Gli OKR ridimensionano la burocrazia nella PA e promuovono la responsabilizzazione

L’importanza della definizione degli obiettivi nelle organizzazioni governative è fondamentale, poiché le conseguenze di obiettivi ambigui possono estendersi oltre la struttura organizzativa, influenzando potenzialmente i cittadini e il tessuto sociale in generale.

Il processo attraverso il quale gli obiettivi vengono stabiliti negli enti del settore pubblico non solo orienta la natura e la direzione dei servizi pubblici che riceviamo, compresi incentivi e aiuti economici, ma svolge anche un ruolo cruciale nel rafforzare la motivazione e migliorare le prestazioni dei servizi pubblici. Numerosi studi evidenziano gli impatti negativi di obiettivi vaghi nelle istituzioni pubbliche. Studi di Boyatzis (1982), Davis e Stazyk (2015), e Jung (2014) mostrano che obiettivi poco chiari portano a una carenza di competenze legate agli obiettivi e all’azione nei manager pubblici rispetto a quelli del settore privato. Questo divario è problematico data la complessità della gestione nel settore pubblico.

In che modo gli obiettivi ambigui influenzano il settore pubblico e la società?

La modalità con cui questi obiettivi vengono formulati e comunicati influisce significativamente su una serie di risultati organizzativi, dalla soddisfazione e fidelizzazione dei dipendenti della PA fino alla performance complessiva dei servizi pubblici.

Pertanto, è fondamentale che i leader del settore pubblico diano priorità alla chiarezza e alla precisione nel processo di definizione degli obiettivi, allineandoli alle specifiche esigenze e sfide attuali dell’amministrazione pubblica.

Burocrazia nel settore pubblico

La burocrazia nella PA è spesso associata a lentezza, inefficienza e resistenza al cambiamento. Questo stereotipo, sebbene non sempre accurato, evidenzia sfide significative. Strutture gerarchiche complesse, procedure rigide e obiettivi poco chiari possono ostacolare la reattività e l’innovazione. Questo, insieme a obiettivi generici e definiti nel modo errato, può portare a:

1. Inefficienza organizzativa: gli obiettivi ambigui possono portare a inefficienze e inefficacia nell’erogazione dei servizi pubblici. Senza obiettivi chiari, diventa difficile per i dipendenti comprendere il proprio ruolo, causando una mancanza di direzione e scopo.
2. Ambiguità nei ruoli e insoddisfazione dei dipendenti: la mancanza di chiarezza negli obiettivi contribuisce ad una maggiore ambiguità nei ruoli, riducendo la soddisfazione e la motivazione lavorativa e aumentando le intenzioni di turnover del personale.
3. Difficoltà nella misurazione di performance e accountability: deli obiettivi ambigui rendono difficile lo sviluppo di indicatori di performance chiari e misurabili, compromettendo l’oggettività nella valutazione del personale e minando la responsabilizzazione nelle organizzazioni pubbliche.
4. Difficoltà a mettere a terra i programmi e le politiche promesse ai cittadini: l’ambiguità negli obiettivi complica lo sviluppo e l’implementazione delle politiche pubbliche e dei programmi promessi agli elettori, portando a interpretazioni e priorità contrastanti nella messa a terra.
5. Lentezza nel rispondere ai bisogni reali della società odierna: la natura evolutiva dei bisogni sociali richiede che le organizzazioni pubbliche siano adattabili e reattive, ma gli obiettivi ambigui possono ostacolare la loro capacità di rispondere efficacemente.
6. Scarsi impatto sulla vita di tutti noi: gli effetti generali di un’organizzazione vaga degli obiettivi nelle organizzazioni pubbliche sono quelli tipici della mala-gestione, che influenza lo sviluppo e il benessere sociale di tutti noi sul lungo termine.

OKR come soluzione

Gli OKR offrono un quadro robusto per combattere le inefficienze della burocrazia, enfatizzando obiettivi chiari e risultati misurabili. Principi come trasparenza, allineamento e obiettivi misurabili aiutano a rompere i compartimenti stagni, favorendo una cultura di responsabilizzazione e miglioramento continuo.

Sfide nell’implementazione degli OKR per ridurre la burocrazia italiana possono essere:

1. Resistenza culturale al cambiamento.
2. Diversità di stakeholder con interessi variabili.
3. Rigidità dei processi esistenti.
4. Limitazioni di risorse economiche.
5. Influenza politica.
6. Difficoltà nella misurazione dell’impatto.
7. Mancanza di competenze OKR e manageriali.
8. Difficoltà di allineamento con le aspettative pubbliche.
9. Gestione dati e infrastruttura IT.
10. Gestione della scala e complessità organizzativa.

Per iniziare ad applicarli, provando a seguire il buon esempio di tante aziende private (anche italiane) che si stanno approcciando a questa metodologia, non si può che partire da iniziative formative.

La burocrazia, a parere di chi scrive, prima ancora che nei dettagli e nelle pratiche organizzative risiede nella testa delle persone: quando ci sentiamo obbligati e imprigionati in meccanismi difensivi, quando confondiamo l’interesse pubblico con la volontà di proteggere dei privilegi guadagnati nel tempo, ci condanniamo all’immobilità.

E le nostre pubbliche amministrazioni diventano così terreno fertile per burocrazia e rallentamenti.

Tutto parte dalla testa dei nostri dirigenti e dipendenti pubblici: come possiamo influenzarla?

[*] Can OKRs be used to reduce bureaucracy in Public Sectors?