Gestione permessi di soggiorno, non bastano le buone pratiche per superare il digital divide

L’uso del sistema digitale nell’ambito dei procedimenti amministrativi legati all’ottenimento di permessi di soggiorno e di lavoro, per cittadini extracomunitari che devono trasferirsi in Italia per motivi di studio, lavoro e/o per ricongiungersi ai propri cari, è un tema che è sempre stato di attualità in ragione del grande numero di persone e di uffici pubblici che sono coinvolte a più livelli in questi procedimenti.

Il Ministero dell’Interno e gli Sportelli Unici per l’Immigrazione presso le Prefetture territorialmente competenti sono le principali autorità interessate nei procedimenti di richiesta e rilascio di un permesso di soggiorno a favore di cittadini extracomunitari; entrambe le autorità nel corso degli anni hanno compiuto dei passi avanti per la digitalizzazione dei processi che, tuttavia, non sono ancora pienamente e capillarmente attuati su tutto il territorio. Ciò a discapito di una maggiore efficienza – di tempo e di costi – della quale beneficerebbero sia i cittadini che le stesse pubbliche amministrazioni.

I meccanismi di richiesta e rilascio di un permesso di soggiorno possono essere suddivisi in due macro categorie: la procedura del “decreto flussi” e le procedure “extra-decreto flussi”, con queste ultime che permettono di richiedere ed ottenere dei permessi di soggiorno al di fuori delle quote annualmente stabilite con decreto del Ministero dell’Interno (il c.d. “decreto flussi”).

Nel caso del “decreto flussi” la procedura è sì digitalizzata, prevedendosi una giornata – il c.d. “click day”- durante la quale le persone che vogliono ottenere un permesso di soggiorno/lavoro, nell’ambito delle quote di cui al decreto flussi, devono inviare telematicamente la propria richiesta. Il sistema tuttavia non è pienamente efficiente, registrando molto spesso dei blocchi informatici dovuti al sovraccarico delle domande che si concentrano in un arco temporale molto ristretto e che, quindi, non riescono ad essere gestite contemporaneamente dal sistema.

Il numero estremamente elevato di domande, tuttavia, più che una modifica dal punto di vista della digitalizzazione della procedura, richiederebbe dei cambiamenti con riferimento alle caratteristiche sostanziali della stessa – prima fra tutte la frequenza con la quale viene emanato il decreto flussi da parte del Ministero – per poter raggiungere un maggior livello di efficienza.

Nel caso “extra decreto flussi”, invece, le procedure di richiesta delle autorizzazioni al soggiorno devono essere inoltrate singolarmente da ciascun richiedente attraverso il sito del Ministero dell’Interno al fine di ottenere il c.d. “nulla osta”, vale a dire il documento che permette allo straniero di recarsi presso la competente autorità consolare nel proprio Stato di origine e ottenere il relativo visto per l’ingresso in Italia. La fase iniziale della procedura “extra decreto flussi” è completamente digitalizzata: il richiedente, infatti, dopo essersi registrato ed autenticato nella sezione dedicata del sito internet del Ministero dell’Interno, deve compilare telematicamente il modulo di richiesta per l’ottenimento dello specifico nulla osta all’ingresso.

Questa seconda tipologia di procedura è quindi impostata, almeno nella fase introduttiva, in maniera efficiente in quanto il sistema di inoltro telematico delle domande presso il Ministero dell’Interno permette di ottimizzare i tempi di invio, evitando così ai richiedenti di doversi recare presso lo Sportello Unico per l’Immigrazione competente per la presentazione dell’istanza in formato cartaceo.

All’uniformità della prima fase della procedura, resa possibile dalla digitalizzazione ed accentramento della stessa presso il sito del Ministero dell’Interno, fa però da contro altare una seconda fase – gestita direttamente dalle Prefetture territorialmente competenti – che si caratterizza, invece, per essere estremamente disomogenea e variabile da Prefettura a Prefettura, a seconda dell’approccio e del livello di implementazione digitale di ciascuna di esse.

La possibilità per i richiedenti di interfacciarsi con lo Sportello Unico per l’Immigrazione tramite un sistema telematico attualmente non è infatti sempre garantito: molte Prefetture non dispongono di un sito internet aggiornato, molte altre permettono di accedere solo ad un numero di informazioni limitato e non danno la possibilità di dialogare in tempo reale con i funzionari preposti alla gestione delle pratiche, con il risultato che la comunicazione, la trasmissione dei documenti che devono essere prodotti a supporto delle richieste, nonché le istanze di integrazione, di eventuale rigetto e/o di accoglimento delle stesse, nella maggior parte dei casi sono destinate a transitare attraverso contatti telefonici, via e-mail o nella peggiore delle ipotesi mediante l’invio di raccomandate postali.

La situazione sopra descritta determina, pertanto, una imprevedibile variazione, a seconda dell’ufficio coinvolto e del livello di digitalizzazione dallo stesso raggiunto, dei tempi dei procedimenti e delle modalità di interfaccio con gli uffici pubblici, tanto dei cittadini quanto dei professionisti che li assistono.

Nonostante ciò, deve comunque evidenziarsi che nel corso degli anni sono stati fatti dei passi avanti importanti per la diffusione a livello locale di un sistema telematico di gestione delle pratiche per l’ottenimento di permessi di soggiorno, sebbene tali miglioramenti siano territorialmente limitati soltanto ad alcune aree.

Un esempio, tra quelli attualmente esistenti, dell’impegno profuso per la digitalizzazione ed il miglioramento in tal senso dell’efficienza del sistema è riscontrabile nell’apparato predisposto dalla Prefettura di Torino, la quale ha creato un sito internet specificamente dedicato alle procedure di richiesta di permesso di soggiorno, accedendo al quale il soggetto interessato, singolo richiedente o professionista, può ottenere tutte le informazioni necessarie con riferimento alle fasi della procedura, alla documentazione che deve essere prodotta a sostegno della domanda, alle modalità di selezione e fissazione di appuntamenti per la presentazione della richiesta, per il ritiro dell’autorizzazione rilasciata dalle competenti autorità o semplicemente per richiedere chiarimenti ed informazioni ai funzionari competenti.

L’adozione da parte di tutte le Prefetture presenti sul territorio nazionale di un modello come quello creato dalla Prefettura di Torino, seppure certamente migliorabile anche in considerazione dell’inarrestabile evoluzione della tecnologia nel corso del tempo, è certamente auspicabile e migliorerebbe senz’altro i rapporti tra i cittadini e la pubblica amministrazione, riducendo i tempi e i costi, semplificando notevolmente le modalità ed i flussi di comunicazione nonché l’accessibilità delle informazioni necessarie al fine di intraprendere e concludere positivamente ed efficientemente le procedure per l’ottenimento di permessi di soggiorno.

L’augurio è quindi che il processo di digitalizzazione continui ed anzi acceleri: la digitalizzazione consente infatti una riduzione della burocrazia e, come tale, la sua implementazione consentirà di consolidare quel tanto auspicato senso di amicizia tra Stato e cittadini, che a tutt’oggi ancora manca.