Gli OKR: cosa sono e a che cosa servono

Definire un obiettivo è facile nella teoria, ma complesso nella pratica. Per imparare a farlo nel modo più efficace, esistono dei metodi e delle regole ben definite.

L’acronimo OKR racchiude la struttura ottimale da seguire per definire un Obiettivo che risulti efficace nel tempo, cioè che ci faccia prendere azioni utili a conseguire i risultati che desideriamo.

Ogni obiettivo dovrebbe infatti essere composto da due parti:

“O” ovvero Objective, racchiude una frase che spiega il concetto che si vuole raggiungere e serve per fornire motivazione

• “KR” ovvero Risultato Chiave (Key Result), rappresenta un indicatore numerico utile a darci una direzione e a misurare l’andamento del nostro obiettivo nel tempo.

Il Risultato Chiave (KR) rappresenta quindi l’essenziale parte numerica dell’obiettivo ed è composto da:

• un indicatore (o parametro, ad esempio il “numero di pratiche emesse nel mese”)
• una data di scadenza (ad esempio il 31/12)
• un target numerico da raggiungere (ad esempio 200)

Il Key Result serve a misurare se siamo sulla strada giusta.

In generale, tutti gli Obiettivi dovrebbero essere pensati come uno strumento per fornirci una direzione, cioè un aiuto nel prendere le decisioni migliori. Non sono mai un mero strumento di valutazione individuale (Prima Legge degli OKR)

La magia degli OKR inizia proprio da qui: eliminando la paura di fissare obiettivi ambiziosi nel futuro in quanto svincolati dalla valutazione del singolo individuo e pensati per essere obiettivi di squadra.

Un altro vantaggio è quello di semplificare e focalizzare: meno sono, meglio è.

Ad ogni team bastano infatti 1 o 2 Key Results per creare un impatto, non occorre esagerare.

Quando gli OKR sono pochi, tutti sono più focalizzati su ciò che conta davvero.

Meno saranno gli Obiettivi fissati e più le persone si sveglieranno la mattina consapevoli di cosa l’organizzazione si aspetta da loro e di quale possa essere il loro impatto: questo genera motivazione e stimolo.

I KPI: cosa sono e come usarli

Se gli OKR sono pochi, le nostre strategie come fanno a diventare data-driven?

Grazie ai KPI, altri numeri che guardiamo per comprendere se si stanno verificando problemi nella nostra strategia di ottenimento dell’Obiettivo o se – come si spera – tutto sta procedendo per il meglio e alla fine del trimestre tutto sarà andato come speravamo.

Lo sapevi che più del 90% dei numeri che stai già usando sono KPI non andrebbero visti come obiettivi, ma come singoli fattori da monitorare?

I KPI sono quindi tutti quei numeri utili a monitorare i vari aspetti (fattori interni o esterni) di cui si compone la strategia.

Ogni volta che si sceglie un KPI da monitorare, quindi, tutto il team dovrebbe avere chiaro il motivo per cui si sta monitorando quell’indicatore e quale soglia di allerta è stata impostata. Per farlo è utile collegare quel numero ad un concetto di rischio ben definito, legato al mancato potenziale raggiungimento di un risultato chiave.

Il modo più semplice per immaginarsi un rischio è quello di un ostacolo tra noi e il nostro obiettivo futuro: cosa ci può ostacolare?

Un rischio è la descrizione del motivo, mentre un KPI è la sua eventuale misurazione, perché senza questo collegamento il team finirà per:

• guardare troppi KPI e (in sostanza) non usarne nessuno;
• creare confusione e prendere scelte sbagliate.

Numero target (OKR) vs Soglia di allerta (KPI)

Ora che abbiamo parlato degli uni e degli altri vediamo come unirli insieme.

Il trucco per un buon sistema OKR è quindi quello di avere pochi Key Results e molti KPI.

I KPI hanno il ruolo di monitorare tutti i fattori che porteranno il team al raggiungimento del proprio Obiettivo chiave (OKR), descritto dal target di obiettivo.

I KPI formano così un sistema di allerta che tiene sotto controllo tutti i rischi, mentre il team si sta occupando di mitigarli con specifiche iniziative.

Per ricavare dai KPI il loro rischio associato basta chiedersi: <perché ci interessa davvero guardare questo numero?>

Ogni KPI, a differenza dei KR, è composto da due soli elementi:

• un indicatore (ad esempio il numero di utenti) 🔢
• un valore soglia (ad esempio 20) 🎯

Significa che nei KPI non si trova nessuna data, perché li misuriamo periodicamente, e il numero rappresenta sempre una soglia di allerta: se quel valore entra in allerta (rosso) significa che il rischio si sta avverando e il team dovrà modificare la propria strategia.

Superare la soglia di allerta, infatti, significa che un rischio è andato fuori controllo e bisogna mitigarlo mettendo in campo nuove iniziative.

