivania dell’istruttore dell’anagrafe il quale, a quel punto, procede utilizzando il gestionale che aveva già in uso. Questo è un punto fondamentale: non abbiamo modificato il sistema informativo di tutto il Comune, ognuno ha continuato a usare il software a cui era abituato, solo che adesso l’utilizzo viene tracciato dal sistema, rendendo noto all’ente che il dipendente ha fatto avanzare il procedimento. I documenti prodotti in digitale vengono allegati al protocollo in partenza verso il Comune che deve procedere alla cancellazione. Per ogni cambio di residenza si otterrà un fascicolo elettronico che comprende sia i documenti prodotti dall’ente sia le PEC spedite e ricevute. Una volta concluso l’iter, il software produce il documento che comunica al cittadino che la sua istanza è stata accolta: anche questo documento, come la domanda iniziale, rimane cartaceo. Nel rapporto col cittadino ancora non ci possiamo svincolare dalla carta”.

Dal mese di novembre 2011, oltre seimila documenti sono stati spediti e ricevuti con questo nuovo sistema attraverso la PEC.

Ovviamente questo sistema è molto più efficace se viene adottato dalle diverse amministrazioni che devono parlare tra loro, come è evidente nel caso del cambio di residenza. “Se è solo uno dei due Comuni a digitalizzare il procedimento, i tempi non si potranno mai ridurre al minimo – sottolinea D’Ambrosio –. Per ora un beneficio indiretto l’abbiamo comunque ottenuto dal trasferimento dei documenti via PEC agli altri Comuni, che erano ancora abituati al cartaceo. Superata la prima settimana di trambusto, anche loro si sono immediatamente adeguati utilizzando il canale PEC, cosa che ci ha consentito ulteriori risparmi relativi alla scansione del cartaceo che prima ricevevamo. I costi, che erano pari ad oltre 50 euro per ogni cambio di residenza (considerando carta, toner, stampanti, spese postali, riduzione tempi del personale impegnato sia nella produzione dei documenti che nelle operazioni di imbustamento, apertura buste e protocollazione) ora si sono praticamente azzerati”.

“Anche i cittadini stanno cominciando ad apprezzare questo sistema, perché dal luglio scorso abbiamo avviato un servizio presso l’Urp che consente al cittadino, presentando la ricevuta di protocollazione, di ottenere esattamente lo stato dell’arte del suo procedimento: dove è ferma la sua pratica, su quale scrivania, se è nella norma rispetto ai tempi previsti dalla procedura e addirittura i riferimenti di chi se ne sta occupando…”

Secondo D’Ambrosio, il sistema adottato dal Comune di Lamezia Terme è facilmente replicabile: “Abbiamo dimostrato che è possibile fare uno switch off partendo da zero. Fino al 31 dicembre 2010 anche qui da noi si utilizzava quasi esclusivamente la carta e già dal 1 gennaio 2011 questa è stata eliminata, ma senza fare una rivoluzione informatica. Abbiamo semplicemente realizzato un sistema che evidenzia chi fa cosa, una sovrastruttura che lascia intatti i vecchi gestionali e quindi, teoricamente, ogni Comune potrebbe adottarla continuando per il resto a lavorare come ha sempre lavorato. Inoltre il disegno degli iter procedimentali viene fatto all’interno dell’ente, i tecnici della software house ci hanno spiegato come si usa il sistema ma poi ad utilizzarlo sono risorse interne stabili”.

“Nel 2011 – conclude D’Ambrosio – sono stati disegnati 120 iter procedimentali. Nel 2012 prevediamo di estendere ancora questa pratica, che attualmente copre il 100 per cento dell’anagrafe, in modo da annullare completamente l’uso della carta”.