Titulus scuola, gestione documentale e condivisione della conoscenza

Le Istituzioni Scolastiche sono amministrazioni pubbliche[1]. Esse, pertanto, sono soggette agli obblighi di legge in materia di dematerializzazione, semplificazione e trasparenza amministrativa[2]. Ora, come possono tali obblighi diventare un’opportunità di crescita per la scuola italiana? Come si può avviare un percorso virtuoso e di innovazione anche in realtà nelle quali le risorse finanziarie scarseggiano sempre di più? Il progetto Titulus scuola si propone per fornire una risposta a questi interrogativi.

L’obiettivo principale è la realizzazione di un sistema informativo documentale efficiente in grado di supportare le Istituzioni scolastiche nelle modalità di produzione, gestione, archiviazione e conservazione di documenti e archivi informatici.

Il cammino intrapreso origina da alcuni punti fermi:

Collaborazione: solo collaborando le scuole possono affrontare i difficili compiti imposti dalla dematerializzazione. Titulus scuola è una rete in cui le scuole possono “condividere la conoscenza e il know how delle buone pratiche”, al fine di guidare con scienza e co-scienza i processi innovativi legati a trasparenza, semplificazione e dematerializzazione amministrativa[3].

Indipendenza dal software: gli istitutori del progetto hanno sposato una metodologia di lavoro che antepone i processi alle conoscenze degli applicativi. Dematerializzare non significa semplicemente acquisire strumenti informatici, ma ridefinire gli aspetti organizzativi e le procedure con l’obiettivo di semplificare.

Theoria cum praxi: alla rete aderiscono da un lato le scuole interessate ad affrontare correttamente i temi dell’Agenda Digitale, dall’altro esperti giuristi, archivisti e informatici che forniscono le necessarie competenze teoriche. Il modello che ne viene fuori è conforme alla normativa ma anche facilmente fruibile, pratico e concreto.

Coinvolgimento delle istituzioni competenti: procedure e strumenti che emergono da Titulus Scuola sono validati dagli organi di vigilanza competenti. Promotore del progetto e membro del gruppo di lavoro Titulus Scuola è infatti il Ministero dei beni e le attività culturali e il turismo, rappresentato dalla Direzione Generale Archivi (DGA).

Il progetto è già in moto, il 25 febbraio scorso la DGA, con il Decreto 75/2015, ha sancito ufficialmente la costituzione del gruppo di lavoro rappresentato da Dirigenti e DSGA[4] che hanno già raggiunto uno degli obiettivi del progetto: la definizione di un sistema condiviso per la corretta archiviazione dei documenti, cioè un modello di Titolario di classificazione valido per tutte le istituzioni scolastiche italiane.

Il Titolario è già in uso in una serie di istituti affinché possa essere sperimentato e, una volta ultimato, diventare un modello standard in tutte le scuole: un sistema di classificazione dei documenti per uscire dai criteri di ordine soggettivo e potersi orientare nell’archivio informatico secondo una logica comune.

La prossima tappa del progetto è la definizione del Massimario di selezione, uno strumento per la definizione delle tempistiche di conservazione dei documenti. Ogni scuola potrà quindi richiedere, alla rispettiva Soprintendenza archivistica, l’autorizzazione allo scarto secondo tempi e logiche condivise e approvate dalla Direzione generale archivi, in qualità di membro del gruppo di lavoro.

Inoltre si rifletterà sulla definizione della tabella dei procedimenti amministrativi scolastici con lo scopo di “normalizzare la Trasparenza amministrativa”[5]. Trasparenza intesa come concreto diritto del cittadino – sia l’alunno sia il genitore – di “conoscere lo stato delle attività che li riguardano e di avere la garanzia che esse siano condotte nel rispetto di regole e priorità e di massimo impegno amministrativo”[6].

Il progetto è stato presentato pubblicamente a Genova il 6 novembre scorso durante il convegno dal titolo: “La trasparenza amministrativa passa dal sistema documentale: le scuole italiane e la digitalizzazione”, in occasione del salone italiano dell’educazione, orientamento e innovazione.

Al convegno, la dott.ssa Elisabetta Reale della Direzione Generale degli Archivi, in apertura, ha sottolineato come Titulus Scuola proseguirà il lavoro attraverso il “riuso” delle buone pratiche nate dalle sperimentazioni archivistiche regionali, quali la Soprintendenza archivistica dell’Emilia Romagna e del Piemonte, che formularono delle linee guida per gli archivi delle Istituzioni scolastiche e un primo piano di conservazione e scarto.

Partire dal riuso, quindi, per condividere, sperimentare e diffondere buone pratiche e metodologie di lavoro sull’esempio dell’esperienza avviata dalle Università con il progetto “Titulus ‘97”.

Le scuole interessate a condividere gli obiettivi di Titulus Scuola possono aderire liberamente al progetto e, una volta iscritte, avranno la possibilità di seguire le attività e consultare i materiali elaborati dal gruppo di lavoro[7].

A Bologna il 22 ottobre scorso, quando si è costituito il gruppo di lavoro, a Genova il 6 novembre, a Mantova l’11 marzo: questi gli incontri già avvenuti all’interno del progetto Titulus Scuola, che il prossimo 20 aprile sarà ospite a Castellana di Bari. Un’altra occasione di confronto sulla semplificazione resa possibile da una gestione documentale sempre più innovativa. Con la consapevolezza che una concreta svolta può avvenire grazie all’entusiasmo e all’interesse delle singole parti in gioco, ma soprattutto attraverso una comunione di intenti. “Fare le cose vecchie in modo nuovo. Questa è innovazione.” Joseph Alois Schumpeter

Per informazioni: http://scuola.titulus.it/