Quanto spesso bisogna misurarli?

Anche sulla frequenza di misurazione OKR e KPI sono diversi.

Misurare gli OKR troppo di frequente può divetnare dannoso, perché spingerebbe il team a cambiare strategia precocemente considerando erroneamente poco efficaci delle iniziative che – semplicemente – non hanno ancora avuto il tempo per mostrare i loro reali effetti.

Al contrario, più spesso vengono misurati i KPI e meglio è: per questo vengono monitorati in modo automatico e quotidiano per assicurarsi che nessun fattore di rischio esca mai dalla propria soglia di allerta.

Ogni Team può scegliere se misurare i propri OKR a cadenza mensile o trimestrale. 🗓

OKR e KPI andrebbero sempre utilizzati insieme, perché sono due elementi distinti della stessa Strategia: i primi definiscono gli Obiettivi da raggiungere, i secondi i singoli fattori da controllare per riuscirci.

Ogni team dovrebbe abituarsi a sviluppare le proprie Strategie basandosi sui dati e diventando, quindi, più data-driven.

Per farlo ha bisogno di:

• capire quali sono gli indicatori numerici da monitorare;
• stabilire il ruolo di ogni indicatore (tra misuratore di obiettivo o di rischio).

Esistono due tipi di numeri utilizzati in ogni strategia:

• gli indicatori di Obiettivo:  pochi numeri che ci fanno capire se stiamo raggiungendo risultati effettivi, cioè se ci stiamo avvicinando ai nostri obiettivi che chiameremo Key Results;

• gli indicatori di Rischio:  tutti gli altri numeri da guardare per capire se sta procedendo tutto per il meglio nei singoli fattori, e dove possiamo migliorare (KPI).

Ora che hai capito cosa sono OKR e KPI proviamo a fare un esempio sulla introduzione di un chatbot di supporto in un sito della pubblica amministrazione.

OKR di esempio nell’inserimento di un Chatbot

Ipotizziamo di introdurre un chatbot sul sito di una qualsiasi Pubblica Amministrazione, cosa vogliamo ottenere?

A livello di OKR potremmo avere 1 solo semplice obiettivo:

• Objective: “Dare la migliore assistenza possibile al cittadino, rapida ed efficace”
• Key Results:
  • % di problemi risolti in autonomia dal chatbot senza creare ticket = 80% entro il 31/12/2025
  • soddisfazione media dell’utente con il chatbot = 4 su 5 entro il 31/12/2025
  • tempo medio chiusura ticket assistenza = 30 minuti entro il 31/12/2025

A livello di KPI (sistema di allerta per cui valuto i rischi associati agli OKR):

• Rischio 1: i cittadini preferiscono aprire direttamente un ticket invece di interagire con il chatbot
• KPI 1: “% di ticket assistenza aperti dal chatbot invece che dall’utente < 75%”

• Rischio 2: il chatbot non è abbastanza allenato e ha bisogno di troppe informazioni per poter dare risposte
• KPI 2: “numero medio di messaggi di richiesta informazioni a utente per dare una risposta soddisfacente > 2”

Il team sarà chiamato a prendere iniziative specifiche su ognuno dei due Rischi emersi, per esempio posizionando il chatbot nel punto di più facile accesso e connettendolo adeguatamente ai database presenti.

Grazie ai KPI, comprenderà facilmente se la sua visibilità e la sua conoscenza sono fattori che stanno influenzando positivamente o negativamente gli obiettivi di efficacia dello strumento. Questi obiettivi, saranno ben misurati grazie ai Risultati Chiavi, che rappresentano ciò che realmente interessa l’organizzazione.

Conclusioni

Nell’ambito dei progetti della PA spesso ci si dimentica di una cosa: misura l’efficacia di un progetto una volta realizzato. Abbiamo visto come gli OKR uniti ai KPI permettano di definire in anticipo e poi misurare gli obiettivi di un progetto, avendo anche degli indicatori di rischio durante il percorso per capire se l’efficacia sperata non corrisponde al risultato finale e quindi a quanto si voleva ottenere.

Abbiamo declinato il tutto in un caso reale che affascinerà molte amministrazioni nei prossimi mesi: un chatbot. Un chatbot sarà probabilmente la proposition fatta da molti fornitori per sentirti parte dell’onda AI.  E’ una soluzione che sconsigliamo se non ben pensata e su numeri adeguati, perchè non entra nel merito dei processi e dell’automazione che con gli avanzi PNRR un ente deve raggiungere. Del resto se proprio è la soluzione che si vuole attuare è questa, è fondamentale ragionare in ottica di OKR+KPI per attivarlo e poi monitorarne con consapevolezza l’efficacia e anche per un’analisi critica pre messa in produzione degli obiettivi che si vogliono raggiungere.